文書管理

JIIMA認証とは？2022年改正電帳法によりペーパーレス化を進めるうえで欠かせない文書管理の方法を解説

2022/03/17

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、ペーパーレス化を進める企業の増加が見込まれます。しかし、ここで注意しなくてはならないのが、ペーパーレス化を進めるうえで欠かせないシステムやソフトウェアの選定です。電子帳簿保存法の改正で、電子化の要件は緩和されたものの、法令を遵守してペーパーレス化を進めないとかえって手間が増えることもあり、単純にシステムやソフトウェアの導入を行えばよいというものではありません。そこで今回はシステムやソフトウェアの選定の目安となるJIIMA認証について、概要や詳細を見たうえで、文書管理の重要性についてお伝えします。

＜CONTENTS＞

　JIIMA認証とは？

　　JIIMA認証が重視される理由

　　JIIMA認証の種類

　ペーパーレス化を進めるうえでの文書管理の重要性

　スムーズに文書管理を実現させるためのポイント

　ペーパーレス化の効果をさらに高めるには、事前の文書管理が重要

JIIMA認証とは？

JIIMA認証は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証制度です。主に企業がペーパーレス化を進める際に活用するシステムやソフトウェア（サービス）が、電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断された際に、与えられるものです。認証を受けた製品は、JIIMA認証のロゴが表示されます。

JIIMA認証が重視される理由

2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法では、これまで帳簿保存に必要であった税務署への承認申請が不要になりました。これにより企業のペーパーレス化のハードルが下がったものの、電子帳簿保存法の要件に合わせた適正なデータ保存を行わないと、追徴課税などの罰則が科せられる可能性があります。

JIIMA認証を受けたシステムやソフトウェア（サービス）であれば、電子帳簿保存法の要件を満たしていることが担保されているため、法令に準拠した税務処理業務を効率的に行うことが可能です。

JIIMA認証の種類

実際にJIIMA認証の種類は5種類に分類されており、それぞれの詳細は次のとおりです。

電子帳簿保存法スキャナ保存ソフト認証
スキャナ保存を行うための要件は、電子帳簿保存法が改正されるたびに緩和が進んでいるものの、いまだわかりにくい要件も存在します。それらの要件を明確に把握していないと、自社が保有しているスキャン保存を行うためのソフトウェアが適切かどうかわかりません。

電子帳簿保存法スキャナ保存ソフト認証は、スキャナ保存を行うソフトウェアが電子帳簿保存法のスキャン保存要件を満たしているかどうかをチェックしたうえで、法的要件を満たしていたものに対して付与します。
電子帳簿ソフト法的要件認証
電子帳簿ソフト法的要件認証とは、2020年に義務化された大規模法人の法人税等の申告についての電子申告および、中小法人の電子申告を促進させることを目的とした認証制度です。

国税関係帳簿の作成や保存を行うソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満たしていると判断したものを認証します。
電子取引ソフト法的要件認証
電子取引ソフト法的要件認証とは、国税関係書類をコンピュータで作成し電子的にやりとりする場合に、当該取引情報の保存を行うシステム・ソフトウェアおよびソフトウェアサービスを認証する制度です。

具体的には、2022年1月1日より施行された改正電子帳簿保存法第7条で、上記システムやソフトウェアなどが電子取引の要件を満たしているかどうかをチェックします。そのうえで、法的要件を満たしているものに対して付与します。
電子書類ソフト法的要件認証
電子書類ソフト法的要件認証とは、国税関係書類をコンピュータで作成し紙で発行する場合に、控え等を電子データで保存するためのシステム・ソフトウェアおよびソフトウェアサービスに対する認証制度です。

改正電子帳簿保存法第4条2項に基づき、国税関係書類のなかでも貸借対照表や損益計算書といった決算関係書類、見積書や契約書の控えといった取引関係書類のうち、自己が基幹システムやパソコンにて作成した書類を電子データで保存を行う際の、市販のソフトウェアやソフトウェアサービスが法的要件を満たしているかチェックし、認証します。
アーカイブ用光ディスク認証
製造業における設計データや品質データ、建築業における建築物の完成図や施工体系図など30年以上の長期にわたって保存する際に使用するアーカイブ用光ディスクの品質をチェックし、認証する制度です。

ペーパーレス化を進めるうえでの文書管理の重要性

JIIMA認証を受けているシステム、ソフトウェア（サービス）の活用は、ペーパーレス化の大きな助けになりますが、ペーパーレス化を進めるにはほかにもいくつかの課題を解消しなければなりません。

そのひとつが、適切な文書管理です。どのようにペーパーレス化を進めていくか、どの書類を電子化し、どの書類は電子化をしないか、または廃棄するかを適切に管理できないとスムーズなペーパーレス化は実現しないでしょう。

しっかりとした文書管理ができていないと、JIIMA認証のシステム、ソフトウェア（サービス）を導入したとしても、ペーパーレス化には大きな手間がかかってしまいます。

スムーズにペーパーレス化を実現させるためのポイント

JIIMA認証を受けたシステム、ソフトウェア（サービス）を活用し、スムーズにペーパーレス化を実現させるには、事前準備が欠かせません。具体的な方法としては、次の点が挙げられます。

現場レベルでの文書管理の徹底
基本的にほとんどの文書は現場で使われるため、要、不要の判断はそれを利用する従業員が行うと効率的です。まずは従業員自身が利用している文書の要、不要を判断し、そのうえで部署やチームで改めて確認します。

これを繰り返し、「電子化するもの・しないもの・廃棄するもの」の選別を行えば、適切な文書管理が進むとともにペーパーレス化もスムーズに進むでしょう。
外部サービスの活用
文書管理の専門家に依頼し、コンサルティングから実際の電子化までまとめて依頼します。前述したように文書管理は自社の社員が行うと効率的ですが、これまで蓄積された文書が膨大な数になると、選別をするだけでかなりの時間と手間を要してしまうでしょう。そこで、より効率的にペーパーレス化を進められる方法が外部への依頼です。

例えば、NTT印刷の「まるごと電子化」では、お客様へのヒアリング、ペーパーレス化の運用ルール策定支援から、実際の文書仕分け、スキャニング、電子化データ作成まで一括で請け負うサービスを提供しています。これにより社員の手間をかけることなく、短期間でペーパーレス化が実現します。

ペーパーレス化の効果をさらに高めるには、事前の文書管理が重要【2022．7追記】

スムーズなペーパーレス化を進めるには、電子帳簿保存法の要件をしっかりと把握しておくことはもちろん、システムやソフトウェア（サービス）の活用が効果的です。そこで、JIIMA認証マークのついたシステム、ソフトウェア（サービス）を活用すれば、法令に遵守しながら効率的にペーパーレス化の推進が可能です。

ただしその前段階で、何を電子化し、何を紙で残すかが決まっていないと、システム、ソフトウェア（サービス）の効果を十分に生かすことはできません。そうした意味では事前の文書管理を周到に準備しておくことが、スムーズなペーパーレス化のポイントとなるでしょう。

NTT印刷の、「まるごと電子化」サービスでは文書管理コンサルティングの実施から、実際の電子化までをトータルで提供しています。さらに、「まるごと電子化　電帳法対応パッケージ（With EBM）」であれば、システム提供に加え、電子帳簿保存法に関するさまざまなサービス、支援も同時に行っています。適切な文書管理に悩まれている際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

文書管理ソリューション｜まるごと電子化

「まるごと電子化　電帳法対応パッケージ（With EBM）｜サービス紹介｜まるごと電子化

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