ペーパーレス

法改正で可能となった健康診断関係書類のペーパーレス化とは

2022/03/04

電子帳簿保存法の改正により、これまで以上にペーパーレス化のハードルが下がっています。特に2022年1月からの改正で、一気にペーパーレス化への流れが加速しそうですが、一方で、なかなか進まない分野もあります。そのひとつが、健康診断関係書類です。なぜ、ほかの分野に比べてペーパーレス化が進まないのでしょう。今回は、健康診断関係書類のペーパーレス化が進まないことで生まれる問題点を見たうえで、スムーズにペーパーレス化を進めるためのポイントをお伝えします。

　＜CONTENTS＞

健康診断関係書類のペーパーレス化が進まないことで生まれる問題点
2020（令和2）年の法改正でペーパーレス化に大きく前進
健康診断関係書類のペーパーレス化を進めるためのポイント
健康診断関係書類のペーパーレス化はセキュリティに留意したうえで進めるのがポイント

健康診断関係書類のペーパーレス化が進まないことで生まれる問題点

健康診断関係書類のペーパーレス化が進まないことでどのような問題点が生まれるのでしょうか。

人事労務関連業務の非効率化

労働安全衛生関係法令に基づき、50人以上の事業所では労働基準監督署に健康診断の結果を報告する義務があります。しかし、健康診断個人票が紙の場合、収集、集計などに時間がかかり効率的ではありません。

この業務に時間がかかることでほかの業務に集中できなくなり、人事労務関連業務全体の生産性が落ちてしまうリスクがあります。

BCP（事業継続計画）対策ができない

地震や台風といった天変地異による遺失、管理体制の不備による紛失など、紙の状態での保存にはBCPの観点からもリスクが高くなります。

人事労務担当者の感染症対策が難しくなる

感染症対策が重要とされている昨今、紙書類のやりとりのため出社せざるを得なくなれば、多くの人と接する機会も増え、感染リスクもゼロではありません。

ここ数年、新型コロナウイルス感染症の拡大防止などを目的としたテレワークを導入する企業が増えました。この状況下で、紙書類を扱うために出社しなければならないのは非効率であり、また、感染症対策としても問題があります。

2020（令和2）年の法改正でペーパーレス化に大きく前進

前項で挙げたように、さまざまな問題点がありつつも健康診断関係書類のペーパーレス化が進まない原因としてあるのが、医師や産業医による健康診断個人票への押印義務でした。データで受領しても押印のために紙に印刷しなければならず、仕方なくペーパーレス化を諦めていたという側面もあるのではないでしょうか。

しかし、2020（令和2）年8月に改正労働安全衛生関係法令が施行され、個人票への押印・署名が廃止されました。これにより、デジタル化した健康診断個人票を印刷する必要がなくなりました。

また、必要とされる項目が記載されているものであれば、健康診断個人票も基本的に電子保存が可能となりました。法改正によって健康診断関係書類ペーパーレス化のハードルは下がり、紙媒体からの脱却の大きな機会となっています。

健康診断関係書類のペーパーレス化を進めるためのポイント

健康診断関係書類のペーパーレス化を進める下地は整っていますが、実際に進めていくためにはいくつか注意しなくてはならない点があります。具体的には次のとおりです。

セキュリティレベルを維持する体制の構築

紙での管理に比べ、電子化されたデータはアクセス制限やパスワード保護などによってセキュリティ管理がしやすくなるメリットがあります。しかし、当然ながらセキュリティへの意識が低い状態では、リスクは高くなってしまうでしょう。

特にクラウドサービスや外部の健康管理システムを活用する場合、セキュリティ管理体制をしっかりと構築する必要があります。また、それを扱う社員のセキュリティ教育も必須です。

健康診断実施機関の確認

労働安全衛生法に基づく定期健康診断（事業者健診）結果は、全国健康保険協会（協会けんぽ）への提出が義務付けられています。そして、協会けんぽや健康診断実施機関より依頼があった場合は、必ず提出しなければなりません。

この際、かかりつけの健康診断実施機関が協会けんぽとデータ提供契約を締結していれば問題ありませんが、していない場合は、紙での提供が必要になる場合があります。これではペーパーレス化の意味がないうえ、担当者の負担を増やしてしまうことにつながります。そのため、事前に健康診断実施機関がデータ提供契約をしているかどうかの確認を行いましょう。もし提供契約がない場合は、実施機関の変更も含めた検討が必須です。

外部サービスの活用

健康診断関係書類のペーパーレス化はセキュリティに留意したうえで進めるのがポイント

健康診断関係書類のペーパーレス化は、担当者の負担軽減はもちろん、従業員の適切な健康管理を行ううえでも重要な意味をもっています。これまでは医師による署名・押印の義務がありましたが、2020（令和2）年の法改正によりそれが廃止されました。今まさに、ペーパーレス化を一気に推進させる好機だといえるでしょう。

ただし、いくつか注意すべき点もあります。上で挙げた問題点を意識しないと、ペーパーレス化をしても効率化が進むどころかかえって業務が増えてしまうケースも少なくありません。なかでも、特に気をつけたいのはセキュリティです。健康診断個人票に記載されている情報はすべて個人情報のため、もし外部に漏えいしてしまえば、企業としての責任を追及されるでしょう。

そこで、おすすめしたいのはNTT印刷の「帳票類デジタル化ソリューション」です。

帳票の電子化、AI-OCRやオペレーターによるデータエントリー業務代行などを、セキュリティレベルが確保された環境下において実施します。健康診断関係書類のペーパーレス化を検討されている際は、ぜひお気軽にご相談ください。

帳票類デジタル化ソリューション｜NTT印刷

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