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業務の棚卸とは?紙の電子化に見る業務効率化のポイントを解説

業務の棚卸とは?紙の電子化に見る業務効率化のポイントを解説

多くの業種で人手不足が慢性化するなか、これまでと同様に利益を上げ続けるためには、いかに効率的に業務を行うかがポイントです。しかし業務効率化を進めようとしても何から手をつければよいかわからず、やみくもに行えばかえって非効率になってしまう場合もありえます。そこで重要になるのが既存業務の棚卸です。今回は特に文書管理の面から業務の棚卸を行う方法やメリット・デメリットを見つつ、成功に向けたポイントをお伝えします。

業務の棚卸とは?

業務の棚卸とは、既存の業務や業務プロセスを可視化させ、「それぞれの業務にかかっている時間」「ミスが起こりやすい業務やその手順」「繁忙期と閑散期の業務内容」「各従業員が行っている業務内容・量」などの把握をするものです。

これらの把握を行うことで、必要ない業務の削減や業務手順の見直し、人員配置などを適切に行い、効率化を実現することができます。

文書管理において、業務の棚卸を行う場合は、まず「紙で残すべき書類」「電子化を進める書類」「廃棄する書類」の3つに分けていきます。

業務の棚卸を進める方法

業務の棚卸をスムーズに進めるには、正しい手順に沿って行う必要があります。具体的には次のとおりです。

1.    業務の棚卸の目的を明確にする

なぜ、業務の棚卸を行うのか、その目的が定まっていないと何から始めればよいかもわかりません。そこでまずやるべきことは、棚卸をする目的の明確化です。例えば、「業務効率化」「紙文書削減・電子化推進」「製品品質の向上」「コスト削減」などが挙げられます。

2.    既存の業務をすべて洗い出す

業務の棚卸の目的を決めたら、次は現状の業務内容の確認をします。この際、注意すべきことは部署をまたいで行う業務もあるため、全社全部署で進めていくことです。それぞれの部署でリーダーを決め、現場の意見を聞いたうえでリーダーが取りまとめていく形にするとスムーズに進むでしょう。

3.    洗い出した業務を手順に沿って書き出す

単純に業務の洗い出しをするだけでは棚卸はできません。スムーズに棚卸を進めるには、業務内容を正確に把握できるようにしなくてはならないため、洗い出した業務を手順に沿って書き出し、可視化します。それぞれの業務担当者が中心となって進め、最終的にリーダーが確認する流れにするとスムーズに進むでしょう。

4.    書き出した業務内容を基に詳細を明確にする

次に行うのは、具体的にどの業務にどれだけの人員を使っているのか、どれぐらいの時間がかかっているのかなどの確認です。

文書管理が目的の場合は、「請求書発送業務にどれだけの時間、人員を必要としているか」「会議で使用する資料の印刷・コピー・ホチキス止めにどれだけのコストがかかっているか」などを細かい点まで明確にしていきます。

5.    明確になった業務手順から課題点を抽出する

詳細を明確にすると、「人数・時間をかけている割に生産性が低い」「手順が悪く無駄に時間がかかってしまっている」など、現状の業務を滞らせている課題点が明確になります。これら課題点をすべて抽出し、どのように改善していくか、改善案を検討します。

文書管理を目的としている場合は、この段階で、「紙で残すべき書類」「電子化を進める書類」「廃棄する書類」の振り分けを行い、そのうえでどのように進めていくかを決めるとよいでしょう。

6.    課題点を解消するための改善案を実行する

改善案が決まったら施策を実行していきますが、実行するだけでは実際に課題点が解消されたかどうかがわかりません。必ず一定期間後に課題点が解消されたかを確認し、解消されていないようであれば、改めて改善案を検討します。これがスムーズに業務の棚卸を進めていく具体的な流れです。

業務の棚卸のメリット・デメリット

業務の棚卸は、文書管理の課題点解消においても重要な役割を果たします。そこで、文書管理の視点から業務を棚卸し、効率化するメリット・デメリットを経営者と従業員それぞれの面から見ていきましょう。

経営者視点で見る業務の棚卸のメリット

  • コスト削減効果

業務の無駄が解消され、その結果コストの削減が実現します。具体的には、「不要な紙書類を処分することで保存スペースを確保する必要がなくなりオフィスの省スペース化が実現する」「必要な紙書類の電子化により、印刷代やコピー代など紙書類の管理にかかっていたコストが削減される」などです。

  • 利益向上

紙書類の電子化が進めば、印刷や保管に加え検索性が上がるため、必要な書類を探す時間が減るなど業務効率化が実現します。その結果、より生産性の高い業務に集中できるようになることでひいては利益向上が見込めるでしょう。

経営者視点で見る業務の棚卸のデメリット

  • 適切な手順で業務の棚卸を進めないとかえってマイナス効果が生まれる

中途半端なやり方で業務の棚卸を進めると、必要な文書管理ができず、無駄な業務を生み出してしまう可能性があります。具体的には、「しなくてもよい紙書類の電子化をしてしまう」「電子化しなくてはならない紙書類を電子化しない」「廃棄してはならない紙書類の廃棄」「廃棄すべき紙書類を残してしまう」などです。

これらによりかえって業務が非効率になってしまったり、必要な業務ができなくなってしまったりといったマイナス効果が生まれてしまうでしょう。

従業員視点で見る業務の棚卸のメリット

  • 業務の負担軽減

従業員視点でのメリットのひとつは、無駄な業務の軽減です。また紙書類の電子化が進めば「印刷やコピーをする」「請求書や見積書、契約書などを封筒に入れ郵送する」など紙書類特有の手間もなくなり、全体的に負担が減ります。

  • ミスの削減

業務効率化が進めば、業務の流れがスムーズになりミスを起こすリスクが減るでしょう。また紙書類の電子化が進めば、手作業でのデータ入力や計算などによるミスの削減につながります。これらの業務は単純ではあるものの間違いが許されないものであり、従業員の心理的負担を軽減するという点で大きなメリットといえます。

従業員視点で見る業務の棚卸のデメリット

  • 現場の意見を聞かずに業務の棚卸をすると業務混乱の元になる

業務手順を可視化する際、話し合いの効率だけを考えて一部の従業員のみで行うケースがあります。しかし、現場の意見を聞かずに進めてしまうと、現実に即した棚卸にならず、かえって業務が滞ってしまう可能性が高まるでしょう。

また現場では電子化を進めて欲しいと考えていたものが、経営層や上層部の判断で電子化が行われないなど、トップダウンで進めると、適切な文書管理が行えないことがあります。

業務の棚卸で生まれた課題解消はシステム活用で効率的に

業務の棚卸が失敗する理由は、「一部の従業員だけで進める」「適切なプロセスを踏まない」などです。基本的に正しいプロセスを踏んで行えばデメリットが生まれてしまう可能性はほぼありません。業務の棚卸を適切に進めていくには、目標設定の明確化が欠かせません。何を目的に業務の棚卸を進めていくかを明確にすれば、自ずと実施するべきポイントも見え、適切なものになるでしょう。

また、業務の棚卸を行っただけでは効率化は実現できません。棚卸から課題点を抽出して対策を実行することがもっとも重要です。NTT印刷では、特に文書管理を目的に業務の棚卸を行う際の課題点解消や紙文書のスムーズな電子化をサポートする「まるごと電子化」サービスを提供しています。具体的には、業務フローの可視化を実現する「AI業務分析」、紙文書の電子化を進める「スキャニング」、定型業務の自動化を進める「RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)」、そのサポートを行う「まるごとDXサポート」などのサービスを取りそろえています。

業務の棚卸による文書管理、業務効率化を進める際にはぜひ、「まるごと電子化」の活用をご検討ください。

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