業務効率化

年末調整のペーパーレス化をさらに効率的に！DXを進めるポイントを解説

2022/02/07

多くの企業にとって多忙を極める年末に発生する年末調整の作業。これまでは手書きでの書類作成が必須であったため、未提出の従業員がいたり、必要書類を集めるのに手間取ったりなど、経理担当者には多くの負担がかかっていました。2020年10月より年末調整のペーパーレス化が始まり、効率化に期待が集まっています。しかし実際のところ、単純に年末調整書類をペーパーレスにするだけでは、経理担当者の負担はそれほど減らないようです。そこで今回は、経理担当者の負担を減らし、年末調整書類のペーパーレス化を進めるためのポイントをお伝えします。

進む年末調整のペーパーレス化

従来の年末調整は、次のような手順で進められていました。

従業員が、保険会社や金融機関などから控除証明書等を書面で受領する
従業員が、年末調整申告書（保険料控除申告書や住宅ローン控除申告書など）に、1.で受領した書面に記載されている内容を記載したうえで控除額を計算して記入する
従業員が、2.で作成した年末調整申告書を、控除証明書等とともに勤務先に提出する勤務先の担当者が、提出された年末調整申告書に記載された控除額と控除証明書を確認したうえで年税額を計算する

このように年末調整の作業は手作業が基本となり、経理担当者はもちろん従業員にとっても多くの負担を要するものでした。

そこで、2020年10月より、「保険料控除申告書」「年末調整のための（特定増改築等）住宅借入金等特別控除証明書兼給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書」「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」の電子データ提供を開始。原票の添付・届出の必要がなくなり、年末調整書類のペーパーレス化がスタートしました。

さらに2021年4月には源泉所得税関係法令が改正。税務署長等に提出する源泉所得税関係書類について、押印が不要になったことで、年末調整にかかる手間は次のように大幅に軽減されています。

従業員が、保険会社や金融機関から控除証明書等を電子データで受領
従業員が、国税庁ホームページ等から年末調整控除申告書作成用ソフトウェアをダウンロード。必要事項を入力したうえで、1.で受領した電子データをインポートして年末調整申告書の電子データを作成（控除額は自動計算）
従業員が、2.で作成した年末調整申告書と1.の電子データをあわせて勤務先に提出
勤務先の担当者が、電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算する

年末調整をペーパーレス化することのメリットは？

年末調整書類をペーパーレス化に切り替えることで従業員、経理担当者それぞれにどのようなメリットが生まれるのでしょうか。

従業員のメリット

勤務先への提出遅れが減る

業種にもよりますが、年末の多忙な時期に年末調整用に控除申告書を手書きで作成するのはそれなりに手間がかかります。そのため、多くの従業員は負担を感じていたのではないでしょうか。年末調整に必要な書類を手書きする必要がなくなるため、以前に比べ書類の提出遅れが減る可能性が高まります。また、証明書のデータ紛失による再発行依頼も簡単になるため、従業員にかかる負担は大幅に削減されるでしょう。

計算ミスがなくなる

手書きで年末調整を行う場合、保険や医療費などの控除額を自分で計算しなければなりませんでした。特に複数の保険に加入していると、計算式が複雑になり、ミスをしてしまう可能性も高くなります。しかし、電子データでの提出になれば、控除額は自動計算となるため、自分で計算する手間がなくなるうえ、計算ミスがなくなります。

経理担当者のメリット

控除申告書の配布・回収の手間がなくなる

手書きで年末調整を行う場合、経理担当者は名前や住所などを印刷した控除申告書を用意したうえで、配布する手間が生じます。もちろん紛失や書き損じがあった際には改めて控除申告書を作成しなくてはなりません。

さらに回収時には、締め切りに間に合わない従業員への督促も必要です。電子化により、これらの業務が大幅に削減されれば、経理担当者は他の業務へ注力できるため、効率化が進むようになります。

控除額の検算が不要になる

手書き書面での年末調整の場合、控除申告書を回収した際に控除額が間違っていないかの検算が必要です。この業務は地味ながら決して間違いは許されない業務のため、経理担当者にかかる負担はかなり大きなものとなります。

しかし、電子化が進めば控除額は自動計算で算出されるため、基本的には間違いは起こりません。そのため、検算にかかる時間が削減されます。また、従業員から控除額の計算方法がわからないといった問い合わせもなくなるのも大きなメリットといえるでしょう。

添付書類確認の手間がなくなる

書面で年末調整を行う場合、保険会社からの控除額が記載されたハガキや書類を添付して提出しなければなりません。このハガキや書類が間違いなく添付されているかどうかの確認も経理担当者にとっては大きな負担となっていました。

しかし、これからは控除証明書がペーパーレス化によって電子データになるため、添付書類の確認にかかる手間は大幅に軽減されます。

保管が不要

控除申告書は7年間の保管義務がありますが、紙文書から電子データになったことで保管場所を用意する必要がなくなるメリットが生まれます。

年末調整をさらに効率化するために欠かせないDX

さまざまなメリットが得られる年末調整書類のペーパーレス化ですが、単純なペーパーレス化では、経理担当者のメリットは実はそれほど多くありません。年末調整書類のペーパーレス化により、確かに従業員の手間は大幅に軽減されるでしょう。しかし経理担当者は、従業員から受け取った電子データを社内の会計システムや財務システムに取り込めなくては、結局、手入力するしかありません。そうなれば入力ミスが起こるリスクが高まるうえ、多くの時間を要してしまいます。

経理担当者の年末調整業務を効率化するためには、書類のペーパーレス化に加え、後工程で発生する業務のデジタル化が欠かせません。この点を無視してしまうとペーパーレス化のメリットは従業員しか享受できなくなってしまいます。

そこでおすすめしたいのが、NTT印刷の「帳票類デジタル化ソリューション」です。本ソリューションでは、年末調整関係書類をスキャニングし、記載された内容をAI-OCR（AIを活用した光学認識技術）やオペレーターによるデータ入力を行うことでCSV形式のデータを作成。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）による関連会計システムや財務システムへの自動入力を行えるため、年末調整業務のさらなる効率化が実現します。

年末調整業務の効率化を進めるには後工程のDX推進がカギ

多くの手間を要し、場合によってはほかの業務にまで影響を与えてしまう年末調整業務。ほとんどの手順が紙を使った手作業だったため、ミスが生まれやすいのも大きな課題でした。

2020年10月より年末調整書類のペーパーレス化に加え、2021年4月の源泉所得税関連法令の改正で大幅な効率化が実現する準備が整いました。しかし、これらの法改正でペーパーレス化が可能になるのは、従業員側が行う作業がほとんどです。経理担当者にとっては、後工程となる基幹システムへの入力業務で自動化を推進しなければ業務の大幅な効率向上は望めません。

そうした意味で年末調整業務の効率化を進めるには、経理担当者が行う後工程のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進が必須です。年末調整書類のペーパーレス化を検討している際は、経理担当者にもメリットを生む対策として、「帳票類デジタル化ソリューション」の導入をおすすめします。

帳票類デジタル化ソリューション｜まるごと電子化

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