業務効率化

【RPA導入になかなか踏み切れない方へ】RPA導入のメリットとデメリット、導入成功のポイントを解説

2022/01/20

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入する企業が年々増加する一方で、なかなか導入に踏み切れない企業も少なくありません。その理由のひとつとして考えられるのが、導入によって自社にどのようなメリット、デメリットがあるのかを把握しきれていないということです。そこで今回はそもそもRPAとはどのような特徴をもっているのか、導入によってどのようなメリット、デメリットが考えられるのかを見たうえで、導入するポイントをお伝えします。

　＜CONTENTS＞

　RPA導入成功のポイントはメリット、デメリットの把握

RPAとは？

RPAは、ホワイトカラーが主にパソコンを使って行う定型業務の自動化を実現するツールです。具体的には、人が行う手順（シナリオ）を記憶させたロボットを作成し、そのロボットが人に代わって業務を行います。具体的には、次のような業務の自動化が可能です。

販売店から収集した売上データの入力

各販売店から送られてくる自社商品の販売個数、売上額などのデータを読み取り、販売管理システムに自動で登録します。

従業員の残業計算・給与計算

勤怠管理システムに入力されている各従業員の勤務時間を集計し、残業時間や給与の計算を自動で行います。

Webサイトの巡回による情報収集

定期的に指定されたWebサイトを巡回して情報を収集します。具体的には、「競合他社のWebサイトから新商品のスペックを収集する」「関連企業の株価情報を収集してExcelでグラフにする」などの用途で使われます。

請求書の作成・メール送信

受注書をもとに請求書を自動作成し、取引先にメールで送信します。

RPA導入のメリットとデメリット

RPAを導入するには、RPAのメリットだけではなくデメリットも知っておく必要があります。ここでは、RPAを導入するうえで生じる主なメリットとデメリットを見てみましょう。

RPA導入のメリット

導入のハードルが低い

RPAでロボットを作成する方法は、多くの場合「画面上で行う作業をそのまま記憶させる」「用意されたアイコンを使い、作業工程をドラッグ＆ドロップで並べていく」などプログラミングの知識を必要としません。そのため社内にプログラマーがいない企業であっても容易に業務の自動化が可能です。

開発会社の異なるシステムを連携させた業務の自動化が可能

開発会社が異なるシステムを連携させて業務を行う際、互換性がないために手作業でデータ変換をする必要が生じる場合があります。しかしRPAは種類にもよりますが、異なる開発会社のシステムを連携させた業務の自動化が可能です。

具体的には、A社のMA（マーケティングオートメーションツール）で収集した顧客データをB社のSFA（営業支援システム）に取り込んで営業社員が活用するといったことが行えます。これにより、MAのデータをいったん加工してSFAに取り込む手間がなくなり、大幅な効率化が可能です。

繁忙期と閑散期の差をなくすことができる

RPAの導入により、業務効率化が実現すれば、繁忙期だけアルバイトやパートを雇用する必要がなくなります。また繁忙期でも従業員が余裕をもって働くことができるようになり、生産性の向上が期待できます。

人的ミスの減少と従業員の負担軽減

RPAが行う業務は単純な定型業務ではあるものの、データ入力や給与計算、請求書の作成などミスが許されない業務が多いです。これらの業務が自動で行われるようになるため、ミスが減少します。また、ミスが許されない細かい業務から解放されるため、従業員の負担軽減も実現します。

DX（デジタルトランスフォーメーション）の実現にもつながる

従業員が定型業務から解放されれば、その分、生産性の高い業務に集中できるようになるでしょう。また、新たな事業に割く時間を増やせ、DXが実現する可能性も高まります。

RPA導入のデメリット

セキュリティリスク

ロボットの作成時にミスがあると、ロボットの業務処理の過程で機密情報が外部に漏れたり、外部からの不正アクセスを許してしまったりすることにより、脆弱性を作ってしまうリスクが生じることがあります。

システムやツールのバージョンアップには対応できない

RPAは基本的に人が作成したシナリオどおりにしか動きません。そのため、自動化したシステムやツールのバージョンアップにより、操作方法が変わってしまうと改めてロボットを作成する必要があります。

業務のブラックボックス化

ロボットを作成した従業員が異動や退職によっていなくなった場合、操作手順の引き継ぎをしておかないとシステムのバージョンアップやUI（ユーザーインターフェース）の変更があった際、誰も修正ができません。その結果、間違った操作を繰り返してしまういわゆる野良ロボットとなり、そのシステムを使った業務のブラックボックス化がおきる可能性があります。

RPA導入のポイントとは？

さまざまなメリットをもたらすRPAですが、やみくもに導入を進めても成果は上げられません。そこで、RPA導入を成功させるためのポイントを説明します。

RPAのメリット、デメリットを把握する

基本的にRPAが得意とする業務は、常に同じ手順で進める業務に限定されます。状況によって手順が変わる業務や思考しながら進めていく業務の自動化は行うことができません。またRPAは異なるベンダーのシステム同士を連携させた業務の自動化が行えますが、種類によっては連携させることができないシステムもあります。

RPAを導入する際は、メリットとデメリットを把握すること。そして、自社で使っているシステムとの連携が可能かどうかの確認を必ず行ったうえで選択する必要があります。

業務プロセスを可視化させ課題点を明確にする

上述したようにRPAはすべての業務の自動化を実現するわけではありません。そのため、導入する際にはまず現状の業務プロセスを可視化させ、業務を滞らせているボトルネックは何なのかを明確にします。そして、そのボトルネックを解消するのにRPAが効果を発揮できるかどうかを確認したうえで導入の検討を始めましょう。

まずは影響の少ない業務で試す

RPAの導入は、RPAを活用する業務の見定めが重要ですが、従業員の理解も欠かせません。業務の自動化により効率化や新たな事業への取り組みが可能になりますが、まだまだ新しいツールのためすべての従業員がRPAの効果を理解していない場合もあるでしょう。

RPAはその効果をしっかりと理解したうえで活用しないと思ったような成果を上げることも難しいため、いきなり全部署で導入するのは簡単ではありません。そこでまずは一部の部署の小さな業務で試し、その成果を見つつ理解者を増やしながら利用範囲を拡大させていくことが大切です。

RPA導入成功のポイントはメリット、デメリットの把握

RPAはその機能やメリット、デメリットをしっかりと把握したうえで適切に活用すれば、業務効率化や生産性向上に大きく貢献するツールです。しかしまだ比較的新しいツールであるため、メリット、デメリットを把握せずに導入してしまい、失敗に終わるケースも少なくありません。

RPAを導入すればあらゆる業務の自動化が実現するわけではなく、得意とする業務もあれば不得手な業務も存在します。それを理解したうえで自社の課題解決につながるかどうかを十分に検討し、導入を進めることが成功のポイントと言えるでしょう。

NTT印刷では、まるごと電子化サービスのひとつとして、RPAの提供を行っています。AI（人工知能）を用いたAI-OCRと組み合わせることで、帳簿やアンケートのテキストデータ化からデータ入力までの自動化を進めることができることから、さらなる業務効率化や生産性向上の実現が可能です。また、RPA導入に課題を抱えている方向けに、「まるごとDXサポート」といったサービスも提供しています。これらお悩みの際には、ぜひお気軽にご相談ください。

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