テレワークの準備をするうえで欠かせない文書管理のポイントを解説
コロナ禍によりテレワークを導入する企業が大幅に増加しました。半面、テレワーク実施のための調整が難しく、導入をあきらめてしまった企業や、導入したもののうまくいかずに緊急事態宣言の解除に合わせて導入を取りやめた企業は少なくありません。また、新たにテレワークを導入するにはどのように準備を進めればよいかわからないといった企業も多いのではないでしょうか。そこで今回はテレワークの現状を見たうえで、文書管理の面を中心にテレワークの準備を円滑に進めるためのポイントをお伝えします。
＜CONTENTS＞
ペーパーレス化と文書管理を確実に行ったうえでテレワークを導入するメリット
テレワークの現状と課題
緊急事態宣言中でもテレワーク導入率は思ったように増加せず
2021年11月11日、東京都が発表した「テレワーク実施率調査結果」を見ると、10月時点でのテレワーク導入率は55.4%です。緊急事態宣言中ではあるものの、ピークの8月の65%から9.6ポイント減少という結果になっています。
また、テレワークを実施した従業員の割合で見ても8月の54.3%から48.4%と5.9ポイントも減少。全国でも比較的テレワーク実施率が高い東京都でも減少傾向にあることがわかります。
テレワークの導入や継続を阻む企業の課題
テレワーク実施率減少の理由としては、新型コロナウイルス感染者数の大幅な減少が挙げられますが、そもそもテレワークは感染対策だけのために実施しているわけではありません。業務効率化や生産性向上、多様な働き方の実現など導入理由はさまざまです。それでも導入率が減少している理由、特に文書管理の面においては、主に次の点が考えられます。
ペーパーレス化が進んでいない
請求書や納品書、帳票書類のペーパーレス化が進んでいないため、書類のチェックや郵送作業などで頻繁に出社しなくてはならず、業務効率化ができない。またテレワークの導入でペーパーレス化を進めたいが、どの書類を電子化すればよいかがわからないといった理由が考えられます。
文書管理のルールが徹底されていない
ペーパーレス化は進んでいるが、「書類のタイトルが統一されていない」「バージョン違いが複数存在する」など文書管理ルールが徹底されていないため、求めている書類が見つけられず効率的ではないという理由が考えられます。また、誰がルールを策定するかが決まっていないためにペーパーレス化そのものが頓挫してしまうケースも考えられます。
テレワーク時のネット環境が整備されていない
ペーパーレス化を行い、クラウドで文書管理を行えたとしても、在宅時のネット環境が整備されていなければ、必要な時に書類にアクセスできません。従業員個々に任せてしまうと、ITリテラシーの差で十分な作業ができない場合があるでしょう。またセキュリティリスクを怖がり、なかなかテレワークに踏み切れないケースも考えられます。
テレワークを円滑に進めるために行うべき準備は？
「今後もテレワークを継続したい」「これから導入をしたい」。その際、どのような準備を行えば円滑に進めていけるのでしょう。ポイントは次の3点です。
１．ペーパーレス化を進めやすい書類から始める
いきなり全社でペーパーレス化を進めるのは失敗の要因になります。急激な変化はかえって業務を滞らせてしまう可能性が高く、テレワークの実現も遠のいてしまいます。
そこでまずはペーパーレス化を進めやすい書類から始めていきます。例えば、総務部で作成する出勤簿や残業届など社内のみで扱う書類が多い部署がおすすめです。そこから徐々に拡大していくとよいでしょう。
２．文書管理のルールを徹底する
そもそもペーパーレス化を行うメリットのひとつに検索性の向上があります。しかし、ペーパーレス化を行い文書管理の際にルールが決まっていないと検索性が損なわれるケースも少なくありません。
そこでペーパーレス化を行う際、専門のチームを作成し、「書類やフォルダの名称を統一する」「バージョン管理を徹底する」など文書管理のルールを策定します。そのルールに沿ってペーパーレス化を進めていきましょう。
３．テレワーク用のデバイスは企業側が用意する
テレワークを行う際、私物のパソコンやスマートフォンを使うと、設定の不備やセキュリティリスクなどが起こる可能性が高まります。また従業員個々のデバイスの性能により、作業効率が異なってしまうリスクも増えるでしょう。
そこでテレワーク用のデバイスはあらかじめ企業側で用意し、セキュリティソフトのインストールを含めすべての設定を行ったうえで従業員に貸与します。同時にITツールの使い方や文書管理の方法などを研修すれば、ITリテラシーが足りずに作業が滞るリスクを軽減できます。
ペーパーレス化と文書管理を確実に行ったうえでテレワークを導入するメリット
ペーパーレス化を実践し、文書管理を徹底すればテレワークが円滑に進むうえ、さまざまなメリットを得られます。具体的には次の通りです。
- 残業時間の削減
テレワークとは、在宅勤務だけを指すものではありません。モバイルワークやサテライトオフィス、コワーキングスペースでの業務もすべてテレワークです。ペーパーレス化を行ったうえでテレワークを実施すれば、営業担当の従業員はパソコンで日報を作成し、クラウドにアップする仕組みがあれば帰社する必要がなくなります。その結果、残業時間の削減につながるでしょう。
- 無駄な出社をする必要がなくなる
紙でしか管理されていない書類では、内容の確認や書類に記載・捺印などをする作業のために出社しなくてはなりません。ペーパーレス化により、自宅からオフィスへの往復の交通費や時間が削減されます。その分業務に充てられるようになり、生産性向上が期待できるでしょう。
- 作業効率が向上する
文書管理が徹底され検索性が上がれば、目的の書類を探し回る時間が軽減されます。その結果、作業効率の向上が実現するでしょう。
またWeb会議を行う際のレジュメも事前にクラウドにアップすることで会議時間の短縮につながります。会議後の議事録も同様で、終了と同時に参加者全員で共有できるため、会議で決まった事案をすぐに実行に移すことができます。
- 情報漏えいリスクの軽減
文書管理が徹底されておらず煩雑なままになっていると、社外秘の書類を間違えて外部へのメールに添付してしまうリスクが発生します。社外秘の書類は権限をもった従業員以外は閲覧や移動ができないなど、文書管理をしっかりと行っていれば、情報漏えいリスクも大幅に軽減可能です。
文書管理の徹底はテレワークの円滑な導入に不可欠
テレワークの継続、導入がうまくいかない理由は決して一つではないでしょう。「コミュニケーションの難しさ」「業務がテレワークに向いていない」「従来の業務形態を変えられない」などいろいろと考えられます。そのなかでも、ペーパーレス化を含めた文書管理ができていないことが大きな障壁になっているケースは少なくありません。
まずはペーパーレス化を行える領域を明確にし、そのうえで電子化した書類の管理は徹底して行う。この一連の作業ができないとテレワークの円滑な導入は難しいといえます。
そこで、重要なポイントは適切な管理を可能にする文書管理システムの選択です。NTT印刷の文書管理システムは、文書の種類を問わず適切なペーパーレス化、保管を行えるため、テレワーク導入に大きな効果を発揮します。
さらに優れた検索性、アクセス制限・ダウンロード禁止・印刷禁止に加え「閲覧のみ・修正不可」などセキュリティ設定も充実。安心して作業を行えます。ほかにもAI業務分析で業務の可視化を行うことで、テレワークでの業務改善も可能です。今後もテレワークを継続したい、新たに導入を進めたいとお考えの際にはぜひ、ご相談ください。
参照サイト：
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