業務効率化

RPA導入の５つのメリットとは？ AIとの違いやRPAに適した業務を解説

2021/12/09

業務効率化や生産性向上を目的に定型業務を自動化するRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入する企業は年々増加していますが、思ったような成果が出ていないケースも少なくありません。考えられる理由はいくつかありますが、そのなかでも大きいのがRPAの特性を理解せずに導入してしまうケースです。そこで今回はRPAと勘違いしやすいAI（人工知能）との違いや、導入を成功させるために理解すべき適応する業務についてお伝えします。

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RPA導入はRPAの特徴をしっかりと理解したうえで進めるのがポイント

RPAの特徴とAIとの違い

RPAの導入を成功させるためには、RPAにはどのような特徴があるのかを理解しなければなりません。また、RPAと混同しがちなテクノロジーのひとつにAIがあります。RPAを導入したものの、思ったような成果が出ないという企業のなかには、AIのような働きをRPAに求めているケースがあるようです。そこで、RPAとAI、それぞれの特徴を見たうえで、何が違うのかについて説明します。

RPAの特徴とは？

RPAは定型業務、特にホワイトカラーがパソコンを使って行う業務の自動化を図るためのツールです。具体的には、人がツールやシステムを使って行う業務をロボットが代わりに行うもので、いったん設定してしまえば24時間365日稼働させることが可能です。

業務の自動化というとMicrosoftのマクロも似た機能をもっていますが、RPAは、パソコンを使ったほとんどのツール、システムの自動化が可能です。

AIの特徴とRPAとの違い

RPAは人が覚え込ませた業務を忠実に実行するツールです。逆にいえば人が覚え込ませた業務以外はできません。これに対してAIは自主学習機能を備えていて、与えられたデータのなかから法則性を導き出すことが可能です。

そのため、RPAにトラブル時の対応や非定型業務の自動化をさせようとしても実現せず、使えないと判断してしまうケースは少なくありません。RPAはあくまでも人が覚え込ませた定型業務の自動化を行うツールであると認識したうえで活用方法を検討する必要があります。

だからといってAIがRPAに取って代わるものかといえばそうではありません。AI自体は作業をするツールではなく、ITツールに一つの機能として組み込んで利用するものです。つまり、RPAはそれ自体がツールであり、AIはツールに組み込む機能という理解が必要でしょう。

AIを組み込んだRPA

RPAには、1から3まで3つの自動化クラスがあります。クラス1は前述したようにパソコンを使った定型業務を自動化するものです。

クラス2は、EPA（エンハンスド・プロセス・オートメーション）で、AIと連携したもので、一部非定型業務の自動化も行えます。例えばAI-OCRを使い、手書きの契約書や帳票書類をAI機能で読み取り、RPAで処理をするような使い方が可能です。

クラス3は、CA（コグニティブ・オートメーション）で、さらに高度なAIとの連携により、業務自動化だけではなく意思決定までを自動化することができます。AIによる学習機能、認知技術、自然言語解析技術などでさまざまな意思決定の自動化を可能にするRPA開発が進んでいます。

現状で販売されているパッケージツールとしては、クラス１までの製品がありますが、これからAIとの組み合わせが可能になればRPAの可能性はさらに広がることも知っておくべきでしょう。

RPAを導入するメリットは？

RPAとAIの違いを理解したところで、実際にRPAを導入することで得られる５つのメリットについて説明します。

プログラミングの知識がなくてもロボット制作が可能

業務の自動化というとプログラミングの知識がないとできないのではないか、と思われるかもしれません。しかし多くのRPAは、簡単な業務であればパソコン上でドロップ＆ドラッグをしていくだけでロボット制作が可能です。そのため、社内にプログラマーがいなくても、多くの定型業務の自動化を行えます。

異なるベンダーのツール、システムの連携が可能

RPAの種類にもよりますが、異なるベンダーのツール、システムの連携が可能なのもメリットのひとつです。例えばA社の勤怠管理ツールで集計した従業員の勤務時間をB社の経理管理ツールを使って給与計算するには、いったん、Excelなどへデータを書き出してから、読み込ませる必要がありました。

しかしRPAを活用すれば、「書き出し・読み込み」の手間がなくなり、勤怠管理ツールのデータを直接、経理管理ツールで集計・計算ができます。

生産性の高い業務に集中できるようになる

RPAにより定型業務の自動化が実現すれば、従業員はこれまで定型業務にかけていた時間を生産性の高い業務や人材育成にあてることができます。その結果、業務効率化が実現するだけではなく、生産性向上の期待も高まるでしょう。

ヒューマンエラーの減少

データの入力や集計といった業務は決して難しい業務ではありません。しかしヒューマンエラーの起きやすい業務であるのも確かです。そうした業務をRPAで自動化させればヒューマンエラーが起きるリスクは大幅に減少するでしょう。また従業員の負担が軽減されるため、定型業務以外でもヒューマンエラー減少の可能性が高まります。

業務のムラ削減

多くの業種では年間で繁忙期と閑散期があり、業務のムラが起こりやすくなります。これもRPAを導入すれば、繁忙期の業務が大幅に軽減され業務のムラが起こりにくくなるでしょう。また繁忙期にデータ入力作業などの単純作業のためだけにアルバイトやパートを雇用する必要がなくなり、固定費削減にも効果を発揮します。

RPAに適した業務とは？

これまでにも説明してきたようにRPAが得意とするのはパソコンを使って行う定型業務です。具体的には次のような業務が挙げられます。

書類の作成

企業が扱う書類にはさまざまな種類がありますが、これらのなかでも定型の書類作成にRPAが効果を発揮します。具体的には

定型の請求書や納品書を作成し、相手先にメールで送信する
販売店から送られてくる販売データを集計し、月次販売表を作成する

などです。

金額や数字のチェック

企業ではさまざまな金額や数字をチェックし、差異がないかどうかの確認が求められます。ただしこれらのチェックは単純作業でありながらもミスが許されない業務のため、手作業で行うのは従業員に対する負担が大きいうえに非効率です。その点RPAはミスの許されない単純作業を得意としていて、具体的には

取引先から送られてくる請求書と自社の発注書の金額
自社が送った請求書と銀行に入金された金額
商品の販売数と在庫数

などのチェックを行います。

情報収集

ネット上を定期的に巡回し、指定したWebサイトから情報を収集してきます。具体的には

競合の新商品のスペックを収集し、Excelで比較表を作成する
自社のWebサイトが任意のキーワードで検索エンジンの何位に表示されるかを調べて変動をチェックする

などを行います。

このように、RPAは毎日、毎月繰り返し行う業務、手順が変わらずシナリオ化できる業務、パソコンだけで完結する業務などに適したツールです。

RPA導入はRPAの特徴をしっかりと理解したうえで進めるのがポイント

RPAの特徴を理解せず、RPAだけで定型業務も非定型業務も自動化が可能と勘違いしてしまうと、導入しても思ったような成果は得られません。

導入をする前に、「RPAは何ができて何ができないのか」「RPAを導入するとどのようなメリットが得られるのか」「RPAが得意とする業務の自動化は自社の課題を解決できるのか」をしっかりと検討しましょう。

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