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文書管理システムを活用するメリットと効率的な活用のポイント

文書管理システムを活用するメリットと効率的な活用のポイント

ひと口に社内文書といってもその種類は多様です。代表的なものだけでも会計帳簿、資産負債状況書類といった財務関係文書、定款・株主総会議事録などの会社経営に関連する文書、貸借対照表・損益計算書などの決算に関連する文書のほか、稟議書、提案書、報告書、会議の議事録などさまざまです。そこで今回はこれらの社内文書を効率的に管理するために欠かせない文書管理システムについてお伝えします。


 <CONTENTS>

 文書管理システムとは?

  文書管理システムの主な機能

 文書管理システムを活用するメリット

 文書管理システムを適切に扱わないことで発生するデメリット

 デメリットを回避するには、適切な管理が可能な文書管理システムの活用がポイント


文書管理システムとは?

社内文書が紙であれば、種類別、年代別に分けてファイルやフォルダにまとめ、書棚に入れ管理されていると思います。昔ながらのやり方ですが、現在でもこの方法で管理されている企業も多いのではないでしょうか。

一方、文書管理システムとは電子化した社内文書を管理するものです。電子化することにより、書棚ではなく、社内のサーバーやクラウドサービスを使って社内文書を保管できるようになります。

文書管理システムの主な機能

文書管理システムにはさまざまな機能がありますが、主な機能は次の4点です。

  • 管理

電子化した文書をPDF、Wordなど文書内容に合わせた適切なファイル形式で登録・管理します。電子化された後に修正や更新をした際のバージョン管理も可能です。

  • 検索

紙文書を電子化した際にメタデータを付与し、インデックスを作成。タイトルや登録年、文書内の特定キーワードなどさまざまな方法で文書の検索を行います。

  • セキュリティ

不正アクセス抑止、アクセス権限の設定など部外者が機密文書の閲覧、ダウンロードをできないようにするための機能です。

  • 多様なデバイスからの閲覧

パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットなど多様なデバイスから文書の閲覧、更新を可能にする機能です。

文書管理システムを活用するメリット

文書管理システムの活用によって得られるメリットは多く、具体的には次の点があげられます。

  • 多様な働き方が実現する

文書管理システムの活用で得られるメリットのなかでも大きなものが、多様な働き方の実現です。紙文書であれば、持ち出さない限りオフィス以外の場所での閲覧ができません。そのため、テレワークを導入したとしても、文書管理が紙ベースのままでは「請求書の発行、郵送のために出社する」「日報を提出するためだけに営業先からオフィスに帰る」といった手間が発生します。これではテレワークは非効率となり、失敗に終わってしまいます。

しかし、電子化された文書管理システムを活用すれば、いつどこにいてもネットワーク環境がある限り文書の確認が可能です。これにより、テレワークを導入しても効率を落とすことなく、結果として多様な働き方が実現するでしょう。

  • 欲しい文書、書類をすぐに見つけられる

文書管理システムは社内文書を電子化して管理します。そのため、紙文書のように書棚から目的の種類、年代を探し、そのなかから欲しい文書を見つけ出すといった行為が必要ありません。

パソコンで特定のキーワードを入力すれば、すぐに探し出したい文書を見つけ出すことができます。これにより文書の捜索にかかる無駄な時間が大幅に削減され、業務効率化につながるでしょう。

  • 情報漏えいのリスクが軽減される

文書管理システムの種類にもよりますが、不正アクセス防止機能やアクセス権限の設定機能が厳重なものを選択すれば、情報漏えいリスクが軽減されます。紙文書であっても、機密性の高い文書は、通常の書棚ではなく入室管理が厳重な部屋にしまうことで情報漏えいリスクを防ぐのは可能です。しかし、コスト面で考えれば、文書管理システムのほうが低コストでの導入が可能であり、そうした意味で情報漏えいリスク軽減もメリットの一つといえるでしょう。

  • 経費節減効果がある

紙文書は、紙代や印刷代がかかるうえ、保管する際にもファイルやフォルダ、それらを収納する書棚などを用意する必要があり、さまざまな経費がかかります。一方で文書管理システムを活用すれば、これらの経費は削減可能です。

  • 書棚スペースが空いた分、オフィスを有効活用できる

社内文書のなかには、法律によって保存期間が決まっているものも少なくありません。例えば、株主総会議事録は10年、仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳といった取引に関する帳簿は7年。また、社員の労務・人事・給与・社会保険関係のものなどは、永久保存が義務付けられています。

もちろん、これらすべての文書を電子化できるわけではありません。ただ、多くの社内文書を電子化できれば、その分オフィスの書棚スペースに空きができます。空いたスペースを打ち合わせブースや交流スペースに転用するなど、柔軟な働き方に合わせたオフィスの有効活用が可能です。

文書管理システムを適切に扱わないことで発生するデメリット

さまざまなメリットを持つ文書管理システムですが、適切に扱わないといくつかのデメリットも生じてしまいます。具体的には次の通りです。

  • 紙文書と電子文書の二重管理

社内文書のなかには、電子帳簿保存法で一定の要件を満たさないと紙文書を原本として保存する必要があるものもあります。そのため、電子帳簿保存法を理解し、適切な管理を行うことが必要です。

  • 電子化した文書の管理ルールが決まっていない

「同じ内容の文書でも作成者によってタイトルが異なる」「更新した際に前とは違うタイトルで保存してしまった」など管理ルールが決まっていないと、必要な文書を見つけにくくなってしまう場合があります。これでは文書管理システムの高い検索性を生かせないため、ルールの作成と徹底は効率的な活用の重要ポイントといえます。

  • 情報漏えい対策が不十分

文書管理システムには、情報漏えいを防ぐための機能がありますが、これを適切に設定しておかないと、情報漏えいが起こるリスクが高まります。また、設定はしていたとしても、オフィスネットワークのセキュリティ対策が不十分では、外部からの不正アクセスが起きてしまう可能性があります。文書管理システムとオフィスネットワークのセキュリティ対策の両面を充実させる必要があります。

  • 導入・運用コストが発生する

紙文書の保管、管理に比べて経費節減効果があると説明しましたが、導入や運用には当然ながらコストが発生します。そこで、重要なポイントは費用対効果を検討したうえで文書管理システムを選択することです。自社に必要な機能を見極めたうえで最適な文書管理システムを選択しましょう。

デメリットを回避するには、適切な管理が可能な文書管理システムの活用がポイント

社内文書の電子化による文書管理システム活用は、高い検索性や紙代・印刷代・保管にかかる経費のコスト削減など、さまざまなメリットがあります。しかし、電子化を進めたとしても電子帳簿保存法の要件を満たしていなかったり、セキュリティ対策が不十分であったりすれば、かえってコスト増になってしまいます。

そこで、重要なポイントは適切な管理を可能にする文書管理システムの選択です。NTT印刷がご提案する文書管理システムは、文書の種類を問わず全般的に適切な保管を可能にします。さらに優れた検索性、アクセス制限・ダウンロード禁止・印刷禁止に加え「閲覧のみ・修正不可」などセキュリティ設定も柔軟に行うことができます。

これから社内文書の電子化による文書管理システムを検討する際はぜひ、ご相談ください。

文書管理システム|まるごと電子化

 

参照サイト:

 

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