DX（デジタルトランスフォーメーション）がデジタルワークプレイスを加速する

2021/11/19

新型コロナウイルスの流行により、感染防止対策としてテレワークの導入を進める企業が一気に増加しました。その半面、従来のオフィス中心の働き方が大きく変わったため、業務の効率が悪くなり、やむなくテレワークを取りやめる企業も少なくありません。そこでテレワークの課題点を解消し、いつどこからでも同じ環境で業務を遂行できるようにする施策として注目を集めているのがデジタルワークプレイスです。今回は、デジタルワークプレイスの概要やメリットを見たうえで、デジタルワークプレイスの実現に欠かせないDX（デジタルトランスフォーメーション）実現のポイントをお伝えします。

デジタルワークプレイスとは？

デジタルワークプレイスとは、「Web会議システム」「勤怠管理システム」といったITツールを用いて、いつどこにいても同じ環境で作業ができるようにする、デジタルな仕事空間を指します。

デジタルワークプレイスを取り入れる主な目的は、生産性向上や業務効率化です。多様な働き方を実践しつつ、企業価値の向上を実現するための施策といえるでしょう。

デジタルワークプレイスで進めるテレワークとは

デジタルワークプレイスは、デジタル化を最適化させた業務プロセスを再構築します。そのため、「既存のオンプレミスシステムを使った業務をするため出社しなければならない」「現状の業務に合わせてバラバラにデジタル化を進めてしまった」「部署によって導入したITツールが異なり連携できない」といったテレワークの課題が生まれにくくなります。

さまざまな理由でテレワークを導入したものの上手く行かず、新型コロナウイルス感染拡大防止を目的とした緊急事態宣言の解除と同時にテレワークを取りやめてしまった企業は少なくありません。その多くはテレワークによって起こる課題解決の対策が十分ではなかったのではないでしょうか。そしてその要因のなかでも大きいのが、デジタルワークプレイスを進めていなかったこととも考えられます。

以上のことから、テレワークを成功させるには、まずデジタルワークプレイスの実現が欠かせません。デジタルワークプレイスを実現させたその先に、テレワークを含めた多様な働き方が存在するのです。

もちろん、デジタルワークプレイスの実現には、ITツールの進化や高速回線の普及、クラウドの浸透も求められます。これらが進みつつあることも、デジタルワークプレイスが注目される理由のひとつといえるでしょう。

デジタルワークプレイスの実現により得られるメリット

デジタルワークプレイスが進むと、企業はどのようなメリットを得られるようになるのでしょう。主なものとしては、次の点が挙げられます。

テレワーク時の課題解決

「社内のインフラ環境の改善」「既存システムのクラウド化」「部署を横断したコミュニケーションツールやシステムの導入」などにより、いつどこからでも同じ環境での業務、情報共有が可能になるでしょう。こうしてテレワークの課題といわれてきた、「コミュニケーションが難しい」「自宅ではできない業務の多さ」などの課題がデジタルワークプレイスの実現で解決に向かいます。

より多様な働き方の実現

従来のテレワーク時の課題が解決すれば、在宅でこれまで以上にオフィスと変わらない環境での業務が可能です。またITツールの活用により在宅だけではなく、外出先やサテライトオフィス、コワーキングスペースなどであってもオフィス同様の業務が実現するでしょう。

従業員満足度の向上

テレワークでの課題が解決し、どこにいてもオフィス同様に快適な業務が可能になれば、従業員の満足度向上も期待できます。テレワークを導入しても、オフィスでしかできない業務が多いために仕方なく出社する状況では満足度の向上は望めません。しかし、デジタルワークプレイスの実現により、部署やチームの状況に応じてオフィスやそれ以外の場所を自由に選択できるようになれば、従業員満足度の向上が期待できます。

生産性の向上

デジタル化に即した業務プロセスの構築によって、押印や資料のチェック、オンプレミスシステムの操作などのための出社がなくなれば大幅な効率化が進みます。その結果、多様な働き方が可能になり、従業員満足度が高まり、あるいは生産性向上が実現するでしょう。

デジタルワークプレイスの実現に欠かせないDX

さまざまなメリットを持つデジタルワークプレイスですが、実現のためにはいくつかのポイントがあります。具体的には次の通りです。

デジタル化に最適な業務プロセスの構築

デジタルワークプレイスの実現には、パソコンやスマートフォン、タブレットといったデバイス、Web会議システムやチャットツールといったITツールのほか、勤怠管理やセキュリティなどの構築が欠かせません。そしてそれ以上に重要なのは、これらデジタル化を最大限生かすための業務プロセス構築です。

「既存システムのクラウド化」「セキュリティシステムの強化」「各部署のシステムを連携できるツールの導入」などを行い、デジタル化を前提とした業務プロセスを構築していく必要があります。

従業員の理解とITツール教育

デジタル化に即した業務プロセス構築は、デジタルワークプレイス実現の重要なポイントです。しかし、従来の働き方が変わった場合、それに従業員が対応できないようでは意味がありません。

そのため、デジタルワークプレイスの環境を構築すると同時に従業員の理解も進めていく必要があります。また、新たに導入するITツールの扱い方やセキュリティ教育も徹底していかなくてはならないでしょう。

DXの推進

デジタル化に最適な業務プロセスの構築はDXの推進が不可欠です。例えば、既存システムのなかでも老朽化が進んでいるものは、クラウド化が難しい場合もあります。そのため、老朽化したシステムの刷新も必要になるでしょう。

また、クラウド化を進めるためには、紙文書の電子化が必須です。そうした意味では、DXの推進によって、デジタルワークプレイスも実現に近づくといってよいでしょう。

デジタルワークプレイス実現のポイントはDX推進と迅速な準備

デジタルワークプレイスの実現は、結局のところテレワークと同じものではないかと考えていた方も多いのではないでしょうか。両者で似た部分も多く存在しますが、今回説明したように現状業務のデジタル化と、デジタル化を前提とした業務プロセスの構築という点で大きく異なります。そうした意味でテレワークの課題点を解決しつつ、これまで以上に多様な働き方を実現する手段のひとつとして、デジタルワークプレイスがあるといえるでしょう。

もちろん、デジタルワークプレイスの実現にはITツールの進化や高速回線網の拡大など自社だけでは対応できない部分もあります。しかし、いざ、これらが対応できるようになった時点で準備が整っていなければ、競合企業に先んじられてしまい、競争優位性を保つことができません。そのためにも、現時点からデジタルワークプレイスの実現に向けた準備を進めることをおすすめします。

NTT印刷の「まるごと電子化」は、資料や文書の電子化、文書管理のほか、業務内容のAI分析による改善ポイントの提案などさまざまな形でデジタルワークプレイスの実現に貢献します。デジタルワークプレイスによる業務効率化や生産性向上へ本格的に取り組む場合はぜひ、お気軽にご相談ください。

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