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電子化できる書類とできない書類、e-文書法と電子帳簿保存法との違いを解説

電子化できる書類とできない書類、e-文書法と電子帳簿保存法との違いを解説

テレワークの導入や業務効率化を目的としてペーパーレス化を進める企業が増加しています。ペーパーレス化を進めるうえで避けて通れないのが、e-文書法や電子帳簿保存法です。電子保存が可能な文書はこれらの法律で定められていて、それを理解していないと後になってから大きな手間が発生してしまいます。今回はe-文書法の概要、電子による作成・保存が認められている書類と認められていない書類、電子帳簿保存法との違いなどを見たうえで効率的に電子化を進めていくためのポイントをお伝えします。

e-文書法とは?

2005年に施行されたe-文書法とは、正式には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つから成り立っているものです。

企業経営を行っていくうえで関わる「民法」「法人税法」「会社法」「証券取引法」など、さまざまな法律において紙での保管が義務とされていた文書、帳簿を電子化したファイルとしての保存を認める法律です。さまざまな業種に適用できるよう、「銀行法」「船主相互保険組合法」「古物営業法」「弁護士法」「教育職員免許法施行規則」などで使用するあらゆる文書の電子ファイル保存が認められています。

e-文書法が制定された理由としては、紙を中心とした業務によって発生する、出力・コピー・保管管理・回覧・破損・紛失などの手間やリスク軽減が挙げられます。紙文書にかかっていた手間を軽減し、業務スピードを上げ、国際競争力を高めようというのが主たる目的です。

e-文書法で電子化できる文書、できない文書は?

さまざまな企業で扱う紙文書、帳簿などの電子ファイル保存を可能にしたe-文書法ですが、ペーパーレス化を進めるうえで把握しておかなければならない点があります。それがe-文書法で電子化できる文書とできない文書です。多くの文書を電子化できるとはいえ、電子化できない文書も少なからず存在します。

仮にe-文書法で対象外となる文書を電子化し、社内で利活用することは問題ありませんが、正式な書類としては認められないため、あらためて紙として作成しなければなりません。この手間を防ぐためにも、主な電子化できる文書とできない文書を把握しておく必要があります。

e-文書法で電子化できる主な文書

  • 財務や税金に関する文書

会計帳簿、資産負債状況書類、財産目録、事業報告書、取引先から受け取ったもしくは自社で作成した領収書・見積書・注文書・請求書・納品書の写しなど

  • 会社経営に関連する文書

定款、株主総会議事録、取締役会議事録、組合員名簿など

  • 企業の決算に関連する書類

貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案、損失処理案、附属明細書、監査報告書など

e-文書法で電子化できない主な文書

船舶に備える安全手引書のように緊急時にすぐ解読可能にしておくべき書類、免許証や営業許可証、建築業許可証のように現物性の高いものなどは、e-文書法では電子化できない文書類です。ほかにも不動産取引における重要事項説明書、マンション管理業務委託契約書面、定期借地契約、定期建物賃貸借契約書面など、不動産関連書類の多くはe-文書法の対象外となっています。

e-文書法と電子帳簿保存法の違い

e-文書法と混同しやすい法律として、1988年に施行された電子帳簿保存法があります。ここではそれぞれの法律の違いについて見ていきます。電子帳簿保存法を簡単に説明したうえで、e-文書法との違いを説明します。

  • 対象となる文書の違い

電子帳簿保存法が対象とする文書は、国税関係書類、帳簿です。

  • 税務署長の事前承認が必要

電子帳簿保存法では、電子的に作成された文書をそのまま電子データで保存する際、事前に管轄の税務署長による承認が必要です。ただし法改正により2022年1月1日以後に備え付けを開始する国税関係帳簿または保存を行う国税関係書類について事前承認は撤廃されます。

e-文書法、4つの要件

e-文書法に対応するための基本要件は、「見読性」「検索性」「完全性」「機密性」と4点あります。それぞれの概要は次のとおりです。

  • 見読性

見読性とは、電子化された文書をパソコンのモニターやタブレット、スマートフォンなどのデバイスで表示した際に明瞭に閲覧でき、読むことができるかどうかを示すものです。モニターやデバイスでは見にくい、読めないといったものでは要件を満たせません。また、必要なときは直ちに書面として表示、出力できなくてはいけません。

  • 検索性

紙文書の場合、書庫や書棚からファイルを見つけ出し、年数や種類から手作業で探さなければなりません。これに対し電子化された文書は、パソコンやタブレット、スマートフォンで検索すればすぐに見つけ出せます。これは電子化の大きなメリットですが「保存しているフォルダが年によってバラバラで検索に時間がかかる」では電子化のメリットを生かせません。そこで、必要なときにすぐ探し出せる検索性の確保も基本要件のひとつとなっています。

  • 完全性

電子化されたといっても、管理がしっかりしていないと消失や破損といったリスクが生じます。完全性とは、これらのリスクを防ぐための対応を行っているかどうかを示すものです。また電子化された文書は、消失や破損以外に改ざんや故意に消去されるといったリスクも考えられます。そのため、改ざんや故意の消去がされていないかどうかを確認できるような処置を取ることも完全性に含まれます。

  • 機密性

完全性での改ざんや故意の消去を防ぐことにもつながりますが、電子化された文書は部外者はもちろん、社内でも第三者となるものが簡単にアクセスできないようにする機密性も求められます。通常の文書でも機密文書であれば、特定のものしか入れない部屋に保管したり、書庫に鍵をかけたりするでしょう。電子化された文書も同様にパスワードをかけるもしくは暗号化するといった対応をしなければなりません。

以上4つがe-文書法の基本的な要件ですが、特に「見読性」は電子化するほぼすべての文書に求められます。そして次に求められるのは「完全性」です。これは「国税関係書類」「医療情報」では必須の要件となっています。そのため、文書を電子化する場合は4つの要件のなかでも、「見読性」「完全性」は特に意識することが重要です。

文書の電子化は専門家と相談のうえ進めていくのがポイント

e-文書法はさまざまな文書の電子化、電子ファイル保存を可能にします。しかし電子帳簿保存法との違いや電子化できる文書とできない文書、電子化のための要件をしっかり理解していないと効率的な活用は望めません。

特にパソコンのモニターやタブレット、スマートフォンなどでも不明な点がなく明瞭に閲覧できる「見読性」は必ず果たさなければなりません。また電子化を進めていくためには全社で取り組む必要があり、経営層の理解や積極的な推進がなければ実現は難しいでしょう。

そこでおすすめするのが専門家への相談です。e-文書法に則って電子化を進め、スムーズなペーパーレス化の実現を可能にします。NTT印刷の「まるごと電子化サービス」では、紙文書削減、文書管理、帳簿類デジタル化など文書の電子化に関するさまざまな課題解決に貢献します。e-文書法にそって電子化を推進する際はぜひご相談ください。

 

 

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