業務効率化

【業務効率化ツールご検討の方へ】RPAとは？ ExcelマクロやVBAとの違い、導入のメリットを解説

2021/09/17

少子高齢化の加速により、多くの企業が人材不足という大きな問題を抱えるようになっています。これまでより少ない人数でこれまで以上の収益を上げていくためには、業務プロセスの見直しを含め、大幅な効率化が必要でしょう。一般的に工場や製造部門においては以前から機械を導入し効率化が進んでいますが、思ったように進んでいないのがオフィスで勤務するホワイトカラーの業務です。今回はホワイトカラーの業務効率化を実現するRPA（Robotic Process Automation）について、よく混同されがちなExcelマクロやVBA（Visual Basic for Applications）との違いを見つつ、RPAのメリットやおすすめのポイントをお伝えします。

＜CONTENTS＞

　RPA、Excelマクロ、VBA、それぞれの概要

　　RPAとは？

　　Excelマクロとは？

　　VBAとは？

　RPAとExcelマクロ、VBAとの違い

　ExcelマクロやVBAにはないRPA活用のメリット

　業務効率化と生産性向上を実現させるにはRPAの活用がおすすめ

RPA、Excelマクロ、VBA、それぞれの概要

RPAとExcelマクロ、そしてVBA。それぞれの違いを知るためにはまずそれぞれがどのような機能をもっているのかを知る必要があります。ここでは概要について見ていきましょう。

RPAとは？

総務や経理、営業などのいわゆるホワイトカラーが行う業務のなかでも、特にパソコンを使った定型業務を自動化するためのツールです。人が手作業で行う業務手順をロボットに覚えさせ、ロボットが人間の代わりに業務を行います。

自動化できる業務は、基本的に「社員の残業計算」「請求書の作成」「データ入力」など毎回同じ工程で行うものです。都度、判断を必要とするような業務には向いていません。

Excelマクロとは？

マイクロソフトの表計算ソフト、Excelの操作を自動化するための仕組みです。「入力したデータから必要なものだけを抜き出しグラフにする」「Excelで作成した表の体裁を整え印刷する」といった作業の自動化を行います。

VBAとは？

Visual Basic for Applicationsの略で、Excelだけではなく、マイクロソフトOffice製品全般に使えるプログラミング言語です。ExcelマクロもVBAを使って自動化を行いますが、VBAはExcelだけではなく、WordやPowerPointを使った業務の自動化も行えます。

RPAとExcelマクロ、VBAとの違い

RPAとExcelマクロ、そしてVBAも業務の自動化を進めるためのものである点においては同じです。しかしそれぞれが果たす役割は同じではありません。具体的な違いは次の通りです。

RPAは適用範囲がExcelやマイクロソフトOffice製品に限定されていない

ExcelマクロはExcelでしか使えません。VBAはマイクロソフトOffice製品限定です。Webからデータを収集してExcelやPowerPointで加工することも可能ですが、それをマイクロソフトOffice製品以外のツールやシステムでは扱えません。

RPAは種類にもよりますが、マイクロソフトOffice製品はもちろんさまざまなツール、システムを連携させた自動化も可能です。

RPAはプログラミングの知識がなくても利用が可能

ExcelマクロはVBAというプログラミング言語を使って業務の自動化を行います。そのため、VBAを理解していなければ自動化は行えません。もし社内にVBAを理解している社員がいなければ、マイクロソフトOffice製品の自動化は行えず、社員教育の必要が生じます。

RPAは基本的に、人が行う工程手順をそのままロボットに覚えさせるだけのため、プログラミング知識がなくても利用が可能です。新たに社員教育を行う必要がないのもRPAの大きな特長といえます。

RPAは万が一の際のサポート体制が整備されている

ExcelマクロはExcelの機能の一つで、VBAは機能を動かすためのプログラミング言語です。仮にマクロを組む際に不明点があっても、基本的にはマイクロソフトのWebサイト上のヘルプを参照するしかありません。電話によるサポートやVBAを覚えるための技術的なサポートも期待はできないでしょう。

RPAは種類にもよりますが、基本的にはRPAを提供しているベンダーによるサポートが充実しています。不具合が起きた際のサポートはもちろん、扱い方のサポートを行っているベンダーも少なくありません。そうした意味で安心して使えるという点もRPAとExcelマクロ、VBAの大きな違いといえるでしょう。

ExcelマクロやVBAにはないRPA活用のメリット

RPAを導入した際、ExcelマクロやVBAでは得られないメリットにはどのようなものがあるのでしょう。主なものとしては次のようなメリットが挙げられます。

パソコンを使ったほとんどの業務を自動化できる

Excelマクロ、VBAは業務を自動化して効率アップできる範囲が限定的です。本当に自動化させたい業務でExcelやマイクロソフトOffice製品を使っていなければ効率化も実現しません。もちろんRPAもパソコンを使った業務という範囲はあります。しかしExcelマクロやVBAに比べれば自動化できる範囲も広く、企業全体の業務効率化を実現させるうえでは、より高い効果が期待できるでしょう。

コア業務への集中により生産性向上の可能性が高まる

前述したようにRPAは自動化できる業務の範囲が広く、その分、多くの社員がこれまで抱えていた負担が大幅に軽減します。その結果、これまでは時間をかけられなかったコア業務に集中できる時間が増え、生産性向上の可能性が高まるでしょう。

また定型業務にかかる時間が自動化により短縮されることも生産性向上につながります。例えば経理部門で行っている「会計ソフトで毎月何百通と請求書を作成し、取引先ごとにメールで送信する」という業務にRPAを使ったとしましょう。これまで人が1～2日かけて行う業務が数時間で終えられ、その分、月次決算の早期提出も可能です。結果として従来よりも早い経営判断が行えるようになり、生産性向上に大きく貢献します。

これらの業務はExcelマクロでも可能です。しかしそのためには既存の会計ソフトからExcelへの変更が必要です。会計ソフトは請求書作成だけに使うわけではないため、請求書作成だけをExcelに変えればかえって業務が複雑化してしまう場合もあるでしょう。そうした意味でも既存システムをそのまま使って自動化を進められるRPAのほうがメリットは大きいといえます。

部署をまたいだ業務の自動化も可能になる

「営業部の社員が営業管理ツールに登録した領収書のデータを経理管理ツールで読み込み、承認を行う」「マーケティングオートメーションツールで得た顧客情報を営業部の顧客管理ツールに反映させ、営業時の優先順位を決める」など、RPAは部署をまたぎ、複数のツール、システムを連携させた業務の自動化を得意としています。これもExcelマクロやVBAでは実現できないRPAのメリットとして、生産性向上の可能性を高めるでしょう。