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なぜ、テレワークで長時間労働になってしまうのか? その原因と解決策を解説

なぜ、テレワークで長時間労働になってしまうのか? その原因と解決策を解説

新型コロナウイルス感染症拡大防止を目的に発令された緊急事態宣言により、2020年はテレワークを導入する企業が急増しました。度重なる緊急事態宣言の影響もあり、一定のレベルでテレワークが定着しつつあります。もともと、テレワークは多様な働き方の実現やワークライフバランスの向上を目的としたものでしたが、実際に導入してみると、オフィスにいる時よりも長時間労働になってしまうケースも多いようです。そこで今回はテレワークにおける長時間労働の現状を見つつ、その理由や解決策についてお伝えします。

テレワーク導入率と長時間労働の現状

テレワークの導入率は、2020年4月の1回目の緊急事態宣言発令時に大幅に上昇したものの、解除に合わせて下降し、2回目の宣言時にまた上昇といった流れで増減を繰り返しています。ただ東京都に限定してみると、2020年4月以降、一定の導入率を保っているようです。

2021年7月2日に東京都が発表した「テレワーク実施率調査結果」を見ると、2020年3月の導入率は24.0%でしたが、緊急事態宣言発令に伴い、翌4月には62.7%とわずか1ヵ月で上昇率は261%です。その後、12月には51.4%まで下降するものの、2021年2月前半と5月に64.8%の最高値を記録し、6月に入っても63.6%と6割強をキープしています。

では、テレワーク導入で残業時間はどのようになっているでしょう。2020年6月に日本労働組合総連合会が発表した、「テレワークに関する調査2020」を見ると、38.1%が「時間外・休日労働があった」と回答しています。

調査結果からは、テレワークの導入があってもそれまで同様に時間外・休日労働があり、長時間労働の状況は大きく変わっていないことが伺えます。

テレワーク下で長時間労働が起こる理由と問題点

日本労働組合総連合会の調査では約4割が「時間外・休日労働があった」と回答していますが、なぜテレワーク下において長時間労働が起こってしまうのでしょうか。ここでは具体的な理由とそれによって引き起こされる問題点について見ていきます。

テレワーク下で長時間労働が起こる理由

  • 仕事とプライベートの区別が難しくなる

オフィスは自宅とは異なる場所での仕事となるうえ、自宅から外に出てオフィスに行くまでの間にプライベートから仕事への切り替えができます。一方、テレワークの場合、働く場所とプライベートの場所が同じであるため、仕事とプライベートの区別が困難になりがちです。また、通勤という気持ちを切り替えるきっかけがなくなると仕事に集中するまでに時間がかかり生産性が低下。結果として時間外労働が増えてしまう可能性も考えられます。

  • オフィスにいる時のようなスムーズなコミュニケーションが難しくなる

テレワークの導入が進む前はオフィスに全社員が揃っているのが基本だったため、何か困った時や不明点があった時などは、すぐに担当者や詳しい社員に聞くことができました。しかし、テレワークになると、担当者とコンタクトを取るだけでも時間がかかります。チャットやメールで話しかけても気付いてもらえないケースも少なくありません。

また対面ではなく文字や声だけのやり取りになると、細かいニュアンスを伝えづらく、コミュニケーションが難しくなります。オフィスにいれば数分で解決する問題もテレワークにより数十分かかってしまう可能性があることが、長時間労働につながってしまうのかもしれません。

  • 今まで通勤に使っていた時間にも仕事ができてしまう

これまではオフィスまで通勤する時間もテレワークであれば仕事をすることが可能です。ずっと自宅にいると、就業時間以外でも仕事ができてしまうため、結果として長時間労働につながってしまいます。

テレワーク下の長時間労働で起きてしまう問題点

  • 生産性が低下する

オフィスで働くのに比べ、プライベートと仕事の区別が難しく、集中できないままに長時間労働が続けば、当然、生産性は落ちるでしょう。コミュニケーションを取るのに必要以上の時間がかかれば、それも生産性低下の要因となってしまう可能性が高まります。

  • 労働時間増加による離職率の増加

一般的に長時間労働が恒常化すれば、従業員満足度が下がり離職率増加につながります。これはテレワークでも同様で、長時間労働の恒常化が離職率増加の大きな要因となるかもしれません。

  • 残業を申告できずサービス残業になってしまう

テレワーク下の長時間労働で起きてしまう問題点のなかでも大きな問題となっているのがサービス残業です。前出の「テレワークに関する調査2020」によると、「残業代支払いの対象となる時間外・休日労働をしたにもかかわらず申告しないことがあったか」という問いに対し、65.1%が、「あった」と回答しています。

申告しなかった理由としては、「申告しづらい雰囲気だから(26.6%)」がもっとも多く、「時間管理がされていないから(25.8%)」「しなくても良いと思ったから(12.1%)」「上司に申告するなといわれたから(11.7%)」と続いています。

今回のテレワーク導入は緊急事態宣言発令によるもののため、最初の時点ではルール整備ができていないまま導入した企業がほとんどです。しかしすでに1年以上が過ぎている点を考えれば、サービス残業に関しては、その後もルール整備を怠っている企業側に問題がある可能性が高いといえます。

テレワークでの長時間労働を防止するための解決策

テレワーク下での長時間労働を防止するためには、企業側はもちろん、テレワークを行う社員自身もオフィスワークとは異なる点を意識して仕事をする必要があります。そこで具体的な問題の解決となる施策についてお伝えします。

  • テレワークに合わせた労務管理の導入

時間外労働や休日労働も含め、企業がテレワークを行う社員に合わせた労務管理の導入を行います。「テレワークの場合、常に在籍確認ができるわけではないため、成果物での評価に重点を置く」「勤務時間に関しては必ず申告をする」などテレワークに合わせた労務管理のルールを制定します。

  • テレワークでの業務プロセスの見直し

テレワークはオフィスワークとはいろいろと勝手が異なります。そのため、テレワークに合わせた業務プロセスの見直しも欠かせません。上司と定期的に面談を行いテレワークの問題、課題点を確認しながら、適切なテレワークの業務プロセスをつくっていく必要があります。

  • ペーパーレス化・文書管理の推進

テレワークをスムーズに進めていくためには、ツールの活用も欠かせません。特にペーパーレス化と電子文書の管理は重要なポイントです。「オフィスでなければ資料が確認できない」「ペーパーレス化をしたものの管理ができておらず必要な資料を探すのに時間がかかる」などのないよう、ペーパーレス化を進めると同時に電子文書の管理についても明確なルール決めが必要でしょう。

  • Web会議やチャットなどコミュニケーションツールの導入

テレワークのコミュニケーション問題解消には、Web会議やチャット、グループウェアなどのコミュニケーションツールの導入がおすすめです。メールと電話だけに頼るのではなく、自社に合った適切なコミュニケーションツールの導入がテレワークの長時間労働削減に効果を発揮します。

テレワークでの長時間労働削減には、「まるごと電子化」がおすすめ

テレワークでの長時間労働を防ぐには、テレワークを行う社員の意識を変える必要があります。しかし社員に意識改革を求めるだけでは大きな効果は期待できません。重要なのは企業側の「労務管理改善」です。まず現状の労務管理の課題を洗い出すための一手段として「業務プロセスの見直し」を行い、見直しの手段、見直し後の運用手段として、「ツールの導入」を進めていくのが効果的だといえるでしょう。

そこでおすすめなのが、NTT印刷の「まるごと電子化」です。例えば、テレワークで使うパソコンにAI業務分析を導入することで業務フローを可視化。作業効率を高め、長時間労働の削減にも貢献します。テレワークでの長時間労働にお悩みの際はぜひ、お気軽にご相談ください。

 

参照サイト:

業務効率化・働き方改革のお役立ち資料

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