文書管理

デジタル文書管理が困難な理由とその解決策を解説

2021/09/07

「プレゼン用に作成したスライドがどこにあるかわからない」「会議で使った資料を見返そうと思ったが保存場所を見つけられない」。紙文書のデジタル化により、業務効率は圧倒的に向上しています。しかし、「社内のファイルサーバー」「クラウドサーバー」「パソコンのローカルフォルダ」など、保存場所が増え管理しきれなくなっているケースも多いのではないでしょうか？

そこで今回は、複雑化した文書を効率的に管理し、デジタル化による本来のメリットとなる業務効率化や生産性向上を実現させるためのポイントをお伝えします。

　＜CONTENTS＞

　文書管理が適切に行われないことの問題点

　文書管理が適切に行われない原因は「情報の格納場所」の複雑化

　デジタル文書へのアクセスを効率化するためのポイント

　　文書管理に関するルールの策定

　　ツールの活用

　「文書管理ソリューション」で専門家の意見を参考に進めていくのがおすすめ

文書管理が適切に行われないことの問題点

業務効率化や生産性向上、そして、テレワークの導入などを目的に多くの企業が紙文書のデジタル化を進めています。しかし、紙文書をデジタル化しただけで、業務効率化や生産性向上が実現するわけではありません。重要なのはデジタル化した文書の適切な管理です。いざ必要になった際、どこにどの文書が保存されているかがわかり、すぐに取り出せるようにしておかなければ、かえって業務の非効率化を生んでしまいます。

2019年4月、オウケイウェイヴ総研が公表した、「社内業務に関する調査」によると、一般的な会社員は1日平均1.6時間を調べものに費やしています。また、調べものに時間を取られていると感じている社員がそれをストレスに感じているかという質問に対し、75.4%が、「とても感じている」「やや感じている」と回答。この調査は、社内文書を使って調べものをすることだけに対してのものではありません。しかし、社内での文書管理が適切に行われていれば、社内にある過去データや資料はすぐに見つけ出せます。結果として調べものにかかる時間やストレスも少なからず削減されるでしょう。

また、文書管理が適切に行われていないことのリスクとして情報漏えいも考えられます。社内での文書管理に関するルールが徹底されていなければ、社外秘のデータや資料を間違えて外部に送ってしまう可能性もゼロではありません。

「欲しい情報をすぐに見つけられず業務効率化が進まない」「情報漏えいリスクが増大する」など、文書管理ができていないことは企業にとって大きなマイナスとなってしまいます。

文書管理が適切に行われない原因は「情報の格納場所」の複雑化

紙文書のデジタル化はさまざまなメリットを生み出す反面、適切な管理を行わないと前項で挙げたような問題を引き起こす可能性を高めてしまいます。なぜ、デジタル化によって、「業務非効率」「情報漏えいリスク増大」といった問題が起きてしまうのか？　その原因の一つは情報格納場所の複雑化です。

冒頭で触れたように、デジタル化した文書の保存場所は「社内のファイルサーバー」「クラウドサーバー」「パソコンのローカルフォルダ」など一つではありません。そのため、探している文書がどこにあるのかわからず、探すのに時間や手間がかかってしまいます。特に共有すべき文書を特定のパソコンのローカルフォルダに保存したままの状態になれば、そのパソコンを使っている人以外は見つけることはできません。ほかにも次のような原因が考えられます。

部署やチームごとに文書管理方法が異なる

社内のファイルサーバーに保存してあったとしても、部署やチームごとに管理方法が異なればやはりすぐには見つけられないでしょう。さらに部署やチームでディスク容量がいっぱいになった際、複数のファイルサーバーを統合するのではなく、単純にディスク容量を増量することで解決するケースも少なくありません。その結果、さらに文書管理が複雑化してしまうのです。

不要な文書と必要な文書が混在している

紙文書であれば、目に見えて量がたまっていくため、こまめに整理しようという意識が生まれるかもしれません。しかし、デジタル文書の場合、量として目につきにくく、不要になってもそのまま放置される可能性も少なくありません。その結果、不要な文書と必要な文書が混在し、求めている文書の場所がわかりにくくなってしまうのです。

同じ内容でバージョン違いの文書が複数存在している

デジタル文書の大きなメリットは簡単に更新が行える点です。しかし、このメリットが文書管理においてはデメリットになってしまう場合もあります。それは、更新前の文書を削除せず、そのまま残してしまい、ほぼ同じ内容ながらバージョンが違うだけの文書が複数存在してしまう点です。これにより、どれが最新ファイルかわからず、見つけられたとしても古い情報を参照してしまうリスクが発生してしまいます。

デジタル文書へのアクセスを効率化するためのポイント

手間をかけずにデジタル文書へのアクセスを効率化するために必要な施策は大きく二つ考えられます。一つは文書管理に関するルールの策定。そして、もう一つはツールの導入です。ここではその二つのポイントの具体的な内容について説明します。

文書管理に関するルールの策定

文書管理の基本はルールの策定です。なかでも次の点に関しては自社の状況に合わせ厳格に策定する必要があります。

全社での共通した保存のルールを決める

部署やチームごとにルールが異なると、部署を横断したプロジェクトを行う際の文書管理が煩雑になってしまい、必要な文書が探せなくなります。そのため、ルール策定は必ず全社で共通のものでなければなりません。

不要なファイルと必要なファイルの見極め

不要なファイルと必要なファイルを混在させてしまうのも、必要な文書を探す際の手間を増やす原因です。そこで、保存期間が法律で定められている文書を除き、会議資料やプレゼン用のスライドなどは、一定期間の参照がない場合、専用のフォルダに移します。その後、さらに一定期間の参照がなければ削除するようにしましょう。

ファイル名を付ける際のルールを明確にする

例えば、「日付_ファイル名_バージョン数」といった形でファイル名を付ける際のルールを明確にします。また、ファイル名の後に修正した社員の名前を入れるようにすると、確認や問い合わせもスムーズになり、業務効率化につながるでしょう。

ツールの活用

文書管理をすべて手作業で行うのは非効率なうえ、ヒューマンエラーを起こすリスクも考えられます。そこで、デジタル文書の管理ツールの活用がおすすめです。前述したようなルールも管理ツールを活用すれば、削除漏れの防止や複数箇所に保存した文書の一括検索などが可能になります。

「文書管理ソリューション」で専門家の意見を参考に進めていくのがおすすめ

紙文書のデジタル化はさまざまなメリットを生み出すものの、やみくもにデジタル化を進めても効率化は果たせません。文書管理の最適化を行うためには、デジタル文書の特性を知り、「紙のままでよいものとデジタル化するものの仕分け」「必要な文書のデジタル化」「運用ルールの策定」「ツールの活用」などが重要なポイントとなります。

ただし、これまでデジタル文書の管理をしたことがない、したものの業務効率化がうまくいっていない例も少なくありません。そこで、おすすめなのが専門家の力を借りつつ、効率化を進めていくことです。NTT印刷の「文書管理ソリューション」は、お客様へのヒアリングを基に、文書情報管理士が最適なシステム構築と運用の実現のお手伝いを致します。すべてを自前で行うよりも迅速に必要な文書のデジタル化、自社に適したルールの策定などが行われるため、文書管理も効率化・最適化されます。デジタル文書の管理でお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください。

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