業務効率化

業務効率化対策として注目を集めるRPA。導入に失敗しないためのポイントとは？

2021/08/27

多くの業種で人材不足が慢性化している現在、従来のような生産性を実現するには業務効率化が欠かせません。業務効率化を進める対策としてツールの導入が考えられますが、そのなかでも大きな注目を集めているのが、データ入力や請求書作成などホワイトカラーの定型作業を自動化するRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）です。ただ、「導入したものの効果的な活用ができていない」「稼働させてみたが思ったような成果が出なかった」「そもそも数あるRPAのなかからどれを選べばよいのかわからない」などお悩みを抱えてはいませんか。今回は業務効率化対策としてのRPA導入の課題点と失敗しないためのポイントをお伝えします。

業務効率化に効果を発揮するRPAとは？

ロボティック・プロセス・オートメーションの略称であるRPA。業務の自動化というと、工場での製品組み立てや農場での農薬散布・収穫などを思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。しかし、RPAが自動化を行うのは、そうしたいわゆる労働集約型の業務ではありません。

RPAが自動化を行うのは、営業や経理、総務などホワイトカラーが行うオフィス業務です。機械学習や人工知能などを用いて、これまでは人間がパソコンを使って行っていた、「データ収集・入力・抽出・グラフ表示」「給与計算」「請求書の作成」などの定型・反復作業を自動化します。

RPAが業務効率化対策として大きく注目される理由

ホワイトカラーの業務効率（自動）化を実現するツールはこれまでもなかったわけではありません。例えば、マーケティング業務を自動化する、MA（マーケティング・オートメーション）や、営業活動で顧客管理やプロセス・スケジュール管理などの効率化を実現するSFA（セールス・フォース・オートメーション）ツールなどが代表的な業務効率化ツールです。

RPAが大きく注目される理由は、これらのツールでは実現できない、もしくは実現が難しかったことも実現する点にあります。具体的には次の通りです。

さまざまなツールとの連携が可能

これまでも営業管理ツールと顧客管理ツールを連携させられなかったわけではありません。ただ、ほとんどの場合、同じベンダーから提供されていることが条件であり、別のベンダーから提供されているツールの連携はできないものがほとんどでした。

そのため、部署によってそれぞれ最適なツールを導入し、後から確認したところ互換性がなく連携ができないといったケースも少なくありません。

一方、機種にもよりますが、RPAはベンダーの違いを問わずさまざまなツールを連携させての自動化が可能です。これにより部署をまたいだ業務効率化を実現し、生産性向上に大きく寄与します。

パソコンを使って行うほとんどの定型作業を自動化できる

経理管理ツールであれば経理に関する業務、SFAであれば営業に関する業務というように、これまでのツールは目的別に効率（自動）化できる内容が限定されているものがほとんどでした。

RPAであれば、パソコンを使って行う定型作業は基本的に自動化が可能です。一度ロボットを作ってしまえば、請求書作成も販売データの入力・集計もアプリケーション自体に変更がない限り自動で作業をします。そのため、より広範囲な業務での効率化が可能です。

働き方改革の実現にも大きく貢献する

政府が推し進める働き方改革。RPAはこの働き方改革の実現にも大きく貢献します。RPAは基本的に24時間365日作業可能であるため、休日や夜間の時間を効果的に活用できます。RPAにスケジュール機能があれば、毎日決まった時間に自動で作業を開始。従業員はより生産性の高い業務に集中できるようになります。

従業員が自宅にいてもRPAは自動で作業するため、テレワークの推進にも効果を発揮します。これまで育児や介護でオフィスに出社できずに退職せざるをえなかった従業員がそのまま継続して働くことができるようになり、働き方改革を進めていけるでしょう。

RPAの活用がうまくいかない理由とは？

さまざまなメリットをもつRPAですが、「導入したものの効果的な活用ができていない」「稼働させてみたが思ったような成果が出なかった」「そもそも数あるRPAのなかからどれを選べばよいのかわからない」などで、導入もしくは活用を断念してしまった企業も多いのではないでしょうか？

RPAを活用して成果を出すには、まずその特性を把握しておかなくてはなりません。

RPAには得意な作業と不得手な作業が存在する

前項でも説明したように、RPAはパソコンを使って行う定型作業の自動化をもっとも得意としています。従来のツールよりも広範囲の作業でも自動化できるため、大幅な効率化が可能です。

しかし、自動化できるのは定型作業や反復作業であり、次に挙げるようなイレギュラーが頻繁に起こる作業の自動化は得意としていません。

デザインや仕様が頻繁に変わるWebサイトやアプリケーションでの作業

競合他社のWebサイトから新商品のスペックや価格情報を収集するロボットを作っても、Webサイトのデザインが変わってしまうと自動でデータを収集できなくなります。頻繁にバージョンアップを行う作業は都度設定を変えなくてはならないため、RPAの利用は現実的ではないでしょう。

さまざまなフォーマットに対応させる必要がある作業

取引先ごとにフォーマットの異なる注文書を読み取り、自社の在庫管理システムで在庫確認を行うといった作業もRPAは得意ではありません。取引先ごとのフォーマットをすべて登録しなければならず、かえって手間になってしまいます。

例外的なことが頻繁に起こる作業

RPAが作業している間に、Windowsが表示したポップアップや、RPAが参照するサブシステムのメッセージが画面上で上に重なってしまって読めなくなってしまう場合や、入力桁数の超過や改行を含むデータの読み取りが例外的に発生する作業などもRPAの苦手とする作業です。

自社の課題が明確になっていない

RPAが大きな注目を集めているからといった理由だけで自社の課題を明確にしないまま導入してしまい、うまく活用できないといったケースも少なくありません。

この問題が起こる原因の多くは、業務の洗い出しをせずに導入を進めてしまい、業務プロセスとRPAのミスマッチが起きてしまうことにあります。これを避けるには、自社の業務を可視化させ、RPAに合った業務の洗い出しが必須です。この作業をなくしてRPAを使った業務効率化や生産性向上は難しいでしょう。

RPA導入・活用で成果を上げるには、NTT印刷の「働き方改革ソリューション」がおすすめ

RPAは企業に大きな成果をもたらすツールである一方、特徴や得手不得手をしっかりと理解していないと効果的な活用ができないことも確かです。特に、自動化できる作業に関して、得意とするもの、不得意とするものの把握は必須といえるでしょう。

また、導入時に関しても、自社のボトルネックを洗い出し、そのボトルネックにRPAが活用できるかどうか十分な検討が必要です。ただ、これからRPAの導入を検討している企業にとって、数あるRPAのなかから最適なものを選択し、さらに自動化のためのシナリオを作成するのは決して簡単ではありません。

そういったお悩みを抱えている場合におすすめしたいのが、NTT印刷の「働き方改革ソリューション」です。自社の業務改善点の抽出、RPAシナリオ作成のサポートにより、RPAの効果的な活用方法やシナリオ作成のお手伝いをします。RPA導入の検討をしている、活用方法に悩んでいるといった際は、ぜひお気軽にご相談ください。

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