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業務改善を実現させるための方法とは?

業務改善を実現させるための方法とは?

少子化の影響で、生産年齢人口(15~65歳)の減少が続いています。そのため、多くの業種では人手不足が慢性化し、業務効率化の重要性は年々高まる一方です。ただ、ひと口に業務効率化といっても、何から手をつければよいかわからず一向に効率化できないケースも多いのではないでしょうか。そこで重要になるのが現状の業務を可視化させ、課題を見つけ出す業務分析です。今回は、業務分析とはどういったものなのか、その概要から、具体的な分析方法、課題を見つけた際の解決方法などについてお伝えします。

業務分析の概要と課題解決に欠かせない理由

そもそも、業務分析とはどういったものなのでしょう。まず、業務分析の概要と、業務の課題解決に業務分析が欠かせない理由についてお伝えします。

業務分析とは?

業務分析とは、現在行っている業務を細分化し、可視化させ、業務を滞らせているボトルネックがどこにあるのかを特定するためのプロセスです。

業務分析が業務上の課題解決に欠かせない理由

業務上の課題解決に業務分析が欠かせない理由はいくつかありますが、基本的に漠然と探しても課題は簡単には見つからないでしょう。場合によっては見当違いな判断で必要のない業務の改善に手をつけ、かえって無駄が増えてしまうことも考えられます。

また、一つひとつの業務を連携させる部分にボトルネックが隠されている場合も少なくありません。そのため、業務全体で見てしまうと、本当のボトルネックが見つからない可能性が高まります。そうした意味で、できるだけ業務を細かいタスクに分けて可視化させる分析が必要です。

業務分析を正しく行えれば「手順を変える」「やり方を変える」「ツールを導入する」など、ボトルネックを解決するための検討も可能になります。

業務の無理・無駄をなくすために行う業務分析の手順

ではどういった手順で業務分析を行えばよいのでしょう。正しい手順で分析しないと、本当のボトルネックが見つけられないばかりではなく、必要のないツールを導入してしまうリスクも考えられます。

それでは、業務の無理・無駄をなくすための業務分析の手順を見ていきましょう。

  • 現状業務の細分化を行う

現在の業務をできる限り細分化し、可視化します。この部分を怠ってしまうと正しい業務分析ができず、解決策を見いだせません。可視化のポイントは業務のすべてを、「紙へ書き出す」「ホワイトボードに書く」「パソコン上で仕分けていく」などが考えられます。紙やホワイトボードに書き出す際は、付箋やマグネットなどを使うと、より視覚的にわかりやすくなるでしょう。

  • 現場の声を聞く

業務に関わっていない従業員だけで業務分析しようとしても、本当のボトルネックは見えてきません。いかに可視化したとしても、実際に業務を行っている当事者でないとわからないことが多いため、可視化した業務分析結果へ現場の声を反映させていきます。

  • ボトルネックの解決策を検討する

徹底的に業務の棚卸しを行い、分析を進めていくと、業務を滞らせているボトルネックが見えてきます。そこまで進んだら、「手順を変える」「やり方を変える」「ツールを導入する」などから最適な対策を検討し、それぞれ実行します。

ツールの導入が必ずしも業務効率化、業務改善につながるわけではない?

業務改善の方法は一般的に、「手順を変える」「やり方(アプローチ)を変える」「ツールを導入する」の3つに分けられます。

ITの進化により、日々新たな業務ツールが生まれており、効果的に活用すれば、ほかの方法に比べ大きな成果が見込めるのは間違いありません。例えば、ホワイトカラーがパソコンで行う定型業務の自動化を行うRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)。業務内容によっては、これまで人の手を使い何時間もかけていた業務をほんの数分で終わらせることも可能なため、大幅な時間短縮が可能だとして注目を集めています。加えて、手作業を減らすことで、ケアレスミスの減少にもつながります。

しかし、ツールを導入さえすれば課題が解決するわけではないのも確かです。なぜ、ツールの導入だけでは課題解決につながらないのか、その主な理由としては次の点が挙げられます。

  • 社内にツールの効果的な活用ができる人材がいない

業務改善、効率化を実現するツールはいくつもあります。例えば、上記で紹介したRPAは今最も注目を集めている業務効率化ツールといっても過言ではないでしょう。しかし、RPAを導入したとしても、AI(人工知能)が自ら自動化を進めてくれるわけではありません。RPAに操作を覚えさせるための人材がいなければ、思ったような成果は得られません。

このように、導入したものの効果的に活用できる人材がいなければ、いかに便利なツールであってもその性能を十二分に生かせず、業務改善、効率化は実現しないのです。

  • 互換性の問題から、かえって業務が複雑に

営業管理ツールや経理業務を自動化する会計ソフトなど、それぞれ単独で活用しても大きな効果を発揮するツールもありますが、業務によっては、部署をまたがっているものも少なくありません。そこで重要となるのは、それぞれのツールの互換性です。

新たに導入したツール同士や、元々使っていたツールと新たに導入したツールに互換性がなく、「データの引き継ぎができない」「一部を手動で行わないとツール同士の連携ができない」などのトラブルが起これば、かえって業務が複雑になってしまう場合があります。

  • 導入する必要のないツールを導入してしまう

手作業でやってもツールを使ってもそれほど手間、時間が変わらない業務に、ツールを導入しても意味がありません。あくまでも、改善効果が見込めるとしっかり判断したうえでツールを導入することが重要です。話題になっているから、営業担当者にすすめられたからといった理由だけで導入してしまうと失敗する可能性が高まります。

ツールの導入は、業務改善、効率化はもちろん、うまく活用すればリモートワークの実現にも大きな効果を発揮します。しかし、やみくもに導入しても失敗する可能性が高まるため、既存ツールとの相性、新しいツールの機能や性能などについて時間をかけ、十分に精査することが重要です。

適切な業務分析の実施が業務の課題解決につながる

業務分析を成功させるためには、業務の棚卸しを行い、徹底して業務のボトルネックを見つけ出す必要があります。ポイントは2つ。「業務の細分化・可視化を何度も行う」「現場の声を聞く」です。基本的にはこの2つのポイントの実行で解決する可能性が高まります。

しかし、業務分析は一朝一夕で実現するものではありません。人手不足の中で業務分析だけに時間をかけていてはその他のタスクに支障が出てしまいます。そこで2つのポイントを押さえたうえで、「それでも解決しない」「解決には時間がかかりそう」といった際におすすめしたいのが、「外部の専門家に依頼する」です。

専門家の力を借り、効率的に業務分析を進めていけば、解決までの時間が短縮される大きなメリットもあります。NTT印刷では、業務の課題解決に貢献する、「働き方改革ソリューション」を提供しています。業務分析が思ったように進まない際は、ぜひご相談ください。

参照サイト:

業務効率化・働き方改革のお役立ち資料

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