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テレワーク中の出社を減らすために欠かせない業務の電子化

テレワーク中の出社を減らすために欠かせない業務の電子化

2021年1月、昨年に続き2回目の緊急事態宣言が発令され、テレワークを継続している企業も多いのではないでしょうか。しかし、テレワーク中でありながらも出社しなければならないケースも少なくありません。その理由はさまざまですが、出社を減らす対策として、業務の電子化も有効です。そこで、今回は業務の電子化を進め、テレワーク中の出社を減らすためには何をするべきかについてお伝えします。

テレワーク中に出社しなければならない理由とは?

2回目の緊急事態宣言、テレワークの実施率は?

東京商工会議所では、2021年2月25日に中小企業のテレワーク実施状況に関する緊急調査の結果を公開しました。この結果によると、2021年1月に発令された2回目の緊急事態宣言でテレワークを実施した企業の割合は前回の緊急事態宣言と比較して1.1ポイント減の66.2%でした。

小売業や運輸、製品の製造といったテレワークが難しい業務があることを考えれば、66.2%は必ずしも低い数字とはいえないでしょう。

 

テレワーク中にもかかわらず出社する社員が増加

テレワーク自体は、業務効率や生産性を落としてしまう業務形態ではありません。では、業務効率を落としてしまう要因とは何でしょうか。

freee株式会社が2020年12月10日に発表した「テレワークに関するアンケート調査第二弾」。このなかの、「テレワークで働いている際に、出社する頻度」についての結果を見てみましょう。

この調査は同年4月にも行われていますが、月に2~3回以上、オフィスに出社する割合は、4月の76.7%から82.6%(10月)と5.9ポイント増加。特に「ほぼ毎日」という回答は4月が16.3%だったのに対し、10月は24.3%と大幅に増加しています。

テレワーク中に出社せざるをえない理由とは?

前出のfreee株式会社の調査で、「テレワークを許可されているが出社が必要な人の理由」の多かった回答は次のとおりです。

  • 取引先から送られてくる書類の確認・整理作業(38.4%)
  • 取引先の来社対応(30.9%)
  • 行政から送られてくる書類の確認・整理作業(25.3%)
  • 社内ミーティング(25.0%)
  • 契約書の押印作業(20.9%)

上位5位までで、実に3つが紙の書類の確認、押印作業によるものという結果になっています。4月と比較して減っているのは「契約書の押印作業(0.9ポイント減)」のみで、それ以外はすべて増加という結果です。このことからも「紙の書類」がテレワーク中の出社を増やしている原因と考えられるでしょう。

出社する頻度も含め、4月に比べて10月の調査でこれらの数字が増加している理由として、freee株式会社は「企業のオフィス出社再開が増えていることが影響している」と指摘しています。つまり、緊急事態宣言が解除されたため、自社がテレワークを継続していても、他社がテレワークをやめてしまえば、来社対応が増加します。送られてきた紙の書類の確認をオフィスで行う回数も増え、4月よりも10月のほうが各調査項目の数字も増加していると考えられます。

この結果から、今回、2回目の緊急事態宣言が解除されれば、また同様の流れになるのは明白です。紙の書類の扱いを変えない限りは、テレワークを継続したとしても、オフィスに出社する頻度は増えてしまうでしょう。

テレワーク中の出社が増加する要因は「紙の書類」を扱う環境が変わっていないこと

前項で挙げた調査結果を見ると、「取引先の来社対応」「社内ミーティング」もWeb会議システムを活用すれば、必ずしも出社しなければならない業務ではありません。ただし、コミュニケーションを伴う業務は、すべてをオンラインで済ませようとすると、かえって業務非効率や生産性低下につながる可能性もあるため、ある程度の出社もやむをえないといえます。

では、それ以外の要因である、「紙の書類」の扱いはどうでしょうか。紙の書類の確認や押印といった業務は基本的にコミュニケーションを伴う業務ではないため、単純に自宅からオフィスまでにかかる移動時間や交通費が無駄になってしまいます。オンライン上ですべてを済ませられるのであれば、そのほうが業務効率化、生産性向上につながるのは間違いないでしょう。会社として、テレワークは導入するものの、資料は紙を使い続けるのであれば、今後もテレワーク中の出社をなくすのは難しいのかもしれません。

テレワーク中の出社を減らすためのポイントは紙の書類の「電子化」

テレワーク中の出社が増加してしまう要因が「紙の書類」の扱いであることがわかりました。これを解決する方法としては、紙の書類の電子化がもっとも効果があります。しかし、単純に紙の書類をすべて電子化すればよいかといえばそうではありません。そこで、どうやって業務の電子化を進めていけばよいのか、そのポイントについて説明します。

  • 電子化すべき紙の書類を見極める

企業で扱うすべての紙の書類を一気に電子化するのは、非効率であるのに加え電子化を行うコストも増加します。テレワーク中の社員が出社しなければならなくなる紙の書類にはどういったものがあるのか、各々の会社で電子化を優先する紙の書類を明確にし、まずはここから電子化を進めていきます。

  • Web会議で活用する紙の書類の電子化

コミュニケーションを伴う業務は、例えば数回に1回は出社して行ったほうが生産性が上がる可能性が高いと先述しました。しかし、Web会議と出社して行う会議の効率が同等なのであれば、その回数をできるだけ減らしたほうがテレワークを推進できます。

また、Web会議で使う資料が紙であれば、それを印刷したり確認したりするために出社しなければなりません。Web会議であるのにもかかわらず出社するのでは、Web会議を導入した意味がありません。会議のあり方も率先して電子化への移行を進めるべきでしょう。

  • 電子文書管理システムやクラウドサービスの活用

電子化した紙の書類をメールでやり取りすると、誤送信による情報漏えいリスクが高まります。また、メールボックスでの管理はいざという時に必要な資料を見つけるのに時間がかかり非効率です。紛失のリスクも高まるでしょう。そこで、電子化を進める場合は、電子文書管理システムやクラウドサービスを導入し、電子化した資料を管理できるようにすることが有効です。

  • 電子化を進めるための専門家に依頼する

紙の書類の電子化はいきなり始めようとしても、なかなかうまくはいきません。また、迅速に進めるのは重要ではありますが、ある程度、精査をしてから始めないと無駄な労力とコストばかりがかかった挙句に失敗に終わってしまう可能性も考えられます。

そこで、業務の電子化を進め、テレワーク中の出社を減らすためには、専門家の力を借りるのもひとつの方法です。

例えば、NTT印刷が提供する「テレワーク推進ソリューション」では、文書の電子化を進めるのと同時に、社員のPC操作ログの集計により、テレワークで把握が困難になる社員の働き方を可視化させます。その結果、電子化による効率化に加え、オフィスで働いている時と同様の業務管理を実現。テレワーク導入の推進に大きく貢献します。

テレワーク中の出社を減らすための電子化が結果として生産性向上にも貢献する

前述の調査結果でもわかるように、テレワークを導入している企業であっても、ほとんどの社員はテレワーク中にオフィスに出社して業務を行っています。これでは、業務効率化や生産性向上が期待できないうえ、そもそもテレワークを導入した目的のひとつでもある、新型コロナウイルス感染防止も実現しません。そのため、テレワーク中の社員ができる限り、出社せずともオフィスにいる時と同様の業務をできるように改善する必要があります。

そこで、ポイントとなるのが、業務の電子化。ただし、やみくもに電子化を進めるのではなく、テレワークの妨げになる業務を洗い出し、そこから順々に進めていかなくてはなりません。

NTT印刷では、「テレワーク推進ソリューション」として、テレワーク推進の課題や不安の解決に大きく貢献いたします。テレワーク中の社員ができるだけ自宅で業務に集中できる環境を構築することも、企業が取り組むべき課題のひとつといえます。

参照サイト:

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