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企業のデジタル施策推進に欠かせないペーパーレス化の重要性

企業のデジタル施策推進に欠かせないペーパーレス化の重要性

新型コロナウイルスの感染拡大により、ビジネス面で負の影響が強く出ています。一方、コロナ禍をきっかけに大きく業務の転換を図ろうと考えている企業も少なくありません。そのひとつがデジタル施策の推進です。これまでなかなか普及が進まなかったテレワークを導入する企業が増えたこともあり、この流れは今後さらに発展していくと予測されます。そこで、今回はデジタル施策を進めていくうえで欠かせないペーパーレス化について、重要性やメリットをお伝えします。

新型コロナウイルスの感染拡大により明らかになった企業の課題

2020年10月末に財務省が発表した「全国財務局管内経済情勢報告」によると、新型コロナウイルスの感染拡大によって浮き彫りになった企業の課題として最多だったのが販売や事務処理の「デジタル化・オンライン化へのさらなる対応(55.6%)」です。

具体的には、「対面営業・販売への過度な依存」「Web会議などの社内インフラの未整備」「紙ベースでの事務手続き(契約、商品発注など)」が挙げられています。

また、感染拡大の防止策として、2020年4月7日に国が発令した緊急事態宣言により、多くの企業がテレワークを導入しました。しかし、十分な準備ができないまま導入した企業も多く、テレワークでは十分な業務が行えず結果的にオフィスに出社するケースも少なくありませんでした。その最大の理由は「取引先から送られてくる書類の確認・整理作業」、次いで「社内ミーティング」「請求書など取引先関係の書類の郵送業務」、「契約書の押印作業」です(2020年4月13日「テレワーク」に関するアンケート調査 freee株式会社調べ)。この結果からは、取引先が紙の書類を使っているため、自社だけでペーパーレス化を進めても根本的な問題解決にはならないという側面も明らかになっています。

さらに2020年9月に株式会社帝国データバンクが発表した「新型コロナウイルス感染症に対する企業の意識調査(2020年8月)」において、回答企業の75.5%が新型コロナウイルスをきっかけにデジタル施策を推進すると回答。取り組み内容で多かったのは、「オンライン会議設備の導入」「テレワークなどリモート設備導入」「ペーパーレス化の推進」でした。

これらの結果から見えるのは、どれもビジネスのデジタル化への対応の遅れです。テレワークやオンライン会議、ペーパーレスなど一部の企業では以前から取り入れられていたものの、多くの企業では整備が進んでいませんでした。それが今回の新型コロナウイルス感染拡大によって、デジタル化に対応している企業としていない企業の差が明確になったといえます。

ペーパーレスがデジタル化推進に欠かせない理由

2021年1月現在、緊急事態宣言が再度発令されるなど、新型コロナウイルスの終息は未だ見えない状況です。2020年5月、厚生労働省では、新型コロナウイルス感染症専門家会議からの提言を踏まえ、「新しい生活様式」の実践例を公表。このなかで、「テレワーク」「オンライン会議」など働き方の新しいスタイルを提示しました。

働き方の新しいスタイルに沿って企業活動を続けていくためには、今以上にデジタル化を推進していく必要がありますが、そのためにはペーパーレス化が欠かせません。その理由としては次の点が挙げられます。

業務効率化

新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、テレワークといっても、ほとんどが在宅勤務となっています。しかし、ペーパーレス化が行われていないと、資料の確認のためにオフィスに出社しなければならず、その都度、業務が滞ってしまいます。これはWeb会議でも同様で、会議に使う資料を毎回、オフィスに受け取りに行く必要が生じていてはWeb会議の意味がありません。

また、ペーパーレス化は経理業務の効率化にも効果を発揮します。紙の請求書の場合、印刷、封筒詰め、郵送と多くの手間を要します。企業規模にもよりますが、毎月100通以上の請求業務を行う企業であれば、それだけで多くの人手と時間がかかってしまいます。

しかし、ペーパーレス化を行えば、それらの手間が省け大幅な業務効率化が実現。さらに郵送の手間がなくなれば、これまでより早く請求書を届けられるようになり、取引先の業務効率化にも貢献します。

経費削減効果

新型コロナウイルス感染拡大による業績悪化で、経費節減やオフィス縮小を余儀なくされている企業も少なくありません。ペーパーレス化はオフィスに出社する頻度の削減に加え、紙文書を保管する書庫を不要にし、オフィスの省スペース化にも貢献します。

また、前述したように請求書発行業務のような紙文書の処理がなくなり、印刷代、封筒代、郵送代といった細かい経費も削減可能です。さらに紙文書が関わる多くのルーティンワークが効率化され、その時間を本来の業務に向けられるようになり、生産性向上も期待できます。

ペーパーレス化成功のポイントは専門家の意見を取り入れること

ペーパーレス化はデジタル化を推進するうえで欠かせないものではありますが、すぐに実践しようと思っても、何から行えばよいかがわからず、結局、前と変わらないといったことになりがちです。そこで、おすすめは、専門家の協力を仰いだうえで進めていく方法です。

NTT印刷の「まるごと電子化」では、オフィス内に存在する紙文書の電子化、保管・廃棄を効率的に行い、書庫スペースの有効活用や文書紛失リスクの削減をサポートします。具体的な流れやポイントは次のとおりです。

  • 文書の整理

紙文書削減でもっとも困難なのが、電子化する文書と紙のまま残す文書、もしくは廃棄する文書の選択です。なかなか仕分けが進まず、そのまま電子化をやめてしまう企業も少なくありません。しかし、「紙文書削減ソリューション」であれば、NTT印刷による文書管理支援のもと、電子化する文書と紙のまま残す文書のスムーズな仕分けを可能にします。

  • スキャニングやデータエントリー・電子化データ納品

スキャニングやデータエントリー作業による電子化を行い、電子化したデータを納品します。

  • 紙文書の外部保管も検討すべき

仕分けの結果、紙媒体で残すべきと判断した文書の保管は外部に委託することも検討してみましょう。社内の書庫スペースを減らし、オフィススペースの有効活用が実現します。

「まるごと電子化」は、特に大量の紙文書を保有している、紙文書の検索に時間を費やしている、紙文書の倉庫保管費用を削減したいなどの悩みを抱えているかたにおすすめのソリューションです。

ペーパーレスは、まず“隗より始めよ”

本文で取り上げた「『テレワーク』に関するアンケート調査」のなかで、テレワーク中にオフィスに出社する一番の理由は「取引先から送られてくる書類の確認・整理作業」でした。この結果からわかるのは、取引先が紙の書類を使っているため、自社だけでペーパーレス化を進めても根本的な問題解決にはならないという実情です。

しかし、今回の新型コロナウイルス感染拡大の影響で、多くの企業が従来の働き方を改めていくなか、いつまでもデジタル化に着手しないままでは、確実に取り残されてしまうのは間違いありません。他社が実践していないから自社でもやらないではなく、取引先とも相談のうえ、まずは自社からペーパーレス化に着手していくことが、デジタル化実現の第一歩です。

ペーパーレス化の進め方のポイントは、隗から始めることです。全体を見つつ、請求書や見積書など、すぐに進められるものから始め、徐々に拡大していくとスムーズに進むでしょう。自社での実施にお悩みがあれば、ぜひ、NTT印刷の「紙文書削減ソリューション」のご利用をおすすめします。

参照サイト:

 

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