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オフィス移転時に欠かせない文書管理を効率的に行うポイント

オフィス移転時に欠かせない文書管理を効率的に行うポイント

長年の紙文書ベースでの業務慣習から、なかなか電子化に踏み切れない企業も多いことでしょう。しかし、ワークライフバランスの実現や緊急時のBCP(事業継続計画)対策などの側面から、テレワークが増加し、電子化への流れが加速しているのは間違いありません。新年度に向けて、オフィス移転をきっかけに文書管理を進めようと検討している企業も多いのではないでしょうか。そこで、今回はオフィス移転時に文書管理を効率的に行うポイントについてお伝えします。

2020年、オフィス移転が増加した背景

2019年12月に森ビル株式会社が発表した「東京23区オフィスニーズに関する調査」では、オフィススペースの新規賃借予定がある企業は27%で、2015年の22%から少しずつではあるものの増加傾向にあります。ただし、これは2019年のデータ(※1)です。そのため、移転の理由も「新部署設置、業容、人員拡大」「立地の良いビルに移りたい」「1フロア面積が大きなビルに移りたい」など、いかにオフィスで快適、かつ効率的に働くことができるかを考慮したものです。しかし2020年以降、その前提が大きく覆されています。2020年のオフィス移転にある背景には、これまでとは異なる次のような点が見られます。

新型コロナウイルス感染拡大の影響

2020年のオフィスのニーズに大きく影響したのが、新型コロナウイルスの感染拡大です。同年4月7日に国が緊急事態宣言を発令し、それをきっかけに全国で多くの企業がテレワークを導入しました。そして、緊急事態宣言が解除された後も、新型コロナウイルスは終息することなく、大企業を中心にテレワークはひとつの業務形態として定着しつつあります。そのため、必ずしもオフィスを交通の便の良い場所に設置する理由がなくなってきています。

オフィス縮小の流れ

2019年の調査では、移転を予定している企業の65%が業績好調からオフィス面積の拡大を予定していました。しかし、2020年は新型コロナウイルス感染拡大を受け、旅行や出張の自粛、飲食店の時短営業などでレジャー、飲食業に関連する多くの業種で業績が悪化。テレワークの増加もあり、移転を予定している企業の33%がオフィス面積の拡大を予定する一方で、42%がオフィス面積の縮小を予定しており、オフィス拡大よりも縮小を検討する企業が増加し、オフィスは縮小しての移転というのがひとつの大きな流れとなっています。

(※1)同社の2020年の調査データはこちらをご参照ください。

オフィス移転時の文書管理の必要性

業績が悪化した企業は、改めて業務の見直し、改善を図り業務効率の向上を目指す必要があります。オフィス移転は、業務見直しのチャンスでもあります。特にオフィス縮小による移転の場合、業務のスリム化はもちろん、物理的な荷物のスリム化を行う絶好の機会といえるでしょう。そこで、業務、荷物それぞれのスリム化のポイントを説明します。

テレワークのさらなる推進

業績効率を向上させていくためには、人件費を抑えるのではなく、今いる人材を生かし、生産性向上を実現することが重要です。しかしオフィスを縮小して移転する場合、これまで通りの業務形態をとっていると、狭いオフィス空間の中での業務効率は落ちてしまう可能性もあります。そこで、テレワークを今以上に推進し、オフィスと同様に快適な業務ができるよう改善します。

フリーアドレスの導入

これまでよりもオフィスを縮小し、テレワークを今よりも増やした場合、従来のオフィスレイアウトでは未使用の無駄な部分(スペースや机、椅子、個人ロッカーや固定電話など)が増えてしまいます。そこでフリーアドレスを導入し、省スペースでも効率的に働くことができる環境整備を行います。勤務しながらではなかなか難しいレイアウト変更ですが、オフィス移転時であれば大胆な変更も可能なため、大きなチャンスといえるでしょう。

フリーアドレスを導入する場合、自分の荷物は最小限に抑えなければなりません。必然的に紙文書はできるだけ電子化し荷物を最小限にしないと、スペースのひっ迫や、紙文書を探索するなどの余計な稼働が発生し、本来の主業務は進まなくなってしまいます。

紙文書の電子化

テレワークの推進、フリーアドレスの導入の両方を成功させる最大のポイントは紙文書の電子化です。2020年5月、ペーパーロジック株式会社が全国の自治体職員に対して実施した「新型コロナウイルス環境下の行政・自治体の業務量と書類電子化に関するアンケート調査」によると、緊急事態宣言後、書類対応のために41.6%の職員が10回以上も出勤したと回答しています。紙文書での対応が多い自治体に対するアンケートではありますが、民間企業でも書類の発送・整理作業や、押印のために出社せざるを得なかった人も多く見られたようです。これでは業務効率化が進まず、生産性向上も望めません。

テレワークやフリーアドレスの導入は、オフィスを縮小した場合だけではなく、拡大した場合であっても欠かせない施策のひとつです。なぜなら、デジタル化の波は今後さらに進んでいくうえ、BCP対策として、地震や災害など万が一に備えてどこでも業務ができるようにするための施策は必須となるからです。そして、これらの施策を実現させるためには、紙文書を電子化し、クラウドによる電子化文書の管理を徹底させる必要があります。これもまた、オフィス移転時に行うのが最適なタイミングだといえるでしょう。

オフィス移転時の文書管理は経験豊富な専門家に依頼するのがおすすめ

オフィス移転時はやるべき業務も多く、紙文書の電子化、テレワークの推進などを同時に進めていくのは非常に困難です。そこで、そうした業務は外部の専門家に依頼するのもおすすめです。

NTT印刷の「まるごと電子化」では、オフィス移転時の文書整理やテレワーク導入に関するソリューションの提供を行っています。

  • 移転対応・文書管理ソリューション

移転による荷物のスリム化を行うため、事前のヒアリングをもとに文書の仕分けを支援します。そのうえでスキャニングした電子データと、既存の電子化文書を一括して文書管理システムで管理いただけます。電子化せず紙文書での保存が必要と判断した書類は、紙による保存や保管もご提案いたします。

ポイントは、事前のヒアリングによる適切な文書の電子化や保管・廃棄の実現により、移転先スペースの有効活用を可能にする点です。そして、文書管理システムの導入・運用により、文書の検索性を向上させ、業務効率化を進めます。

  • テレワーク推進ソリューション

テレワークに欠かせない紙文書の電子化を進め、文書管理システムを導入し、自宅からの文書閲覧を可能にします。また、同時にAI業務分析を導入することにより、従業員のPC操作ログ集計を実施し、テレワークで把握が困難になる従業員の働き方を可視化させ、業務管理や効率化をサポートします。

IT化による業務改革が避けられない今、まず手をつけるべきは文書管理

文書管理は、これまでの膨大な量の紙文書を一つひとつ確認しながら進めていかなくてはならないため、オフィス移転時は絶好のチャンスとはいえ、大きな手間と時間がかかることから、結局は従来のまま変えられないといった結果にもなりがちです。

しかし、IT化の波が進み、少しでも早く取り組まなければ企業として競合他社から取り残され生き残っていけなくなる可能性も高まります。そうした意味では、今回の新型コロナウイルス感染拡大もひとつのきっかけとし、テレワークの推進に合わせ、文書管理にも手をつけるべきだといえます。

もちろん、社内だけですべてを行うのは簡単ではないため、NTT印刷の「テレワーク推進ソリューション」「文書管理ソリューション」「移転対応ソリューション」の効果的な活用をおすすめします。豊富な経験と情報を提供し、オフィス移転と同時に業務改革ができるようサポートします。参照サイト:

 

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