少子高齢化が加速する日本では、国内市場の縮小に向かってビジネス環境の厳しさがなお一層増すことが予想されます。競争に打ち勝つには、堅実で強靭な企業体質をつくることです。そのためには現状の業務を分析し、直すべきところが見つかれば、業務の改善や改革を行っていく必要があります。ただ、改革の前段となる現状の業務分析と課題抽出が、実は一番やっかいな仕事でもあります。その課題の手助けとなるのが、AIの力を使った業務分析です。業務改革や分析における課題からAI業務分析の効果までを見てみましょう。

すぐにでも着手したい業務改革

改めて、なぜ業務改革が必要なのかを整理します。

厳しさを増していく企業間競争、その背景

総務省統計局の調査によると、日本は2005年以降、人口減少の局面に入りました。それまでは、少しずつではありましたが人口が増加傾向にあったため、企業は緩やかな追い風のなかでビジネスをしてきたことになります。それが一転、国内市場は縮小傾向となるために、内需中心の企業にはマイナスに働きます。さらに近年、消費者のニーズは細分化し、それぞれのマーケットは小さなものとなり、変化も激しくなっています。

このようなビジネス環境の変化に合わせ、売り上げの拡大や維持のためには、新しい市場への参入も視野に入れた経営が必要です。その結果、異業種の参入事例などが増え、業界間のボーダーが低くなったため、全体として競争は激化していくことになりました。 

求められる業務改革 

厳しい環境下で競争に打ち勝つには、変化が激しいビジネス環境への対応力、イノベーションを起こしやすい組織や企業体質への変革が求められます。その下地となるのが、コスト圧縮を着実に果たし、資金的な余力を確保できる新しい体制や業務プロセスです。業務の無駄を減らし、従業員がコア業務へ従事できる時間を増やすことで、資金的にも人材的にも余力が生まれ、ビジネスにおける俊敏さと応用力のある企業体質となることができます。この基本的な業務や組織の体制を確立するために、業務改革が求められます。

進まない業務改革

現在のビジネス環境で競争に打ち勝つために業務改革が重要なのは上述した通りですが、多くの会社で思ったように業務改革が進んでいないという実情があります。その理由について、解説していきます。

業務改革が進まない理由は、課題やテーマが見つからないから？

まず、なぜ業務改革が進まないのでしょうか？業務改革の必要性を十分に理解していても、なかなか進まないという現実があるのは、改革のテーマがはっきりしないことが原因かもしれません。将来的な不安がありつつも現状の業績に大きな下降や損失がなければ、面倒な業務改革をしなくても努力でなんとかなるだろう、と腰が重くなります。真剣に取り組んだとしても、課題やテーマの設定を誤れば改善が改悪になってしまうこともありえます。失敗について意識しすぎると、批判を避けるために課題を先送りし、リスクを避ける選択になってしまいます。

業務改革への取り組みに本腰を入れるには、適切な業務分析によって改善・改革の目標を定めることです。目的が明らかになっていれば、失敗するリスクを減らすことができます。

業務の改革において重要なことは、的確な調査と適切な分析、それに従ったプランと実行力です。 

 

業務改革のセオリー

業務分析は、現状ある業務のすべてを把握する「業務の棚卸」と、それらの動きや無駄な部分までを把握できるように「業務の可視化（見える化）」を行うのが大原則です。全体像についてその動態を把握しないままに業務改革を進めることはできず、できたとしても思いつきの改革や、効果の期待できないものに終わってしまいます。

どのような業務が存在するかまでは、時間と労力をかければリストアップすることは可能でしょう。問題は、その工数や労働時間などの把握です。万が一誤ってこの工数が過小評価されて報告されていたらどうでしょう。負担の少ない業務として、業務改革の対象からはずれてしまうことがあるかもしれません。つまり、業務の作業量や負担を把握する具体的かつ正確な方法の確立は、実は意外と難しいものです。

現状、各企業で行われている業務分析の一般的な方法は、関連部署の管理者やスタッフの労力を使い、エクセルやワードなどに業務の一覧とその目的、関わっている担当者に作業時間を報告してもらうやり方です。ただ、手作業では正確性という面からは疑問が残るため、人海戦術に頼った業務全体の把握以外に、何か新しい手法やツールを見つけなければなりません。

自社だけで業務分析するのではなく、専門のサービス会社をパートナーに迎え入れることも考えられます。ただ、コンサルティング会社に依頼するのは高額になることもあり、予算の制約がある場合は負担が大きくなるかもしれません。

短期・正確、かつ簡単にできるAIによる業務分析で解消

何を改善するべきか、どこに改革の手を入れるべきかがわかれば、業務改革は進みます。しかし、上述したようにその前の業務分析が難題として立ちふさがります。

全社の現場参加や求められるスキルが不足していても業務分析が可能なAI

そこで画期的な解決方法のひとつが、AIを使った業務分析ツールの活用です。従来は現場のスタッフや管理者が業務のすべてをリストアップし、作業量を数値で把握する作業が必要でしたが、AIによる業務分析は、それらの煩雑な作業をソフトウェアが実施し、簡素化してくれます。 

数値で把握できるため、課題やテーマ選定の確実性が高い

人の手による業務分析で難しいのは、思い込みや過去の経験値を排除しての公平な数値化です。その点AIによる業務分析ならば、すべてを数値で把握し、分析することになるため、人間の曖昧な判断や経験値を排除することができます。業務分析のなかで、もっとも難しくスキルの必要な部分をソフトウェアの力で処理することで、業務改革の課題やテーマ選定の確実性が上がります。

短期間で、実際の改革着手へ進むことができる

またもうひとつのメリットは、業務分析に参加する人手と労力を削減できること、さらに導入も簡単で分析期間も短くてすむことが挙げられます。例えばNTT印刷の提供する『まるごと電子化（AI業務分析）』は、従業員の使うパソコンの操作ログを自動的に入手し、それをもとにAIが業務の可視化や分析を行うという手法です。日常の業務を続けながら、従業員の活動が可視化でき、そのなかから改革のポイントを見つけ出すことができます。

ツールの導入は、業務分析の対象となるパソコンに専用のソフトウェアをインストールするだけ。短期間で負担が少なく、業務分析が実現できます。

課題やテーマが見つかれば改革は進む、AI業務分析が推進役に

業務改革に限らず、一般的に何事もまず着手してみることが重要です。しかし事前の分析なくして業務改革にすぐ手をつけるのは、複雑化する昨今のビジネス環境ではリスクが大きいといわざるを得ません。特に、変化の多い今の時代に思い込みや過去の経験値に頼りすぎると、改善ではなく改悪になってしまうこともあります。そこでまずは冷静な視点による業務の現状分析からはじめるのが鉄則です。

業務改革の前提となる現状分析をAIで行えば、従業員の負担も少なく、さらに短期間でデータに基づいた確実なものとして実行できます。まずはAIによる業務分析から進めてみてはいかがでしょうか。