テレワーク

「ワーケーションなんて絶対無理！」という会社はビジネスにも弱い？

2021/01/28

「ワーケーション」という言葉をよく耳にするようになりました。リゾート地など旅先で休暇を過ごしながら仕事もこなしてしまうという働き方ですが、「休日出勤と同じ」「遊びながら働くなんて不真面目」「うちの会社には関係ない」とお考えの方も多いと思います。しかし、ワーケーションをするかしないかはさておき、それが実現できる環境は、企業にとっても働く側にとっても利点が多くあります。

＜CONTENTS＞

　ワーケーションの「なぜ？」とその将来

　　ワーケーションとは

　　ワーケーションは将来的に経営にもプラス

　ワーケーションできる環境は生産性やBCP対応にも優れている

　　「柔軟な働き方＝生産性が高い」にならない社風とは

　　柔軟な働き方が可能な環境は、高生産性を約束

　　書類の電子化、導入への3ステップ

　　テレワークだけでなくBCP対応も含めた構築を

　ワーケーションできる環境が生産性も高める、そのための電子化

ワーケーションの「なぜ？」とその将来

そもそも「ワーケーション」とはどのようなものなのでしょうか。

ワーケーションとは

ワーケーション（Workation）とは、「Work（仕事）」と「Vacation（休暇）」からなる造語です。休暇を過ごしながら仕事をするという新しい労働形態で、2000年ごろにアメリカで生まれたとされ、多様化する働き方のひとつとして、現在では世界中に広まっています。

例えば、旅先で家族との時間をもちながら、その合間に仕事をする程度でもよいし、必要ならば休暇の一日をリゾート地などで終日仕事にあててもよいわけです。

「プライベートと仕事は切り分けたい」「これじゃ休んだ気がしない」という方もいるかもしれませんが、実際の日々の仕事を振り返れば、実はワーケーション環境が休暇を連続して取得するためにプラスの効果があることが理解できると思います。

例えば、金曜日に有給休暇を1日取得して土日と合わせた三連休、あるいは週明けの月曜日も休みにして四連休をとるとします。ただ、たまたま納期が金曜日だったり、週明けの月曜日に決裁書類の押印や、1時間程度の社内ミーティングをもたなければならなかったりすると、連休を諦めなければなりません。

そこで、ワーケーションの環境とワークスタイルが許されていたらどうでしょう？電子決裁の承認、1時間のミーティングの時間を旅先でもてばいいわけです。これは旅行に限らず、例えば両親の健康上の都合でどうしても実家に戻らなければならないときや、パートナーの出産に立ち会うようなときも有効ではないでしょうか。

「仕事」も「休暇」もバランスよく十分にこなすというワークライフバランスを重視する考え方が、ワーケーションの根本にあります。

ワーケーションは将来的に経営にもプラス

一方、こういった働き方や休み方を会社が許容するかしないかは、労務上難しい判断といえるでしょう。ただ、柔軟な働き方の導入は、将来の経営にプラスとなることは確かです。

女性の社会進出が長年の課題とされており、実際に就業率も上昇してきている日本では、「寿退職」は昔の話となり、夫婦共働きが一般的となっていくことが見込まれます。また、育児休暇制度の拡充で妊娠出産を理由に退職する女性は減り、さらに男性の育休取得義務化も議論されるなかで、夫婦が等しく子育てにコミットメントすることが当たり前になりつつあります。子育て世代の夫婦が共働きの場合、ワーケーションに準じた働き方が求められることになるでしょう。夫婦の休日が合わなくてもワーケーションが許されれば、家族がともに過ごすことができるからです。

そして、ワーケーションに限らず働く場所や時間にとらわれない働き方は、人材確保にもプラスとなります。テレワークを前提に、日本各地の優秀な人材を獲得することもできますし、新卒者など若年層はよりワークライフバランスを重視する価値観となっているため、採用活動のアピールポイントにもなります。もちろん、ビジネスのグローバル化で海外の働き手が増えれば、時差や宗教の違いなどで休日も異なるので、ワーケーションは必須となるでしょう。

つまりテレワーク環境があれば、「旅行＋休暇」のワーケーションはとりやすくなり、ワークライフバランスを保ちつつも生産性を維持できることになるのです。

ワーケーションできる環境は生産性やBCP対応にも優れている

もうお気づきかと思いますが、ワーケーションができるのは、柔軟な働き方を認める企業風土があり、テレワークを進めていることが大前提です。新型コロナウイルス感染症の流行で感染抑制の観点から人の接触を減らすことのできるテレワークの導入を進めた企業が増えました。そういった意味では、テレワークは、こうした不測の事態にも強いことが証明されました。一方で、なかなか導入が進まなかった企業もあります。その違いはどこにあるのでしょうか。

「柔軟な働き方＝生産性が高い」にならない社風とは

これまで当たり前と言われてきた働き方や人事評価の判断基準が、テレワークを推進するにあたって障害となっているかもしれません。

部下の仕事の評価を成績に加え、早出や残業の日数や、行動などから見える仕事への取り組み姿勢を判断する。
→テレワークによって働き方が見えにくい中、仕事ぶりをどう評価したらよいかわからない。

報告や申請、進捗の管理は対面でのコミュニケーションを重視し、常に上司にお伺いを立てて行動することを第一とする。
→部下が目の前にいないと不安、作業の進捗管理ができない。

稟議や申請は紙の書面に押印することが必要で、紙とハンコ文化が業務に根付いている。
→紙ベースでないと業務が回らず、テレワークができない。

こうした社風が業務効率化やデジタル化の足かせになっていないか、いま一度振り返ってみましょう。

柔軟な働き方が可能な環境は、高生産性を約束

ワーケーションやテレワークができる環境を構築するには、社内でやりとりされる情報や閲覧される保管資料内の情報の電子化が前提になります。電子化が進めば、電子データによる情報の共有や電子決裁の導入で意思決定が効率化され、生産性を高めることができます。

さらに電子化によってクラウド環境への移行も容易になり、拠点間での情報の流通や、出張先からの各種データの参照、パートナー企業とのデータ共有による協業などが可能になります。定型作業をソフトウェアのロボットにより自動処理させるRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入にも、書類や事務の電子化がその基盤となります。

書類の電子化、導入への3ステップ

書類の電子化は、次のように3段階のステップで行えば、日常の業務を継続させたまま電子化を進めることが可能です。また、その効果はコスト削減や情報の共有率、伝達力の向上となって表れてきます。

１．現在ある紙の保存書類の整理をする

法律上保管義務のない書類など、不要なものは廃棄する。紙での保存が義務付けられているものは、紙での保管に加えてスキャニングして電子化する。そして紙で保管しておく必要はないものの情報として必要なものは、電子データのみ保管するなど、現在の書類を整理することで保管費用が圧縮され、書類の検索性の向上や内容の共有化が図れる。

２．紙による情報伝達の手段を可能な限り電子化し、外部書類も電子化する

社内書類はもちろん、伝票のように社外からもち込まれる書類も、OCR（光学認識技術）などを活用して電子化する。紙による回覧や保管、手入力などを極力減らせられれば、入力ミスや入力スタッフの人件費を削減できる。

３．文書管理システムによる情報の共有や、ワークフローの導入

電子化した書類をより効率よく管理し、効果的にシェアするために、文書管理システムやワークフローによる電子決裁システムを導入するだけでも、意思決定の時間を早め、企業経営の付加価値向上やビジネスのスピードアップが図れる。

このような電子化のお手伝いをするのがNTT印刷の「まるごと電子化」です。紙の書類で電子化するべきもの、しないものの仕分け作業から、保管する倉庫の手配、OCRの導入、RPAのための業務分析まで手掛けています。自社の人員では電子化や自動化が難しいという場合でも、社内スタッフのようなきめ細かさで対応します。

テレワークだけでなくBCP対応も含めた構築を

書類の電子化により経営上の重要な情報をデータ化すれば、正副2つの情報資産をもつことができるので、BCP（事業継続計画）対応にもつながります。正副データをそれぞれ本社と支社に置くといった対策をとることで、地域災害などでもデータの完全消失が避けられるのです。今回の新型コロナウイルス感染拡大への対策として、電子化に対応済みの企業はいち早くテレワークへの切り替えを進めましたが、テレワーク対応を進めることで感染症に強いだけではなく、災害にも強い企業になれるわけです。