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利益増大に必要な業務プロセスの改善、簡単で効果的な方法をご紹介

2020/12/10

多くの会社で長年の慣習にそって業務を処理している光景が見られます。しかし、時代の変化、IT化の進展などを考えると、アナログ的であったり、過去の処理方法を踏襲しているあまり、しばしば無駄で現状にそぐわない業務がプロセスのなかに残されています。コストを圧縮し、利益を増大させるための業務効率化では、そういった業務を発見・把握・分析し、改善していくことが大切です。ただ、業務プロセスの分析や改善というと、煩雑さから二の足を踏んでしまう会社が多いのではないでしょうか。今回は、業務プロセス改善の重要性と、そのための簡単な手法についてご紹介いたします。

＜CONTENTS＞

　業務プロセス改善が求められる背景

　　価格競争、サービス競争が激しくなるなかでの利益の確保

　　業務改善と例

　　AIの利用で負担の大きい業務分析を簡略化

　　効果的な文書の電子化

　ビジネスや経営に必ずプラスになる業務プロセスの改善

業務プロセス改善が求められる背景

業務プロセスの改善について考えることが、いかに重要であるかという点から見てみましょう。

価格競争、サービス競争が激しくなるなかでの利益の確保

経営者の方、ビジネスパーソンの方々、どちらの立場でも価格競争やサービス競争、そして顧客獲得競争は今後も激しさを増し、結果として利益率の厳しい仕事が多くなるという見方で一致しているのではないでしょうか。技術革新で業種や業態間での異業種参入が容易になり、収益拡大の機会を狙って積極的に新しい市場やビジネスに参入する企業が増えているからです。

利益の拡大には売上増加が基本セオリーとなりますが、それがなかなか難しい状況では、コストを下げて利幅を大きくする方法しかありません。しかし、人手不足のおり、社員のリストラなどは避けたいため、人件費以外でのコストカットの方法を考えなければなりません。

人手不足への対応、生産性の向上

労働者人口の減少や、各企業が優秀な人材の確保に力を入れていることから、新卒社員、中途社員ともに、基準に合った人材を集めるのはますます難しくなるでしょう。採用者1名当たりの採用コストも少なくありません。そのうえで社員の離職率の高い会社は、「育たない」「採れない」の二重苦となり、ビジネスを遂行するうえでの力不足に陥り、社員1人当たりの負担の増加で離職者が増えるという悪循環に陥ってしまいます。

離職や採用難の理由として、業務が非生産的であることによる残業の多さなどもありえます。このような無駄な作業の削減や業務の改善などを実施し、可能な限り少ないリソースでいかに売上と利益を確保できるか、そして拡大できるかが最重要課題といえます。

社員のコア業務への集中

業務効率化によるコスト削減はもちろんですが、もっとも重要なことは、社員がコア業務に集中できる環境を構築することです。同じ1日当たりの8時間労働でも、コア業務に8時間集中したのと、その内の何割かを事務処理等のノンコア業務に取られるのとでは、生産性が大きく違うことはご理解いただけると思います。

また、社員がコア業務に集中することで、新しいプロジェクトの立ち上げやイノベーションが起きやすくなります。事務や雑用業務などに忙殺されていては、前向きな行動がとれず、新規事業の立ち上げも難しくなってしまいます。

業務プロセスの改善テーマと対象例

それでは具体的な業務プロセスの改善テーマ、その方法について見てみましょう。

業務改善と例

わかりやすく、すぐにでも着手できるのが「ECRSの原則」です。以下にそって業務を見直します。

Eliminate（取り除く）
不要・不急な業務を減らすことです。生産工程では無駄が多く不要なラインの削減、事務では必要度の高くない申請書類の廃止、フォーマットの簡略化や、会議時間の短縮が該当します。

Combine（組み合わせる・結合する）
重複する作業はひとつにし、類似する作業を同じ工程に組み込むことです。顧客対応やサービス窓口を会社として一本化し、顧客データベースを一元管理するなどが当てはまります。

Rearrange（再配置）
業務プロセスの流れに注目し、各パートを入れ替えるなどをして業務効率化を高めることです。例えば、受注業務の部署と商品発送の部署を近い場所に置くことで連携を密にし、確実で早い納期を実現することなどがあります。

Simplify（単純化・簡素化）
これまでの3つの工程で業務の見直しをした後に、業務を簡素化する作業を行います。さらに無駄を省く、最適なプロセスを考えることで、より業務が理想的な方向に向かいます。情報伝達のための書類や業務運営上の社内伝票を電子化して簡素化する方法などがあります。

業務改善のなかでぜひとも実施したいのが、作業を阻害するボトルネックの特定と解消です。ボトルネックがあると、各パート内の業務プロセスが理想的でも、結果として業務プロセス全体では理想的な流れに支障をきたすことになります。製品の企画から製造は短期で行えても、流通で時間を取られている場合は、この流通がボトルネックに当たります。ここを改善することで、少ない労力やコストで、大きな効果を得られる可能性が高くなります。

まずは紙文書から電子化へと移行する

「ECRSの原則」の「Simplify（単純化・簡素化）」でも例示したように、情報伝達を紙から電子化に切り替えるだけでも業務改善の効果が期待できます。本来は無駄な業務を省き、業務プロセスの見直しなどの後に電子化へ移行するのが理想です。しかし、それらの工程を経なくとも、紙のままで保管されている書類や、日常の申請書類などをまず電子化してしまう方法があります。電子化することで、情報の流通性、検索性、共有性を高められ、業務の効率化や、アイデア創出の機会を増やせます。そして、次の業務改善への柔軟性も高められます。

業務プロセス改善の手法紹介

業務に関する課題は企業によりさまざまです。ここではどの企業でも当てはまる、ペーパーレス化の推進による業務プロセスの改善を促す方法をご紹介します。

AIの利用で負担の大きい業務分析を簡略化

業務改善では、その前段として業務プロセスの把握が必須です。全社を挙げて各部署から「業務の洗い出し／棚卸」として「業務一覧表の作成」「それぞれの工数把握（作業内容別の従事者数や作業時間）」を経て、ようやく「課題抽出（具体的な改善点の把握）」へたどり着きます。これら一連の作業がかなりの負担であるのは事実で、なによりも社内の協力体制を築くまでがまた一苦労です。そこまで労力と時間をかけても、業務内容を正確な数値をベースとした客観的なもので把握できるとは限りません。ここで誤りを起こすと、正しく業務改善ができない危険があります。

そこで、AIの力を借りた業務分析という手法があります。

AIの力を借りた業務分析
PCの操作ログを集計しAIが分析を行い、各社員の活動状況をデータで可視化し正しく把握できる。業務分析の対象となる社員のパソコンに専用のソフトウェアをインストールするだけで実施が可能。

この業務分析では、業務の把握と、数値化が日常業務のなかで自動的に集計・分析されるため、業務分析にかかる労力の削減のみならず、従業員の負担の低減や数値による正確な分析結果が得られます。（詳しくはNTT印刷の「働き方改革ソリューション」をご覧ください）

そして、業務プロセスを把握する負担をなくすもうひとつの方法が、外部の専門コンサルタントの活用です。業務委託の費用は発生しますが、社員が業務分析に関わる時間を減らすことができ、また豊富なノウハウやツールにより、業務の分析を正確かつ短期に進められるというメリットがあります。

効果的な文書の電子化

文書の電子化についても、業務分析とあわせて実施することで、より高い効果を得ることができます。業務プロセスのなかでの紙によるアナログ処理をなるべくなくすことで、業務情報の共有、申請決裁処理の速度向上など、業務のスピード化と情報の共有による付加価値化が実現できます。これらは、いざというときのテレワークへの移行を容易にし、またデータ化することで重要な情報が破損・遺失してしまうリスクを軽減することができBCP（事業継続計画）への対応もあわせて実現できます。

紙のまま書庫や倉庫に死蔵している書類についても電子化すれば、会社の経営にプラス効果をもたらします。保管文書の整理を「不要なものの廃棄」、保管文書の「紙のみの保管」と「電子のみの保管」、「その双方での保管」とすることで保管コストや紙文書を探す時間を大幅に縮小でき、こちらもBCPに貢献できます。

これらの結果、プロセスの簡素化や高速化にもつながるインフラが構築でき、情報共有の効果が得られ、新しい企画やイノベーションを生む機会が増えることが期待できます。