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業務の改善・スピード向上を文書管理の効率化で実現

業務の改善・スピード向上を文書管理の効率化で実現

新型コロナウイルスの感染拡大防止のために、日本でも多くの企業でテレワークの導入を図りました。しかし、業務の電子化の遅れなどでその体制を取れない企業がまだ多い現状も、同時に明らかになりました。これは今回の新型コロナウイルスへの対策に限ったことではなく、社内業務の多くが非効率で非生産的な状況にあることを物語っているといえるでしょう。ここでは文書を紙保管から電子化することで業務効率化するメリットとその手法、さらに間違いなく導入できる方法についてご紹介します。

なぜ文書管理の効率化が必要なのか

まず、ビジネスにおける文書管理の必要性を考えてみます。

紙文書中心の企業は社会の変化に対応できない

「ハンコ文化」や「紙による決裁や情報共有」といったアナログ的な業務フローが多い場合、事務所や会議室など、ひとつの場所に社員が集まっての対面コミュニケーションが業務体制の基本とならざるを得ません。これは、コロナ禍のようにテレワークが急に必要になった場面で問題が生じるのみならず、情報の管理、共有、アップデートなどの業務フローに時間的なロスが生じやすい組織であるともいえます。テレワークの導入など柔軟な就労体制に移行できないだけではなく、社会やビジネスの変化への対応遅れ、情報の多様化と拡大に伴う紙文書の処理や管理のコスト増大という経営上のマイナスにもつながります。

e-文書法を最大限生かす

国の規制や制度としては、法律上保管が必要な書類に関して、電子化したものでの保管を広く認めるようになっています。その制度・法律の代表的なものが、「e-文書法」です。

e-文書法とは、従来は書面(紙)での保存が義務付けられていた文書や帳簿、請求書、領収書などについて、紙媒体だけでなく電子化した文書ファイル(電磁的記録)での保存を認める法律です。

e-文書法では、指定された基準を満たした機器によるスキャニングを基本とし、「見読性(内容が正確に読み取れる)」、「完全性(消失や改ざんリスクのない)」、「機密性(外部からの閲覧制限」、「検索性(すぐに探し出せる)」の要件を満たせば、法律で義務付けられている書類を電子で保管できます。

e-文書法に対応した書類の電子化で、書庫などの物理的な保管コストを削減できるのみならず、検索性の向上で、情報検索や共有のうえでもプラス効果が得られます。

業務の効率化・イノベーションに不可欠な文書管理の電子化

紙文書や業務の電子化で、コンピュータの上でデジタル情報をもとに稼働するAI(人工知能)の活用やRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の導入についても下地が作られます。情報の有効活用や共有が進めば、組織がよりダイナミックになり、ビジネスの新しいアイデアが生まれやすい土壌となります。

文書管理効率化の方法とは

それでは具体的に、文書管理の効率化について見てみましょう。

改善策はシンプルに、可能な限り書類の電子化を行い、電子化された書類での業務運用を前提とすることです。そのうえで、現状の文書管理の課題・問題点についてピックアップしていきます。

業務分析や業務改善テーマとともに文書管理を考える

文書管理を行う目的を明確にし、期待する効果と進捗の管理方法について検討します。重要なことは電子化自体ではなく、その後の運用・管理についてのプランニングです。電子化の目的をはっきりさせず、やみくもに電子化しても運用・管理コストがかさむばかりで、費用対効果が低くなるでしょう。

文書の整理と電子化工程の確保

現在、書庫などで保管している文書を「廃棄」「紙での保管」「電子化のみ」のように分類し、その基準・区分にしたがって電子化していきます。紙伝票の電子化ツールとして、OCR(光学文字認識技術)を導入することもひとつの方法です。内部文書だけでなく外部文書を電子化できれば、あらゆる業務のフローが電子処理できるようになっていきます。

文書管理システムによる管理

電子化されたデータや、これから電子化していく文書データは、コンピュータ上で管理、共有、利活用を促進できるように、文書管理システムを導入します。ファイル形式やファイル名の統一性、共有できる部署や権限付与による閲覧や改定の限定などのルール制定をすることで、検索性を高めて情報を利用しやすくします。

外部の専門家の活用も検討する

さて、文書管理の効率化についてご理解いただけたと思いますが、やはり労力がそれなりに求められます。そこで自社のみで完結するのではなく、外部の専門事業者を活用するのもひとつの方法です。

倉庫等の活用

紙での保管が必要でかつ利用する機会が少ないものは、事務所以外の倉庫に保管します。倉庫等を活用することで、社内のスペース削減などをすることができ、また紙で探す文書を絞ることができるので検索性を高めることもできます。文書管理サービスを提供している倉庫会社ならば、それらのインデックス設定と機密性の確保、保存期間が過ぎたものの廃棄、必要時の倉庫からのピックアップなどを業務委託することができます。

文書管理専門コンサルティング会社の経験を活用する

文書管理は、紙の保管文書の電子化や、倉庫における書類の運用・管理、さらには文書作成業務の分析、業務の電子化を進めるITツールの導入といったように、多岐にわたります。文書に係る業務の分析からIT化までを請け負う、文書管理専門のコンサルティング会社に委託することで、自社だけで行うより少ない労力ですみます。専門事業者の経験とノウハウ、提供されるインフラやITツールを利用することで、社員の関わる時間的なコストやオンプレミスでの構築費用を削減することが可能です。

NTT印刷株式会社は、そのような最適な文書管理に関するソリューションを提供するプロフェッショナル集団です。具体的には、次のようなサービスを提供しています。

電子化のための最初のプロセス、文書の整理などのBPO

ファーストステップは、現在保管している紙文書の電子化から進めていきます。保管文書のなかから「不要なものの廃棄」、保管文書の「紙のみの保管」と「電子のみの保管」、「その双方での保管」というように分類する作業や、実際のスキャニングも、専門事業者なら安心して依頼できます。文書管理専用の倉庫利用と運用の業務委託も可能です。

電子化ツール、管理ツールの最適利用の支援

スキャナやOCRなどの電子化ツールの利用や導入でも、専門事業者の支援を受けたほうが費用は最小で、効果は最大化が図れます。改善・改革のための業務の現状分析では、AIを使った業務工数の把握と分析による、具体的なデータにもとづいた設計をご提供します。

このように、文書管理システムの利用や運用の指導などについても、パートナーとしてお役立ていただけます。

電子化工程の確保と応用による付加価値(RPAによる業務の自動化等)

AI機能を搭載したOCRなど最新の機器が利用できます。また、最近注目のRPAによる定型業務の自動化では、OCRの読み取りからその後の処理まで、人の手が必要とされていた工程もソフトウェアのロボットによる処理で、人員の省力化、業務の正確さ向上、処理時間の短縮などが図れます。

文書管理の効率化は必須事項と考える

業務の電子化が遅れることは、テレワークの導入ができないだけではすまされません。電子化による運用・管理に移行していかなければ、業務の改善や改革も進まず、ライバルに後れを取ることになります。変化への対応が遅く、高コストな経営体質を放置してしまう危険もあります。

しかし、自社だけでそれを解消していくのは大変なことです。そこで専門のサービス会社の導入コンサルティングから利用をはじめることで、電子化のみならず、その後の業務改革にもつながる効果的で発展的な文書管理の仕組みが構築できます。

参考:

業務効率化・働き方改革のお役立ち資料

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