ペーパーレス

ビジネスパーソンが考えるべき、ペーパーレス化への取り組み方と３つの仕事術

2020/09/23

「ペーパーレス化」という言葉は皆さんご存知のことと思います。紙の書類を減らすことでコストを削減し、情報のデジタル化により共有の拡大と伝達速度の向上を目指す考え方です。

ところであなたは、自身の職場でペーパーレス化がどこまで進んでいるか明確に把握されているでしょうか？

他社比較やコンサルティングに委託するといった適格な内情の判定が行われないまま、漠然とした業務改善運動に終始し、ペーパーレス化に多くの時間と手間をかけている企業も少なくないでしょう。適切な判定ができていないと、そうした状況に気が付ける機会は多くありません。

今や当然となったペーパーレス化を推進するためには、従業員ひとりひとりが明確な目標の認識と改善意識を備えておく必要があります。今回はペーパーレス化を妨げる背景と、それぞれのビジネスパーソンが考えるべきペーパーレス化推進の仕事術について取り上げます。

＜CONTENTS＞

　ペーパーレス化が進まない要因

　　ペーパーレス化についての認識の曖昧さ

　　ペーパーレス化を妨げている原因のピックアップ

　　③ ICT活用の検討

ペーパーレス化が進まない要因

まずはペーパーレス化そのものについて、課題などを考察してみましょう。

ペーパーレス化についての認識の曖昧さ

ペーパーレス化の必要性についての認識や実際の推進活動は、職場や企業によって異なります。

自社のペーパーレス化の目標は明確に従業員に共有されているでしょうか。具体的な数値目標を掲げ、従業員一丸となって目標達成に向けて取り組んでいるでしょうか。日々の業務に溶け込む推進活動であるからこそ、何となくの改善活動に終始しないよう、従業員が正しくペーパーレス化の認識を持つことが肝要です。

例えば、紙の申請書で決裁承認された書類をPDFファイルで保管するといった書類の保管に関するレベルから、申請から承認までを紙書類ではなくワークフローシステムを用いてすべてシステム上で処理完結してしまうレベルまで、ペーパーレス化には段階があります。ペーパーレス化推進の目標を明確に定義し、従業員に目標とすべきレベルを意識させることは、ペーパーレス化の結果に大きな差を生む要素になります。

また、同じ職場でも個人によって推進の温度差が生じます。それは単に従業員個人のやる気の問題だけではなく、ITリテラシーの問題かもしれません。IT機器を容易に使いこなし文書の電子化を当然としている従業員もいれば、これまで紙出力を当たり前としておりペーパーレス化に抵抗を感じてしまう従業員もいます。ペーパーレス化推進のボトルネックとなる要素は、このような定性的な面も含まれており、分析が難しい場合もあります。

自身の職場が、どのレベルでペーパーレス化に取り組んでおり、どのような目標を掲げているのか、果たして目標に対し、今の取り組みは効果的なのか、こうした点は定期的な振り返りが必要です。

ペーパーレス化を妨げている原因のピックアップ

従業員の認識以外にも、社内のペーパーレス化を妨げている原因は多くあります。

ある過去の段階で決定した書類の様式や取り扱い手順を見直さないままペーパーレス化を進めてしまい、推進内容と業務内容が噛み合っていない。
社内でICT機器やツールの普及が不十分。
社内システムが老朽化しており、ペーパーレス化にそぐわない状況に陥っている。

原因がこれら3点に集約されているのではなく、先に述べた従業員の認識とも相まった複合的な構造になっていると考えるべきです。

このように広い範囲での阻害要因を特定するには、IT部門や総務部門にだけ任せておくのではなく、従業員ひとりひとりが自部門の改善を試みて、意見を出し合う必要があります。

また、こうした状況が散見する場合、ペーパーレス化推進の前にしっかりと業務分析を行い、効率化に向けた改善点を明確に示しているか、出発地点に立ち戻ることも重要です。ペーパーレス化は業務効率化の手段の一つです。確かな業務分析をベースとしていなければ、具体的な改善結果を得ることは困難になります。

ペーパーレスオフィスでの３つの仕事術

続いては、ペーパーレス化に効果的な手法を考えてみましょう。

① 書類の削減努力

例えば、多くの紙出力を伴う機会として、会議資料の作成や配布があります。

ペーパーレス化に限定されることではありませんが、業務効率化を観点とし、重要性の低い会議やミーティングの実施や開催時間を見直す、あるいは会議参加者の人数を絞る、必要に応じてWeb会議を実施するなど、会議開催の必要性や方法を適正化することで、紙出力の機会を減らすことができます。また、会議時においても、資料配布以外の共有方法がないか模索することで、有効的な削減結果を得られる可能性が高まります。

② 紙文書の電子化

既に紙で手元に保管している資料や文書については、電子化することで紙書類のオフィス専有面積を減らすことができます。紙書類の保管量を減らすことは、オフィスの賃貸費に影響するだけではなく、ゆとりのあるスペースの創出や有効なスペースの利活用も期待できます。また、重要書類はデータ化することでバックアップ保管という役割を持つこともできます。紙書類では、紛失や折れ曲がりといった破損リスクがありますが、電子化ではそのような経年変化リスクを排除できます。

③ ICT活用の検討

以下は、企業としての投資が必要になる場合もありますが、ICTツールの有効的な利用事例です。

紙書類に依存せず、リモート環境でも閲覧できる資料共有体制の構築。
タブレットやノートPCといった情報端末を社内外でも携行でき、端末からの資料共有を可能にする。
電子ファイルによる資料保管の規則性やルールを定義し、検索性を高めておく。
文書校正や修正指示は、紙に赤字をペンで入れるのではなく、Wordのようなドキュメントソフトならば校閲機能を使い、作成しているデジタルの文書そのものに修正やコメントを記録する。

ICTツールを積極的に活用することで、ペーパーレス化を大きく推進することができます。投資が必要になる領域でもあるので、簡単に試すことはできませんが、抜本的な環境改善が期待できるICTツールの導入は、必ず検討しておく要件でもあります。