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「書類の整理」で効果的な業務改革を

「書類の整理」で効果的な業務改革を

「業務改革」というと、大規模なITシステムの導入や外部コンサルタントによる組織の再編など、大掛かりなものを想像される方もいらっしゃるかと思います。もちろん、そのような抜本的な改革を検討することも、業務改革には重要です。しかしそのような大規模改革に着手する前に、どの企業でもどのような業務でも、今すぐにでき、手間や労力が少なく、かつ、効果的な業務改革の方法があります。それはオフィスの書類を整理するといった業務改革です。

今回はオフィスの書類を整理することでどのような効果が現れるかをご紹介します。

どの会社、どのような業務でも必要とされる書類について

書類の作成や管理は日々の業務のなかで当たり前に存在しており不可欠な業務です。まず、そうした日常的な書類管理方法の見直しから考えてみましょう。

書類の作成や管理は当たり前という考え方

企業規模の大小を問わず、ビジネスの現場では必ず何らかの書類の作成や運用がなされています。多くの書類では書式や記入方法、承認手順、保管や、管理方法などのルールが定められており、日々運用も滞りなくなされていることでしょう。

しかし、そのような「何の問題もなく処理されている」文書の運用・管理は、他社の先進的な事務処理や、時代の流れから大きく後れてしまっている可能性があります。

新型コロナウイルス感染拡大よりテレワークを推進したものの、社内書類の決裁のためだけに出社しなければならない、といった事例がテレビやインターネットのCMの中で紹介されるなど、今回の機会に改めてテレワーク運用の改善点も身近に捉えられるようになりました。

つまり、これまで当たり前で何の問題もないと思われていた業務プロセスにこそ、業務改革の根本となるテーマが隠されているかもしれないのです。

意外と負担になっている「書類」に関する業務

業務で当たり前のように扱う書類ですが、コストという観点で見直してみると、次のようなことが指摘できます。

書類の作成

・  資料作成や承認は人件費。

・  紙出力やコピーなどは機材・消耗品として管理維持コストを伴う。

書類の保管

・  書類の保管には書架や場所などが必要であり、それらも設備費や家賃といったコストとなる。

・  保管量次第では社外に倉庫を借りるなどコストが大きく膨らむ。

書類の検索

・  書類を探し、元に戻す手間や労力が人件費を圧迫する

・  人が書類のある場所まで移動し、探して持ち帰り、また元の場所へ戻す。対象の書類が直ぐに見つけられない場合は更に手間がかかる。

・  破損や紛失といった情報管理上のリスクが伴う。

「書類の整理」方法について

それでは具体的に書類の整理方法についてご紹介します。

「書類」削減によるコスト効果

まず挙げられるのは、当たり前のことではありますが、書類の作成機会・作成量を減らすことです。

作成時間分の人件費や用紙・トナーなどの機材費などが直接削減できるだけでなく、保管スペースの縮小も期待できることから、オフィス面積削減に係る家賃についても減らすことができる可能性があります。

このためには、必要な会議を選定して書類作成機会を減らすことや、社員が出力コストを意識すること、内容が重複している書類がないか見直すことなどが一例として挙げられます。こうした改善を継続的に繰り返すことで、本当に必要な書類だけが残る体制を目指します。その結果としてコスト削減効果のみならず、取り扱う情報がシンプルになり、社員のコア業務への集中や、経営上では意思決定が迅速になるなどの波及効果も期待できます。

「書類保管」の方法

さて、書類を作成・運用したのちは保管を考えます。保管不要な書類はそのまま廃棄対象となりますが、保管が必要な書類については、次のような方法で管理される場合が多いでしょう。

  1. 原本とコピー(紙)を保管する。
  2. 原本と電子化(PDF・バックアップや共有用)を保管する。
  3. 原本は必要最小限にし、電子化(PDF)で保管する。

ここでも書類の管理手法がコスト削減の重要なポイントになります。

1.は、保管スペースを最も必要とするだけでなく、二重管理となり管理の手間が倍になります。

2.については、1.より保管スペースは減らせますが、依然として原本管理の負担が残ります。

3.は保管に関しては理想的といえますが、どの書類が紙で保管され、どの書類が電子化されているのかが明確に関係者に共有されなければ混乱の元です。また法律で原本保管が義務化されている書類や、重要度が高く紙保管が前提となる書類を見極めることが重要です。その上で管理方法や文書管理システムを導入して検索や共有の利便性を高めることで、より効果的な運用も目指せます。

書類整理によるコスト削減とビジネス効果

続いて、書類の電子化についてもう少し深く踏み入り、電子化を前提とした書類整理で得られるコスト削減効果と、ビジネスへの付加価値効果について考察してみます。

書類の電子化によるコスト削減

社内の書類を電子化するには、「紙で運用した書類を保管や閲覧のためにPDFなどで電子化する方法」と、「従来通り作成した書類データをプリントアウトせず、PDFなどで保存して運用する方法」に大きく分類できます。いずれもプリントアウトする際の用紙、プリンターのトナー消費量の削減、オフィス内保管面積の縮小などが期待できます。

当然ですが、できるだけ紙書類を少なくできれば、コスト削減効果は大きくなります。

情報の伝達速度、活用頻度の向上

紙の書類では回覧や決裁、検索という作業にはどうしても人の手による処理が必要となり、それらの作業の短縮化には時間的な限界があります。「連絡する」「探す」といった業務は、情報の電子化を推進しネットワーク上で、ワークフローシステムと連携し、その検索機能を用いることで、迅速に行うことができます。

情報共有による社内情報資産の活用

そして、もうひとつは情報共有に対する効果です。

書類の承認決裁も脱ハンコを目指し、電子化した書類を承認決裁ワークフローシステムと連携できれば、ハンコのために出社を強いられることもなくなります。また、場所を問わず確認ができるため、意思決定の迅速化が実現できます。また、モバイル機器を用いて電子化された書類を社外からでも参照できるようにすれば、書類を持ち歩く労力と紛失のリスクを低減できます。社内伝達事項に関しても電子化した書類を社内ポータルで一斉共有することで、紙と比べて配布や回覧の労力を低減でき、情報伝達も迅速に行うことができます。

こうしたツール連携のなかでも、文書管理システムを活用した書類データ管理は情報共有効果が特に高いといえます。企業の組織では縦割りの活動が前提になる傾向があり、他部署との情報連携が円滑に行われないという弊害が発生している場合があります。定期的なミーティングを開き、意識的に情報共有の機会を設ける対策もありますが、人を集める時間や労力もコストが嵩む要因となります。文書管理システムを導入し、供覧環境を整えることで、ネットワーク上で業務情報の共有を図ることが可能になり、データの再活用などといった書類作成時間の省力化も期待できます。

社内書類の作成・管理業務の改革は、効率化を目標に

これまでは当たり前のものとして作成し運用管理されていた紙書類も、電子化を前提とした運用に見直すことで、プリントアウト時のトナー代、用紙代、書類保管に関わるオフィススペースや倉庫といったコストの低減が期待できます。書類の電子化を中心とした業務運用が進むようになれば、紙書類の閲覧配布や、多くの書庫から書類を探し出すといった非効率な業務に費やされていた従業員の労力や時間が削減できるようになり、業務全体の生産性の向上につながります。

「書類の整理」から始まるコスト削減と運用の見直しは、電子化を前提とすることで大きな発展性が見込めるようになるわけです。

参考:

業務効率化・働き方改革のお役立ち資料

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