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中堅・中小企業こそRPAの導入で生産性の高い仕事を

2020/08/27
中堅・中小企業こそRPAの導入で生産性の高い仕事を

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAI（人工知能）といった比較的新しい技術は、専門的な技術やサービスに特化し、少ない人員で質の高い事業をしなければならない中堅・中小企業にこそ必要になってきています。これらのテクノロジーは、もはやグローバルに活動する大手企業だけの技術革新というものではありません。

今回は、どの企業にも必ず存在する定型事務業務の生産性向上を推進するシステム、RPAについてご紹介します。

RPAで中堅・中小企業こそ生産性の向上を

RPAの概要や中堅・中小企業に必要とされる背景からご紹介します。

RPAとは

これまで、機械化・自動化というと、大規模な生産工場における作業ロボットなどが一般的でした。一方オフィスワークは、コンピュータの普及によって、計算や情報の蓄積、情報伝達などの業務効率が飛躍的に高まりましたが、コンピュータ内部のアプリケーションの操作はそれぞれ個人で行わなければならないなど、機械化はできていても自動化ができていないという現状がありました。そこで、これらのオフィスワークのなかでも決まった動作を繰り返す作業を自動化させ、業務の更なる効率化を行うという考えのもと、自動処理を行うソフトウェアが生まれました。

これが「RPA」であり、事務作業の工程の処理をロボットに代行させ、人手を介さずにオートメーション化（自動化・無人化）する仕組みです。ロボットといっても人間の手の働きに当たるアームなどがあるわけではなく、人の操作により複数のアプリケーションで処理されていた作業を、ロボット（ソフトウェア）が代行することで自動化を図ります。

例えば、手書きの申込書類の記載内容をデータ入力する場合、これまではオペレータが書類を見ながら手入力し、書類を送信する場合はその申込者の住所氏名を宛名ラベルに打ち出し、送付物を手で封入する流れになっていました。このような定型作業で日々多くの業務量を必要とするものは、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の対象として、外部の専門業者に委託することが主流となってきています。しかしRPAがあれば、それらの多くの工程をソフトウェアが代行し、人手を介する作業を減らすことができるため、業務の生産性を上げることが可能になります。

RPAで自動化できる作業としては、次のようなものが挙げられます。

  • 単純な繰り返し作業：伝票などの自動読み込み、データベースへの保管。
  • 大量データの情報処理：データの照合や分類、定型での加工、繰り返しの分析と結果のレポート作成。
  • システムの管理・メンテナンス：一定の頻度で発生する不具合のチェックと対処。
  • 簡易な顧客対応：問い合わせ電話やメールの受信、自動返信、内容の分類とデータベース化。

RPAが求められる背景と中堅・中小企業

同じ規格の製品を大量に生産する製造工程では、その規模による効果が見えやすく、ロボットの導入は理解されやすいため、さまざまな現場に普及していきました。しかしオフィスワークというと、人手を介する性質の業務が多いこともあり、大量に存在している定型業務について改善への着手が難しいという状況でした。その実現のために誕生したツールがRPAなのです。

RPAはオフィス内の定型的な事務処理について、人の代わりにソフトウェア型のロボットが代行するもので、オフィスワークの省力化を進め、人件費を削減することを基本理念とします。

オフィスワークの自動化の必要性が、中堅・中小企業では低いというわけではありません。近年は少子高齢化から将来的な労働力不足が懸念されており、オフィススタッフの人手も不足することは避けられない現実となっています。特に中小企業では人材確保は事業継続の命題ともいえます。人手不足の危機感が高まるなか、RPAを積極的に導入する意味は十分に大きいといえるでしょう。

RPAと中堅・中小企業、導入企業の条件や準備事項と課題

RPA導入における課題などを、中堅・中小企業という側面で見てみます。

RPAを必要とする企業や業務

MM総研の「RPA国内利用動向調査2020」という調査結果によると、2019年11月時点で大企業では51％がRPAを導入しており、一方の中堅・中小企業は、その半数の25％の導入率という結果でした。しかし、中堅・中小企業で「導入を検討中」とする回答は、2018年6月には33％が、2019年11月には44％と高まっているため、企業規模の大小に関わらずRPA導入の利便性や必要性が浸透してきていると読み取れるでしょう。人材のリソースが限られる中堅・中小企業こそ、RPAで自動化できる作業は積極的に自動化を進め、人材不足へ対処するという方法も期待できそうです。

RPA導入に当たっての準備・課題

RPAの導入に当たり重要な点として、RPAで代行できる作業の選定があります。すべての業務がRPAに適しているとも限りません。細かな部分まで人が判断する必要がある業務に、RPAを導入することは難しいでしょう。前述の通り、RPAは定型業務にその真価を発揮します。自社内の業務でそのような業務がないか、現場へのヒアリングや業務分析を行い、適切な導入効果を得られる業務を選定することがRPA導入の第一歩といえます。

RPAの導入前に対象業務プロセスの基本的な見直しを行い、RPAに適した作業工程に整備することで導入効果がより得やすくなります。そして導入効果の高そうな業務からRPAの導入を進めることで、早い段階からRPAの効果を実感でき、その評価も判定しやすいことになります。

また、業務の改革となると、それまでの環境が変わることに難色を示す人たちがいないとも限りません。スムーズな業務の改革のためには、十分に導入後の効果や作業の変更点を説明し理解してもらうことと、トップダウンによる推進が大切です。

そしてもうひとつ忘れてならないのが、RPAを導入する業務現場がそれぞれでRPAを設定管理できる人材を育成することです。ITシステムというと、その運用の多くは情報システム部門が担ってきましたが、業務の現場のオペレーションを実行するRPAでは、その設定や調整、不具合の確認、日常の管理などは、IT技術者ではない現場のスタッフが当たることになるためです。それらが中核の人材となって、RPAの運用スキルを部署内や社内に広め、指導的な立場になっていくことが理想的な展開といえるでしょう。

RPA導入効果と仕事への影響

それでは、具体的にどのような効果がRPAにはあるのでしょうか。

RPAの導入効果、メリットとデメリットとは？

導入効果としてのメリットは以下の4点が挙げられます。

  1. ルーチンワークの自動化・無人化・省力化：RPAが人の手作業を代行することで、人の作業時間や人員数そのものを削減。
  2. 人の手を介さないためミスを削減：入力や照合ミスが大幅に縮小でき、そのミス防止のためのチェック工程や作業を省力化。
  3. 作業の短縮化：24時間稼働、休日運用稼働など、それまで必要とされていた作業時間を削減。
  4. 内製化で外注コストの削減：BPOとしてアウトソーシングしていた作業をRPAにより内製化することで外注費を削減。

逆にRPAの活用におけるデメリットのようなものはあるのでしょうか。

実は、それほど大きなデメリットというようなものはなく、基本的に導入に関わる予算が必要なことと、現状の業務状況を調査し、分析する作業が必要となることぐらいです。たしかに、業務の現状の調査と分析については手間として必要とされるので、デメリットとまでは言わないまでも、それなりの労力やスキルが求められます。しかし、これらはどのようなITの導入に当たっても必要なコストや手間であるため、RPAに限ったものではありません。また近年は、作業の把握やその分析に必要な膨大な情報をAI（人工知能）により短い時間で適切に解析する工程を前段に置くことで、より負担が少なく短期間でのRPA導入も可能になってきています。

NTT印刷の「まるごと電子化（プリドキュ）」では、AIを用いた業務分析サービスを提供しております。自社内の定型業務は、データ入力などに限定されたものばかりではありません。あまり目に見えない日々業務の中にもRPAで自動化できる要素は多く含まれています。AI業務分析では定量的に業務内容の分析を行い、自動化できる業務改善ポイントを抽出し、RPA導入による生産性向上をお手伝いします。

RPAで変わる労働環境、プラス面、マイナス面と対応策

労働環境面でみると、RPAを導入することで、働き方改革として残業費用の抑制、社員のコア業務への集中、組織間での有効な人材の再配置などが期待できます。一方マイナス面としては、人事異動や退職で、その現場のRPA管理者が不在となるリスクがあることです。RPAの導入により流動化した人材配置が検討できるようになりますが、その結果、RPAの管理に問題が生じてしまっては意味がありません。そのためには、ノウハウの共有、管理・運用基準の確立などのために、RPA管理者の組織化などがテーマとして挙げられます。

このような業務分析は、当初からそのような準備や体制を整えておくことでRPA導入が円滑に進められるだけでなく、普段の業務内容を見直し生産性の改善を検討できるメリットもあります。

中堅・中小企業にたくさんあるRPAで代替できる業務

一度、自社の業務の改善／改革の一環として、現在の作業プロセスの調査と見直しをしてみるのはいかがでしょうか。どのような企業のオフィスワークでも、RPAが活躍する機会はあります。RPAは企業規模の大小に関わらず適応できるので、作業の見直しとRPAの段階的な導入の繰り返しで、生産性が大きく向上するケースもあります。現場で課題が生じる場合はその作業プロセスとフローの確認を行い、ひとつずつ作業ノウハウの蓄積と管理者の育成を進めていくことで、大きくRPA導入の効果を発揮することができるでしょう。

参考：

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