文書管理

書類の保管期間　効果的に管理する手法とは？

2020/06/18

新型コロナウイルス感染拡大を受け、就労環境をリモートワークといった在宅勤務体制へ切り替える企業が増えてきています。

しかし、在宅勤務中に社内書類の確認に迫られたとき、書類が電子化され閲覧できる環境になっていなければ、結局は出社せざるを得ず、効果的な施策としては機能しないでしょう。またそもそも書類保管は人手に依存していることも多く、管理維持に大きな労力を要している場合もあります。

健全なリモートワーク体制を整えるためには、社内の書類保管の管理、電子化の導入に関して改めて考える必要があります。

効果的に管理する手法

書類の効果的な管理を目指すためには、書類の電子化 および システム・ツールの導入 を検討することがスタートとなるでしょう。

それ以前の段階としては、社内の規程による体系的な書類の管理ができていない場合には、文書管理規程の策定が課題になります。多くの書類には法律によって保管期間が定められているため、法令どおりの期間保管することが原則です。しかし、社内にある書類の種類はさまざまであり、どのように書類を分類し管理するのかは悩みの種になります。

書類保管は、「文書管理規程の策定 → 書類の電子化 → システムによる管理・自動化」が最も効率的な筋道と考えられます。

これらの一連の課題をどのように解決すればよいか、ご紹介します。

書類の法定保管期間にはどのように対応したらよいのか

書類の法定保管期間に対応するには、規程の制定または改定を、次のように正しい手順に沿って進める必要があります。

規程の制定・改定手順

1．社内書類の洗い出し

2．適用法令の確認

3．保管期間・主管部署の確認と一覧表の作成

4．規程のドラフト・承認・制定

上記を進めるうえで、文書管理の専門家である 文書情報管理士 のコンサルティングを一部だけでも受けると非常に効率が良くなります。

どの程度コンサルティングを依頼するかは予算次第ですが、専門家は先例や他社の成功事例を知っていたり、導入に効果的なひな型を持っていることが多いうえ、効率化のツボや間違いやすいポイントといったノウハウも押さえています。これらの専門家ならではの知見を活用できるだけでも、チェックや修正の工程といった労力や時間を減らすことができるので、コンサルティングを受けずに実施するより、時間短縮や効率的な導入の効果が期待できるようになります。

書類の電子化の実務と規程をつなぐコンサルティング

文書情報管理士 は、規程制定・施行後のシステム導入・電子化の進め方の実務・その後の規程運用についての知見を持っており、これらが十分に機能させるよう懸念や労力を最小限にすることができます。

専門性の高い文書情報管理士による規程の策定支援サービス等を受けることができれば、書類の保管期間について、より効率的に適切な対応ができるようになります。

文書情報管理士は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による民間資格で、各省庁での電子化業務の入札に、この資格の保有者の関与が必須とされているなど、その専門性が高く評価されています。

管理手法の鍵となる書類の電子化とシステム導入

書類の電子化にAI-OCRを利用することで、文字データを含んだ電子データの管理ができ、文書管理システムの導入によって保管期間の管理を行うことができます。

保管期間の管理はファイルサーバでは不十分

従来の電子化は、ファイルサーバを用いて書類を管理することが主流でした。しかし、保管期間の管理にファイルサーバを用いることは、次のような理由から不十分と考えられます。

ファイルサーバは分類・仕分けをしてくれない

ファイルサーバでは、人が分類・仕分けをしますが、その分、工数・時間がかかります。
AI-OCRによる電子化と、管理ツールを複合的に活用することで分類・仕分けの自動化も目指せるようになります。
加えてRPAを使用する場合は、文書データの活用までのシームレスな自動化が可能もなります。AI-OCRで文書がテキストデータ化されているため、RPAによる自動分類も活用できるようになります。

ファイルサーバでは、書類の保管期間を自動で管理できない