ブログ

テレワークの導入と電子化

テレワークの導入と電子化

新型コロナウイルス感染拡大により、多くの企業で急激なテレワーク導入が進んでいます。多くの企業にとって新たな取組みとも言えるテレワーク導入ですが、本来であれば、様々な失敗を経てひとつひとつの課題を克服し、長い時間と手間をかけて定着化させていくものです。しかし、この社会情勢の変化の中では、慌ただしくも適応し、更にテレワークの真なる有効性を引き出し成功事例へと導かなければなりません。では、その為にはどのような事から着手すべきでしょうか。

テレワーク実施には、外部より安全に接続できる通信環境やPC、労働環境や漏洩防止策など、様々な条件を満たす必要がありますが、そうした条件のひとつに文書の電子化が挙げられます。

会社でなければ〇〇ができない、という状況で出社を強いられる事例もあるように、そもそもテレワークはペーパーレス化なしには成立しません

文書の電子化の効率的な進め方とは?

文書を電子化する目的は業務効率化ですが、同時にテレワーク推進や働き方改革にも大きく貢献することができるといえます。国税関係の文書を電子化し、証憑として使うことを認める「電子帳簿保存法」や、スキャンデータを証憑とすることができる「e-文書法」の制定によって、企業が文書を電子化することを政府も後押ししてきました。

では、電子化を進めるためにはどのような手法がよいのでしょうか。多忙な日常業務を抱え人手不足に悩んでいる場合、文書の電子化をマンパワーに頼って進めようとしても、むしろ残業時間や出社機会が増えるといった問題が生じることがあります。

今回は文書の電子化をできるだけ効率的に行い、業務効率化やテレワーク推進を達成するための最適な手法についてご紹介します。

文書の電子化 目的とメリット

文書を電子化する目的は、紙の文書を大量に扱う企業の業務を効率化し、テレワーク環境でも社内文書を閲覧できることにあります。文書の電子化では以下のようなメリットが挙げられます。また、業務効率化・稼働時間の軽減によって人件費の削減も可能となります。

メリット1:目的の文書を探しやすく外部から閲覧できる

文書を電子化し文字をデータ化すると、社内に居ることに制限されず、システム上の検索により膨大な書類のなかから、ピンポイントで指定した文書を短い時間で探し出すことができます。

ビジネスマンが文書を探すのに費やす時間は、平均年間80時間(2017年大手文具メーカー調べ)といわれますが、職場環境に囚われることなく、この時間が大幅に削減できるようになるでしょう。

メリット2:紛失しにくい

企業が保管している文書を、指定の保管場所に間違いなく戻すことは非常に難しいことです。また、手作業でのファイリングは保管先のミスなどを起こし、文書の行方が分からなくなる場合もあります。

電子化した文書は、閲覧したあと、文書を閉じるだけで元の格納場所に戻ります。格納場所をうっかり移動しても、検索によって見つけることができます。

紙の紛失を起こさないようにするポイントは、当たり前のことですが文書の整理があります。文書自体を電子化して文書管理システムを活用するとそうした課題解決が非常に容易になります。紙の場合に発生する手作業の必要がなくなり、分類のために文書を確認する規則付けやラベルによって容易に探し出すことが可能になります。

このように整理された電子化文書は、極めて短時間で指定の文書を見つけることができ、紛失する可能性が非常に低くなるのです。

メリット3:物理的に破損・滅失することはない

紙文書の場合、特に保管年数が長くなると媒体の都合上、物理的な破損・滅失が問題になります。しかし、電子化された文書の場合、データの破損・滅失は、消去・削除をしない限り発生しないのです。

メリット4:紙よりも情報セキュリティ面での管理がしやすい

文書に対するアクセス権を適切に設定・付与することは、電子化された文書なら数段階のシステム操作のみで行うことができます。一文書からでも細かく閲覧制限をかけることが可能です。

紙文書の場合、文書の保管スペースを分けて入室制限・施錠管理をしない限りは、閲覧を制限することは難しく、文書単位のきめ細かい閲覧管理は非常に困難です。

メリット5:書庫・倉庫といった文書の保管場所が不要になる

紙文書の保管にはオフィスのスペースが必要であり、文書が増えればその分広いスペースが必要になります。

また、紙文書の適切な保管には湿度・温度といった環境の管理も必要であるため、さらにコストがかかります。

電子化された文書であればサーバーに格納されるので、低コストで大容量の文書を管理できるようになります。さらに、クラウドサーバーを利用すればより低コストで容量を気にせずに格納することもできます。

メリット6:データを利用しやすい

PDFデータをさらにAI-OCRでデジタルデータにすると、検索性が向上するため、文書の利用・活用がしやすくなります。

さらに、AI-OCRでテキストデータ化された文書は、RPAの導入によって社内システムへのデータ入力の自動化が期待でき、システム連携もしやすくなります。入力にかけていた時間が削減できれば、業務効率は劇的に向上します。

文書の電子化 電子化文書の利用を可能にする法制度とは

官公庁に提出する文書が紙であることが必須となると、電子化を進めることが難しくなります。しかし、税務署に提出する国税関係書類は、「電子帳簿保存法」によって電磁的記録が証憑として認められており、税務関係、特に国税関係書類は最も電子化が進んでいる分野のひとつです。

ただし、1998年に制定されたこの法律は、当初、電子文書としては経理ソフト上のデータを利用することを想定しており、スキャンデータの利用は対象になっていませんでした。

2005年に「e-文書法」の制定が行われ、一部のスキャンデータを電子化文書の証憑として提出することが可能となりました。その後、二度にわたる「電子帳簿保存法」の改正により、レシートのスキャンデータまで証憑として扱うことが可能となっています。また、e-TAXシステムで電子申告が可能になったことに加えて主要な添付書類までスキャンデータを利用できることになっています。

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」は、社内文書の割合を大きく占める経理関係文書の保管の在り方を変えつつあり、この動きで電子化がより注目されるようになっています。

時間のかかる電子化関連作業、「まるごと電子化(プリドキュ)」BPOサービスならこんなに効率的に!

電子化に関わる作業は人の手で行おうとした場合、大量の文書をスキャンする作業に多くの時間を費やすことになります。業務効率化のためには必要なことではありますが、作業者への負担や本来業務への圧迫が大きな課題となります。

限られたリソース内で電子化を進めることは、様々な課題を生みます。人手や費やせる作業量には限界があり、人員に余裕がない企業は少なくはないでしょう。

社内で文書の電子化を行うことが難しい場合は、BPOサービスを利用することをおすすめします。

 

NTT印刷株式会社が提供する「まるごと電子化(プリドキュ)」であれば、以下が可能です。

  • スキャン作業
  • AI-OCRを使って文書をテキストデータ化
  • 電子化データを活用するためのRPA導入支援によるサポート
  • 電子化後に不要となった紙文書の廃棄までまるごとおまかせ
  • 文書情報管理士によるお客さまに適したコンサルティングの提供

 

なお、文書情報管理士は、ビジネスプロセス・システム・文書管理に関連する法令に関する専門的な知識を持っています。電子化作業の公共入札には、この資格の保有者の関与が必須とされているなど、その専門性が高く評価されています。

これらのサービスの活用が、大幅なコスト削減や、稼働時間の削減につながります。

文書の電子化はアウトソースで効率的に進めましょう

新型コロナウイルス感染拡大を抑制すべく外出自粛も要請される社会状況の中、文書の電子化は、国税関係の電子文書・電子化文書について定める「電子帳簿保存法」や「e-文書法」の制定も手伝い、かつてより活用範囲が拡大し、各企業で向き合う必要性が高まっています。

一方で、文書の電子化には膨大なスキャン作業が必要となる可能性があります。効率化を目的にしながら、膨大な作業量で残業時間が増加してしまっては、本末転倒となってしまいます。ぜひBPOサービスを上手に利用して、文書の電子化による業務効率化を進めましょう。

 

参考:

業務効率化・働き方改革のお役立ち資料

関連記事