テレワーク

テレワークの導入と電子化

2020/06/02

新型コロナウイルス感染拡大により、多くの企業で急激なテレワーク導入が進んでいます。

多くの企業にとって新たな取組みとも言えるテレワーク導入ですが、本来であれば様々な失敗を経てひとつひとつの課題を克服し、長い時間と手間をかけて定着化させていくものです。

しかし、この急激な社会情勢の変化の中では、悠長な余裕はありません。テレワークの真なる有効性を引き出し、最短で成功へと導かなければなりません。

では、その為にはどのような事から着手すべきでしょうか。

テレワーク実施には、外部より安全に接続できる通信環境やＰＣ、労働環境や漏洩防止策など、様々な条件を満たす必要がありますが、それら条件の中でも特に重要な要素として、「文書の電子化」（ペーパレス化）が挙げられます。

「会社じゃなきゃ、〇〇ができない！」

いざテレワークを導入したものの、そんな本末転倒な理由で出社を強いられる事例も多く耳にするようになりました。

そもそもテレワークはペーパーレス化なしには成立しません。

文書の電子化の効率的な進め方とは？

文書電子化の大きな目的は業務効率化ですが、同時にテレワーク推進や働き方改革にも大きく貢献することができます。

昨今では、国税関係の文書を電子化し証憑として使うことを認める「電子帳簿保存法」や、スキャンデータを証憑とすることができる「e-文書法」の制定など、企業の文書電子化に対し政府も後押しを進めています。

では、電子化を進めるためにはどのような手法で進めるとよいのでしょうか。

多忙な日常業務を抱え人手不足に悩んでいる場合、社内のマンパワーに頼って文書の電子化を進めようとしても、むしろ残業時間や出社機会が増えるといった問題が生じることがあります。

今回は文書の電子化をできるだけ効率的に行い、業務効率化やテレワーク推進を達成するための最適な手法についてご紹介します。

文書の電子化　目的とメリット

文書を電子化する目的は、紙の文書を大量に扱う企業の業務を効率化し、テレワーク環境でも社内文書を閲覧できることにあります。

文書の電子化では以下のようなメリットが挙げられます。また、業務効率化・稼働時間の軽減によって人件費の削減も可能となります。

メリット1：目的の文書を探しやすく外部から閲覧できる

文書を電子化し文字をデータ化すると、社内に居ることに制限されず、システム上の検索により膨大な書類のなかから、ピンポイントで指定した文書を短い時間で探し出すことができます。

また、文書管理として規則付けやラベル付与などを施すことで、検索性を高めることも可能です。

ビジネスマンが文書を探すのに費やす時間は、平均年間80時間（2017年大手文具メーカー調べ）といわれています。

まずはこの手間が掛かる時間を大幅に削減できるようになるでしょう。

メリット2：紛失しにくい

保管している文書を、指定の保管場所に再び間違いなく戻す、ということは実は非常に難しいことです。

うっかり違う場所に保管してしまったり、書類のファイリング先を誤るなど、些細な人的ミスの積み重ねが、文書の正否や行方を分からなくしてしまう場合もあります。

文書電子化の上で、文書管理システムを活用すると、これらが一斉に課題解決できます。

電子化した文書であれば、閲覧都度の保管場所を気にする必要はありませんし、保存先をうっかり移動したとしても、システムの検索機能によって容易に見つけることができます。

メリット3：物理的に破損・滅失することはない

紙文書の場合、特に保管年数が長くなると媒体の都合上、物理的な破損・滅失が問題になります。

当たり前ですが、閲覧中にコーヒーを零しても、自分の服は汚れても書類が汚れることもありません。

電子化された文書の場合、データの破損・滅失は、消去・削除をしない限り発生しません。

メリット4：紙よりも情報セキュリティ面での管理がしやすい

閲覧制限が必要な場合は、文書に対するアクセス権を設定付与することで対応ができます。

電子化された文書なら数段階のシステム操作のみで行うことができます。一文書からでも細かく閲覧制限をかけることが可能です。

紙文書の場合、文書の保管スペースを分けて入室制限・施錠管理をする、とどうしても大掛かりな管理方法を取らざるえません。しかしそれでも閲覧を制限することは難しく、文書単位のきめ細かい閲覧管理は非常に困難です。

メリット5：書庫・倉庫といった文書の保管場所が不要になる

紙文書の保管にはオフィスのスペースが必要であり、文書の蓄積が増えればその分広いスペースが必要になります。

また、紙文書の適切な保管には湿度・温度といった環境の管理も必要であるため、さらにコストが掛かる場合もあります。

電子化された文書であればサーバーに格納されるので、低コストで大容量の文書を管理できるようになります。さらに、クラウドサーバーを利用すればより低コストで容量を気にせずに格納することもできます。

メリット6：データを利用しやすい

PDFデータをさらにAI-OCRでデジタルデータにすると、文字単位での検索が可能になります。検索性の向上は文書の利用活用に大いに貢献します。

さらに、RPAを導入すれば、社内システムへのデータ入力の自動化が期待でき、システム連携もしやすくなります。入力にかけていた作業時間が削減できれば、業務効率はより劇的に向上します。

文書の電子化　電子化文書の利用を可能にする法制度とは

官公庁に提出する文書が紙であることが必須となると、電子化を進めることが難しくなります。

しかし、税務署に提出する国税関係書類は、「電子帳簿保存法」によって電磁的記録が証憑として認められており、税務関係、特に国税関係書類は最も電子化が進んでいる分野のひとつです。

ただし、1998年に制定されたこの法律は、当初、電子文書としては経理ソフト上のデータを利用することを想定しており、スキャンデータの利用は対象になっていませんでした。

2005年に「e-文書法」の制定が行われ、一部のスキャンデータを電子化文書の証憑として提出することが可能となりました。その後、二度にわたる「電子帳簿保存法」の改正により、レシートのスキャンデータまで証憑として扱うことが可能となっています。また、e-TAXシステムで電子申告が可能になったことに加えて主要な添付書類までスキャンデータを利用できることになっています。

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」は、社内文書の割合を大きく占める経理関係文書の保管の在り方を変えつつあり、この動きで電子化がより注目されるようになっています。