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オフィスのフリーアドレス化で進める業務効率化 メリットとデメリットを解説

オフィスのフリーアドレス化には、コスト削減、スペースの有効活用、会議時間の削減やコミュニケーションの活性化など、多くのメリットがあります。 一方で、集中しづらい、どこにいるかが分からずコミュニケーションが取りづらい、業務管理や勤怠管理が難しいなどのデメリットが出ることもあります。

今回は、オフィスをフリーアドレス化する場合のメリットやデメリットについて確認するとともに、業務効率化につなげるためのポイントを見ていきましょう。

オフィスのフリーアドレス メリット

フリーアドレスの導入を行うと、次のようなメリットが期待されます。

  • コスト削減
    座席稼働率を考慮して座席の数を削減したり、パーティションの撤去や個室・書庫の整理などを進めたりすることで、オフィスの賃貸面積を減らすことができます。複数フロア借りていたオフィスを1フロアにまとめたり、一部の占有区画を返還したりすることで、オフィスの賃料を削減した実例が多くあります。

  • スペース有効活用
    パーティションや不要な設備を整理することで、多目的スペースやカフェスペースなどを設置することが可能になります。社員同士のコミュニケーションを活性化する施策の1つとして、スペースを有効的に活用できるでしょう。

  • コラボレーションが行いやすくなることによるコミュニケーションの活性化
    部署を横断したプロジェクトであっても、関係するメンバーで集まって業務を遂行することが可能となります。コラボレーションしやすい物理的条件がフリーアドレスによって整うため、よりクリエイティブな仕事が生まれる可能性があります。

  • ペーパーレス化を進める契機となり、業務効率化が実現
    フリーアドレスでは机の上にファイルを放置することが認められない場合がほとんどです。したがって、文書の電子データ化やWeb会議システムの導入などによるペーパーレス化が促進されるでしょう。ペーパーレス化により、文書の検索や社内の情報共有が容易になる、RPAを活用したシステムへの自動入力に利用できるようになるなど、業務効率化がさらに進めやすくなります。

オフィスのフリーアドレス デメリット

その一方で、フリーアドレスの導入によって、次のようなデメリットが生じることが考えられます。

  • 導入にコストがかかる
    フリーアドレスを導入すると、オフィスのレイアウトを大きく変更することが多く、レイアウト変更にかかる工事費や、フリーアドレス推進プロジェクトの立ち上げなど、時間やお金といったコストが必要になります。
    ただし、賃貸料や業務効率化による残業代の削減など、コスト削減効果が大きい場合は、フリーアドレスを導入するメリットの方が大きいと判断できます。

  • 集中しづらい
    フリーアドレスになると、電話で話している声が周囲に筒抜けになる等の弊害が指摘され、なかには集中して仕事をすることが難しくなる人もいるようです。集中して仕事をするための個室や電話ブースの設置、多目的スペースの確保などの施策実施によって、このような弊害を軽減することができます。

  • コミュニケーションが取りにくくなる
    フリーアドレスとなった場合、誰がどこの席にいるのかが分かりにくいため、業務上のコミュニケーションが取りにくくなってしまうことがあります。また、管理職の方は、従業員の業務管理や勤怠管理が難しくなるでしょう。このような課題に対し、チャットツールやスケジュール共有の仕組みを活用することで、コミュニケーションや勤怠管理に与える悪影響を抑えることが可能です。

そもそも、フリーアドレスの目的とは

現在フリーアドレスに取り組んでいる企業は、どのようなことを目的としているのでしょうか。

かつてのフリーアドレスの目的はコストカット

日本では、1980年代から90年代にかけてフリーアドレスの提唱が始まり、導入が進められました。その頃が日本におけるフリーアドレスの黎明期と言えるでしょう。
当時のフリーアドレスの目的は、都市部におけるオフィス賃料の高騰に対抗するための「コストカット」でした。しかし、コストカットを主目的とした施策では、従業員がベネフィットを感じられなかったため、フリーアドレスの動きに大きな広がりが見られることはありませんでした。

現在はフリーアドレスのベネフィットは会社だけでなく従業員に

今日では、コスト削減のために会社主導で進められる施策というだけではなく、従業員同士の建設的なコミュニケーションや生産性向上を実現する働き方としてフリーアドレスが注目されています。

前述で集中しづらい、コミュニケーションがとりづらいといったデメリットをご紹介しましたが、単に「席次表がないだけ」のフリーアドレスであれば、これらのデメリットを軽減することは難しいでしょう。 しかし、オフィス内レイアウトの工夫や、コミュニケーションを活性化させるための共有スペースの充実、他の人事制度や福利厚生との連動などにより、従業員がメリットを感じやすく、働き方の改善を実感できるフリーアドレス化を実現することが可能となります。 

例えば、フリーアドレスとペーパーレス化は連動した施策と考えられるため、紙の文書を電子化して共有するためのスキャナーをはじめとしたツールの導入や、リモートワークを実現するための制度を設けることが考えられます。会社のイメージ戦略においても、フリーアドレスやリモートワークの制度について採用ページで言及できることは、優秀な人材の確保にプラスに働くでしょう。

フリーアドレスを業務効率化に活用するためのポイント

フリーアドレス化を進めるうえで、次のポイントを踏まえると全社的な協力を得やすくなり、業務効率化につながりやすくなります。

目的を明確にし、社内に浸透させる

フリーアドレスの成功事例を見てみると、そこには経営の意志があり、目的も分かりやすく共感しやすいように配慮されています。
従業員に「役に立つ」「便利だ」「うれしい」とメリットを感じてもらえるように、自社の実情に合わせて説明すること、フリーアドレス導入の意義や目的を理解してもらうための社内広報活動を全社的に展開することがポイントとなります。

デメリットに対する具体策を講じる

フリーアドレスにはデメリットもありますが、適切な対策でカバーすることが可能です。
誰がどこにいるか分からない、勤怠管理がしにくいというデメリットに対しては、モバイルデバイスやチャットツールの導入によってコミュニケーションを促す、スケジューラーを活用してメンバーのスケジュールを把握するといった方法があります。

柔軟な適用も必要

「フリーアドレスが良く、固定席は良くない」といった意識づけは必ずしも適切とは言えません。固定席環境の良さを認める柔軟さも必要です。
電話ブースや集中できる作業スペースの設置など、固定席環境の良さを生かす施策を加えるとよいでしょう。このような施策を含めたフリーアドレスの方が従業員からの共感や協力を得やすくなります。

また、機密情報漏えい対策も怠ってはいけません。フリーアドレスの導入に伴い、従業員にはこれまで以上のセキュリティ意識を持ってもらう必要があります。プロジェクトチームや管理部門がしっかりとした制度や規則を策定し、会社全体として情報管理やセキュリティ対策を徹底しましょう。

オフィスのフリーアドレスは目的の明確化とデメリット対策で実現を

フリーアドレスにはメリット・デメリットがあり、デメリットの部分がフリーアドレス化の推進を妨げることもあります。フリーアドレスを成功させるためには、実現したい目的の明確化と、デメリットに対する柔軟な対策の実施が必要であり、従業員の理解を得て全社的に取り組むことが重要となります。

業務効率化を推進する手段のひとつとして、会社と従業員の双方にメリットがあるオフィスのフリーアドレス化を検討してみてはいかがでしょうか。

 

参考:

業務効率化・働き方改革のお役立ち資料

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