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伝票・帳票用のOCR、導入のポイントとそのメリットを解説

伝票・帳票用のOCR、導入のポイントとそのメリットを解説

会社の事業活動の過程で発生する膨大な量の帳票類に関わる労力は、どの程度のものなのでしょうか? これらの労力は目に見えづらいコストですが、この労力を削減できたら、どれほど利益に貢献するでしょう。そこで、紙の帳票類を電子化するOCRを活用したコスト削減について、ご紹介します。

OCRが注目される理由

OCRの最大のメリットは、紙に印字された文字をテキストデータ化することです。

スキャニングとOCRの違い

スキャナを使って紙の原稿を画像データに変換する作業をスキャニングと呼びます。スキャニングデータは、紙に印字したり、PDFデータに変換して記憶装置に保存することができますが、画像データであるためパソコン上での文字検索や社内システムへのデータ転記等に活用することができません。

一方、OCRでは紙の上に書かれた文字や数値をテキストデータに変換するため、紙に書かれた情報を活用することが可能です。

例えば、取引先が送ってきた請求書や納品書を自社のパソコンに手入力する作業をしていた場合、入力項目をOCRでテキストデータ化し、それを活用することで、手入力していたときと比べて稼働を軽減することができます。

OCRによる読み取り機能の現状

OCRの読み取り精度について、かつては手書き文字への識字率が低いなどの課題がありました。現在では活字の識字率だけではなく、書き手によって異なる癖のある手書き文字についても、AI(人工知能)との組み合わせにより、識字率が向上しました。帳票の読み取りでは、注文量に応じて行数が変更されるような可変明細にも対応できるようになりました。

識字率が向上したAI-OCRですが、書式があらかじめ決まっている場合には、その効果を十分に発揮する一方で、取引先ごとに帳票などの書式が異なる場合には、帳票ごとに合わせた設定やカスタマイズが求められます。それらを考慮に入れて、AI-OCRや、運用面でのサポートが充実したサービス会社を選択するのも、導入を検討する際の重要なポイントです。

OCR導入の前の事前準備

OCRを効果的に利用するためには、導入の前にいくつか準備をしておく必要があります。

 帳票の処理工程の変更や書式の統一、削減

紙の文書というものは物理的な移動や保管にコストをともなうため、紙文書の分類や管理もOCR処理に最適となるように設定しておくと、効果的にOCRの読み取り作業が進みます。帳票類などの文書整理に関しても、まるごと支援してくれるサービス会社に相談にのってもらうとよいでしょう。また、社内の帳票でOCR処理が必要なものは、読み取りに適した書式への統一を検討しましょう。その際には、社内の書類削減の一環として、保管が不要な帳票類の破棄なども併せて進めると、OCRの導入を起点とした帳票類に関わる全体のコスト低減が期待できます。

現状に合わせるのではなく、OCRによる電子化に合わせて業務を見直す

現状の業務改善というところに注目すると、現在の業務フローのどの部分にOCRを導入するかということが中心となる場合があります。ただOCRを業務フローに組み込んだだけでは、紙の帳票による工程が残っているなど、電子化による作業効率があまり向上せず、全体の人件費や管理コストが期待するほど削減できないことがあります。そこで、利用するOCRソフトに合わせて、業務フロー全体の見直し・設計することが必要となります。OCRの再設定やデータチェックなど、誤認識への修正方法も検討しておくとよいでしょう。

AIと組み合わせたOCRによって、手書き文字や異なる帳票フォーマットでも高い識字率をほこるソフトウェアが登場しました。しかし、扱う全ての帳票フォーマットに高い識字率で対応させることが、現実的には難しいこともあるため、利用頻度が高い帳票フォーマットを事前に登録することや、取引先との帳票フォーマット・記入ルールを統一することなども併せて行いましょう。

OCRによる事務処理改革のメリット

それでは、どのような効果がOCRの導入によって期待できるのでしょうか。

  • 入力作業などの人件費を削減

これまでは社内や取引先等の帳票類を人が目で見て確認し、パソコン等に入力していた作業を極力減らすことができます。

  • 入力ミスの低減

人の手作業では入力ミスの発生を避けられません。OCRを利用した場合でも誤認識は発生しますが、人のスキル差によるばらつきや、長時間の作業によるミスの増加などは発生しません。

  • 作業時間の軽減

人が行う手入力処理に比べると、OCRの処理速度は速いため、作業時間の短縮が可能です。また、RPAを合わせて活用することで、データ化された後はシステムへのデータ投入作業などが自動で処理されるため、帳票処理全体のコスト削減につながります。

電子化されたあとのデータ保管、検索、分析、RPA等への利用価値にも注目

OCRを使って帳票類をデータ化することで、人件費の削減や、作業時間の短縮ができることは大きな魅力です。さらに、帳票のデータ化によって次のようなメリットもあるのです。

  • セキュリティの向上、バックアップによるBCP対策(紙による運用の紛失、毀損、流出リスクの低減)
  • 文書の検索性向上
  • 取引先管理や分析などへのデータ利活用

紙や手作業による処理を電子化しておくことで、近年注目されているRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)など、ロボットによるルーチンワークの自動化と組み合わせることが可能となり、帳票の読み取りだけではなく、後工程の自動化や効率化にもつなげることができます。

メリットの多いOCRの導入でコスト削減

正確な帳票処理、作業スピードの向上、人件費等の削減など、OCRの導入にはメリットが多くあります。また、データ化することで、帳票類の保全や検索、利活用が容易になります。

以上のことから、OCRを活用して帳票の電子化を進めたいところですが、紙の帳票を電子化するにはOCRソフトの導入だけでなく、帳票を電子化する(スキャニングする)稼働も必要となります。また、電子化する帳票の選定や、電子化後の帳票管理・運用体制の見直しが必要となる場合もあります。

もし、大量の帳票を一斉に電子化する人的リソースが足りない場合や、紙と電子化した文書の管理・運用をどうしたらよいか分からない場合には、専門のサービス会社にアウトソーシングすることも1つの解決策です。OCR導入や帳票の管理・運用についてのコンサルティングを行ってくれる会社や、スキャニング作業を代行してくれる会社など様々なサービス会社がありますが、自社のお悩みに合わせて適切なサービスをまとめてアウトソーシングできる会社を選ぶことをおすすめします。

OCRを活用して紙の帳票に関わる業務を効率化し、自社の利益につなげましょう。

 

参考:

業務効率化・働き方改革のお役立ち資料

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