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文書管理の推進とワークフローシステムの導入で「時代の変化に強い会社」になる

文書管理の推進とワークフローシステムの導入で「時代の変化に強い会社」になる

働き方改革というと、「定時退社」や「時短」あるいは「テレワーク」などの場所を選ばないワークスタイルを思い浮かべます。しかし、これらを推進しても、事務処理の工程が旧態依然のままでは大きな成果は得られません。例えば、量的に決して少なくはない申請書類の工程を効率化するだけでも、自然に「時短」につながる可能性があります。さらに、事務処理を改革することで、時代の変化に即応できるスピード経営を可能にすることもできるのです。

当たり前の文書作成・事務処理こそが改革対象

慣れた社内の事務処理手順や書式を変えることは、勇気のいることかもしれません。しかし、これまで当たり前、最善と思っていた方法が、実は時代から大きく遅れたものである、という可能性があります。まずは、紙文書の運用について考えてみましょう。

紙文書の運用によるデメリットとは?

法律上、紙による保管しか認められない文書があります。また、紙は視認性が高いため、手元で読むのには便利です。しかし、紙の文書は、プリンターやコピー出力などの印字コスト、保管場所などの維持コストがかかります。さらに、文書を保管場所まで取りに行く、あるいは探すといった、目に見えない人件費もかかっています。

昨今の情報漏洩事故では電子メディアや通信回線などから流出するものが多いため、紙文書のほうがセキュリティの面では安心という声も聞かれます。しかし、顧客リストや重要な文書を公共利用する場所に置き忘れるような事故もあります。紙の状態であっても紛失や漏えい、毀損のリスクは避けられません。

最大の問題はスピード感の欠如

さらに、紙文書による運用を重視すると、スピード感の欠如した経営体質になる可能性があります。決裁文書を例に挙げてみると、文書の作成と押印、決裁フローでの文書移動にある程度の時間は必要であり、関係者の不在時には、必然的に決裁の遅れが生じてしまいます。無益な待機時間やその間のビジネス機会の損失をコスト計算することは難しいですが、迅速な意思決定ができないがためにビジネスの成長が阻まれる可能性は、どのような業界においてもあるでしょう。

文書の電子化とワークフローシステムの導入

次は、文書の管理について考えてみましょう。文書の管理とは、文書をファイリングすることだけではなく、電子化してデータベース化することを含めたものです。

文書管理の方法、紙のまま残すか、電子化するかの選択

まずは、現在、紙の状態でのみ手元にある文書をどうするかについてです。もちろん、すべて電子化すればよいというものではありません。紙での保存が必要な文書は残し、適切な文書を電子化することで、最適な文書管理が可能になるのです。

  • 紙媒体による保管が推奨されるもの:法律上、紙での保管しか許されていない文書や、参照する必要性の少ないもの。
  • 電子化による保管が推奨されるもの:スキャンによる電子化での保管に法律上問題なく、かつ参照性が高いか、情報共有の対象とした場合のメリットの大きい文書。

紙媒体で受領した請求書や領収書など税法上で保管義務のある文書も、一定要件を満たしたスキャナを使用し、税務署の事前許可を得ることで電子保管が許されます。

取引先と紙の書面で取り交わすものが大半を占めると思われる契約書や見積書は、スキャンしたデータでの保管で問題ありません。ただし、それらを電子化するかどうかは、上記の「参照性が高いか、情報共有の対象とした場合のメリットの大きい文書」という観点から判断します。

電子化のメリットは以下の通りです。

  • その仕事に携わるメンバーですぐに情報共有できる。
  • データのバックアップ体制を持つことで、情報の保全性が高まる。
  • 電子化された文書のアクセス権限、利用の申請フローなどを用意することで、セキュリティが高まる。

紙のまま保管する文書は、廃棄までの期間を定め、必要なときには探し出せるように整理して保管します。例えば、契約書ならば、参照用にスキャンして電子化したものは共有し、紙の上に押印のある契約書原本は、重要記録文書として法務部の管理下で保管するといった方法もあります。

ワークフローシステムとは

ここで、経営スピード向上のために、ワークフローシステムについても見ておきましょう。

日本の社会では、パソコンで作成した申請書を紙に出力し、それに押印して必要文書を添えてひとつのクリアファイルに入れて、しかるべき決裁者へ回覧するという方法がまだまだ多いようです。この申請から決裁までの流れを、コンピューター上で行う仕組みがワークフローシステムです。

ワークフローシステムは、紙による申請・決裁の弱点である、決裁文書の滞留、決裁者の外出・出張による遅滞や時間的な制約、申請文書の移動中における紛失や毀損などの事故を極力なくすことができます。その結果、申請から決裁までのワークフローを手早く、確実に行うことができるのです。

したがって、文書を電子化して管理する場合、ワークフローシステムを導入することで、更なる効率化が可能となります。

文書管理の導入と申請工程の改革による効果

それでは、もう少し具体的に文書管理とワークフローシステムによる運用のメリットについて見てみましょう。

文書管理・ワークフローシステムによるメリット

例えば、取引先から昨年と同じ仕様にて、再び発注を受けた場合、前回の見積書や契約書を添付して関連部署に連携することが多いでしょう。紙の用紙による申請では、その都度、文書を棚から探し出してコピーを取る作業が必要です。ワークフローシステムを使った申請・決裁ならば、参照性の高い紙の文書を電子化しておくことで、検索も添付も容易となります。

ワークフローシステムの基本的な利用上のメリットを挙げると、以下のようになります。

  • 決裁工程の見える化による進捗の把握、滞留者の発見。遠方(本社と工場・支店)との申請・決裁の迅速化。
  • 決裁者が出張中でも出先から承認や決裁の実施が可能。
  • 組織替えに合わせた申請ルートの変更が可能。
  • 決裁情報の共有、電子化による検索性の向上、文書の紛失・情報流出リスクの低減。

電子化することで、申請・決裁フローの物理的な距離や時間が克服でき、柔軟性と安全性を高め、会社の意思決定のスピード化を図ることができます。

最終目的は競争力のある企業になるため

「文書管理=コスト削減」はもちろんですが、「社内に蓄積された有効な情報を資産として共有でき、ビジネスに活かせる」ことや「ワークフローによる意思決定のスピード化」も、効率化された文書管理のメリットなのです。その最終目的は、競争力のある企業になることです。

効率の良い文書管理の前提には、文書の電子化があります。まずは、紙の文書に目を向け、これまで説明してきた電子化の効果や、目的を考えながら、必要性の高い文書から電子化していくことがポイントです。

そして、紙媒体で残す文書は書庫等に保管することになりますが、万が一、遡って文書等を確認するときには探し出せるようにインデックス化しておく必要があります。このような作業は慣れていないと、かなりの労力が必要となり、かえって人件費がかさむことになりかねません。

また、都心部のオフィスに書庫スペースを持つことは、コストの観点からすると割高な倉庫を借りているような状態となります。そのような場合は、事前の業務設計からスキャニングなどの電子化、そして紙文書の保管管理と必要時のピックアップまでを請け負ってくれるBPOサービスを利用する方法を検討してみるのもよいでしょう。

 

参考:

業務効率化・働き方改革のお役立ち資料

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