ブログ

業務効率化に必要なステップと手法 効率化しやすい業務としにくい業務

「働き方改革」とこれに関連する労働基準法の改正により、業務効率化の必要性が多くの企業でいっそう認識されるようになっています。業務効率化に関するプロジェクトで何らかの役割分担をされている方も多いことでしょう。

ところで、業務効率化には、準備・手法・作業工程のそれぞれに、結果を出すためのポイントがあることはご存じでしょうか? 今回は、特に手法とその選び方に焦点を合わせて解説しました。

効率化の準備 業務の可視化

業務の効率化に着手する前に行っておくべきことは、業務を可視化することです。マニュアルやフローチャートがある業務については、業務の可視化として内容が十分か、検討もしておきましょう。

業務の可視化は、業務の棚卸しととるべきアクションが重なるため、業務の棚卸しの機会を利用して可視化するのもよいでしょう。

可視化とは、文書化および数値化、ともいうことができます。

つまり、文書化と数値化により、業務改善は優先順位をつけやすくなり、無駄な工程をカットすることで、業務効率化が効果的にすすめられ、業務改善の効果を実感しやすくなります。

 

効率化しやすい業務をターゲットに

業務効率化は、効率化しやすい業務から行いましょう。

  • 定型化しやすい業務:フォームへの記入を伴う仕事・申請及び承認・ルールが明確に決まっている仕事など
  • 繰り返し行われる業務:倉庫または書庫からの出入庫・同じ事項に対する問い合わせ・「定期」と名がついている仕事など
  • 工程が単純な業務:決まった内容を入力する仕事・提出・配布・確認作業など
  • 時間をとる割に、アウトプットが見えにくい仕事:会議・移動時間の長い訪問や出張

これらの業務をターゲットとし、業務効率化の手法を使って業務時間の最適化に向けたデザインを行います。

効率化手法には何がある?

業務の選択に続き、業務効率化の手法についても整理しておくと、迅速に業務を効率化することができます。

やめる・省く 

やらなくてよいことは思い切ってやめることが、業務効率化の手法としてシンプルなものであり、一般的に実施されています。

例えば、得られるものが少ない会議や出張を取りやめることは業務効率化の代表例です。

申請・承認を要する事項についても、手続きが二重になっていたり、確認が形骸化していたりするようなケースは、やめる・省く の手法を用いるとよいでしょう。

さらに、リモートワークは「通勤費や移動時間を削減する」こと、ペーパーレスは「コピー用紙やインクなどを節約する」ことといえるでしょう。

人の手を使わず、自動化する

自動化による業務効率化の手法として使われる代表的なOA機器が、コピー機のソートです。デジタルツールでは、RPAやOCRの「自動抽出」「自動入力」「自動読み取り」が挙げられます。人の手を使わないことで、工数を省くことができるのがポイントです。

さらに、人の手を使うとヒューマンエラーが起こりがちな作業も、機器やツールに任せることで、エラーの発生を抑えられます。

業務を従業員に任せる場合、作業ミスが少なく、一定の品質維持が可能なレベルにいたるまでの人材育成が必要となるため、自動化の潜在的な効果は、単純に人月を計算して出した値の何倍にもなると考えてよいでしょう。

情報共有向けデジタルツールを使う

デジタルツールを使って情報共有を進めることも、時間の短縮につながります。

遠隔拠点との情報共有や在宅勤務などリモートワークを推進する「Web会議システム」、出張時にも申請・承認が容易なワークフロー機能のある「文書管理システム」、研究開発拠点が複数でもタイムラグがなくプロジェクト管理またはタスク管理ができる「情報共有ツール」などが例となります。

スマートフォンやタブレットがあれば、時と場所を選ばずに、このようなデジタルツールを利用することができるため、業務スピードは大きく変わるでしょう。

アウトソーシングする

大量の商品を配送する物流センター、日々複数の消費者からの問い合わせに応じるコールセンター、ITヘルプデスク、社内メールの仕分けと配送を行うメールルーム業務、入力や記帳を代行する業務は、アウトソーシング化が進んでいる領域です。矢野経済研究所の調査によると、コールセンターサービスの2018年における市場規模は9,419億円とされています。

大規模な事務のアウトソーシングも近年は需要が伸びており、会社の業務を人事や経理などの部単位で切り出すBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)市場は、2022年には日本でも8,769億円の市場規模となる予測です。

さらに、業務効率化プロジェクトでよくある事例として、スキャン業務のアウトソーシングを行うと、ペーパーレスに向けた工数の負担が少なくなり、ペーパーレス化が進むことが知られています。

単純・定型・大量な業務およびこれらの業務のコーディネーションは、全てを自力でやろうとしないという発想を持つことも、業務改善の視点としては大切なことです。

留意点 手法選びのチェックポイント

業務×手法のマッチングがうまくいくと、業務効率化が進みやすくなります。反対にマッチングがうまくいかないと効果が出にくいものです。「そもそもこの業務は効率化が可能か」「この手法でよいのか」と丁寧に考えていくと、効率化のつまずきとなりやすい留意点が見えてきます。

  1. ツール導入や利用に時間を使いすぎていないか?
    作業の自動化ツールのUIがユーザーフレンドリーでないものを選択したなどの理由により、導入と運用が難しくなっているケースや、ツールに慣れるために多くの時間を消費しているケースがあります。
    これらの例では、ツールと業務効率化の目的と手段が逆転し、ツールを使用することによりかえって非効率になっていると考えられます。
    こうした事態を防ぐためには、トライアルによる事前のツール評価と、どの業務をツールで処理するべきかといった検討を十分に行う必要があります。
    また、納得のできるツールを見つけたとしても、スモールスタートにより、効果が確認できてから横展開するなど、無理のない導入を行うことが業務効率化を達成しやすくするポイントです。

  2. 本当は必要な業務を無駄と切り捨てていないか?
    例えば、営業機能そのものをアウトソーシングすることで営業業務自体を効率化しようとした場合、自社商材や販売方法によってはかえって非効率になることもあるようです。
    見込み顧客との継続的なリレーションやコンサルテーションが販売における肝となるようなケースでは、自社商材の理解や提供価値、活用事例をしっかりと理解している必要があるため、自社内の営業部門がセールスの前線に立つ方が、結果として効率的な営業活動につながることもあります。
    また、このようなケースにおける営業会議は、自社内でのコミュニケーションを円滑にするだけではなく、自社商材の提供価値や販売手法のベストプラクティスを社内に還元するという重要な機能を持っているため、やみくもに効率を求めてしまうと中長期の観点では逆に非効率になりかねないというリスクもあります。
    一見、無駄で非効率的な業務であるように見えても、分野によっては業務効率化以上の価値がある場合があることを覚えておきましょう。

  3. 問題があったら計画にもどって見直しを
    どのような手法においても、それぞれに適した業務・適さない業務があり、どのような業務にも合うわけではありません。そして、効率化に適した業務であっても、手法が適切ではないと、かえって非効率的になることがあります。
    業務効率化は手法の選択を間違えなければ、時間軸や投入したコストに比例して効果が出やすいものです。
    ところが、なかなか効果が出ない、あるいは仕事の質が落ちたという意見が出た場合には、業務効率化の計画段階にさかのぼって、何が原因で失敗したのか見直す必要があります。ときには、業務効率化の手法を再検討、あるいはアプローチを変えて業務を細分化してやりなおすことが必要となります。

業務効率化の工程 業務効率化プロジェクトの進め方

業務効率化には、どの会社でもおおむね共通する工程があります。ここでは簡単に、個別の業務にとどまらず、部署、全社単位のプロジェクトにおいても共通したプロジェクトの進め方を説明します。この1~4の流れを押さえてプロジェクトに参加すると、業務効率化の全体像が見やすいでしょう。

  1. 現状把握
    • 問題点の棚卸し(何を効率化したいのか、特に問題と思われるところを洗い出す)
    • 業務の可視化と対象業務の特定
    • 対象業務の詳細分析(なるべく数値化し、客観的にムダやムラのあるポイントを見つける)
    • ツールの利用や方法論のアイディア出し

  2. 業務効率化計画立案
    • 目標設定・KPIの設定
    • 具体的業務を前提とした手法の検討
    • 実行計画策定・期限決め
    • 各プロジェクトのリーダーとメンバーのアサイン

  3. 実行
    • プロジェクト管理・期日管理
    • 必要な作業の実行

  4. 効果測定
    • KPIの達成度や期日までの到達度をチェック
    • 達成度が低いもの・期日遅れのものはその原因を特定

4の後は、また1や2に戻り、業務効率化・業務改善のPDCAサイクルを回していくこととなります。このサイクルを回し続けていくことにより、状況に応じて業務を改善し続けることができるのです。

業務効率化は正しい手法で達成可能!今日から準備を始めよう

業務効率化は、効果が出やすい業務から取り組み、業務効率化が達成できてから横展開していくことで、全社的な業務効率化につなげることができます。

また、自分たちの手で業務効率化が成功すれば、さらに業務を改善していく動機づけにもなります。小さい目標から全社的な目標まで、業務効率化の手法は基本的に努力が目に見えて実を結びやすい分野です。

業務の可視化に向けた作業は1人からでも始めることができます。まずは、ご自身の担当業務から業務効率化の準備を始めてみてはいかがでしょうか。

 

参考:

業務効率化・働き方改革のお役立ち資料

関連記事