紙帳票による運用を続けている理由としては、半数以上が「紙での記録・報告が慣例になっている」と回答があり、デジタル化による運用変更に対する抵抗感が垣間見える結果となっています。また9割の不満理由としては、「他ツールとの連携ができない」や「人的ミス・データの抽出・分析」に課題の声が挙がっていることから、収集した情報の運用が満足に展開できていない実態も伺えます。

逆に、紙・エクセルではなく、システム運用の回答者からは、「システムで行うようになって良かった」（計93.8%：非常にそう思う68.8%、そう思う25%）と高い評価が寄せられています。その理由としては、「リアルタイムに確認できるようになった」（66.7%）、「参照・検索しやくなった」（56.7%）と、収集した情報の活用に対する評価が挙げられています。

製造現場の紙帳票のDX推進状況はまだまだアナログ手法が大半を占めていますが、少しずつデジタル化への移行に潮流が変わって来ていることが分かります。

手書きデジタールで手書き帳票をデジタル化

手書きデジタールでは、現場の紙帳票をそのままレイアウトや記入方法を変えずにデジタル化するため、現場職員に混乱を招くことなく、円滑なDX推進をご提供します。

また現場の要望に合わせて、フルデジタルプランと、アナログ×デジタルプランの2商材を用意しています。

フルデジタル化希望のお客さまへ

フルデジタル化希望のお客さまには、タブレット端末などのスマートデバイスで、現在お使いの紙帳票様式をそのままのレイアウトで反映し、デジタルへと完全移行できる「手書きデジタール with i-Reporter」をご用意しています。

手書きデジタール with i-Reporter イメージ図

デジタルインプットでは、ワンタッチでの作業時間投入や、選択肢入力、マスターデータからの投入内容選択、自動計算や、スマートデバイスによる写真撮影や手書きメモと、豊富な機能をご活用いただけます。

また、紙帳票のデジタル化はいつものExcelファイルを利用して専用アプリより簡単に帳票設計を施すことが可能です。複雑なプログラミングの知識は不要です。インプットした帳票データは一元管理できます。また、スマートデバイスへの帳票利用の制限や、承認ワークフローなども設定することができます。

アナログ×デジタル化希望のお客さまへ

どうしても現場で紙を使わざるを得ない事情があるお客さまには、紙帳票への“手書きスタイル”のままでもデジタル化を推進できるプラン「手書きデジタール with onboard」をご用意しております。

手書きデジタール with onboard イメージ図

バインダー型の専用端末の上に、現場で使用されている紙帳票をそのまま挟み、専用ボールペンでそのまま紙帳票に書き込むと、記入内容を専用端末が記憶します。専用端末からスマートデバイス内のonboardアプリを中継し、クラウドサーバーにアップロードすることで、手書き内容をそのままPDF・テキストデータ化することができます。

専用端末は記入内容を記憶する装置なので、紙帳票自体に汚れや破れなどが発生しても、問題なく記入内容をデジタル化することができます。手書き文字だけでなく、チェックボックスのチェック記入の有無の判定や、手書きの図や絵もそのままデジタル化できます。

ただし、テキストデータの文字認識率は100％ではありません。崩れてしまった書体だと、誤読判定をしてしまう場合があります。こうした点は、onboardの利用に合わせて紙帳票のレイアウトを修正したり、丁寧な記載を心掛けていただく必要はありますので、ご注意ください。

【導入事例のご紹介】手書き帳票のデジタル化で稼働時間を削減

手書きデジタールの導入事例をご紹介します。

この事例では、フィールドセールスに従事する営業担当者が現場で日報作成し、帰社後に事務担当者へ提出、その後、事務担当者が日報の集約整理を行って、基幹システムへ転記投入するという業務を紙帳票で行っていました。また、営業担当者の帰社が大幅に遅れる場合は、基幹システムへの投入が翌日以降になる場合もあり、慢性的に基幹システムのデータ投入は遅れていました。

手書きデジタールの導入により、営業担当者は現場で作成した日報情報をその場で転送し、事務担当者は営業担当者の帰社を待たずに情報整理が可能になりました。また、基幹システムへの転記作業もテキストデータを用いて実施できるため、大幅な省力化が達成できました。紙帳票のファイリング業務もなくなり、帳票データはPDFで保管できるため、組織内での供覧・可視化も容易くなりました。

手書きデジタール with onboard 事例

また、紙帳票をデジタル化できたことで、その後の基幹システムへの転記作業にRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などの自動化ツールを用いて更なる省力化を検討することもできるようになり、社内のDX推進が大きく前進しました。

紙帳票のデジタル化をはじめませんか

日本の労働人口は年々下降の一途を辿っており、経営存続には生産性向上や従業員確保が欠かせない状況となっています。

生産性向上にはペーパレス化をはじめとするDX推進により、これまで人手をかけていた作業や労力を軽減することが目標とされますが、こうしたデジタル化の推進により就業環境の改善にも着手することができるようになります。

例えば、現場で仕上げた紙帳票は事務所で一元管理し、事務所内のデジタル化を推進することで、一定の削減効果は得られるかも知れません。しかし、作業現場の環境がいつまでも変わらないままでは、真のDX推進に着手できているとは言えません。手書き帳票の運用では、人的稼働のコストだけでなく、紙資源や紙保管場所の確保など、多くの見えにくい周辺コストもかかっています。

DX推進のその先へ

手書きデジタールの導入は、収集情報がアナログからデジタルに変わることで、RPAの導入などといった更なる業務効率化も見据えることができます。またデータ活用も容易くなり、リアルタイムで収集できる情報から得られる経営的判断材料から、新たな経営戦略を検討することもできるなど、真の意味でのDXを推進する第一歩となりえる可能性を秘めています。

ぜひこの機会に、手書きデジタールの導入をご検討ください。