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電子帳簿保存法、2年間の猶予で変わることや対応するための3つのポイントを解説

電子帳簿保存法、2年間の猶予で変わることや対応するための3つのポイントを解説

2021年(令和3年)12月、「令和4年度税制改正大綱」において、2022年1月1日施行の改正電子帳簿保存法における電子データ保存の義務化に、2年間の猶予期間が設けられました。ここで注意しなければならないことは、電子データ保存の義務化までの期間が延長されたのではなく、義務化が猶予されたという点です。そこで今回は、電子帳簿保存法の電子データ保存の義務化について、猶予期間が設けられた経緯や猶予期間中に対応すべきポイントについてお伝えします。

 


<CONTENTS>

電子帳簿保存法の「電子データ保存の義務化」とは?

電子データ保存の義務化に関わる「電子取引制度」

なぜ、電子データ保存の義務化に2年間の猶予期間が設けられたのか?

電子データ保存の義務化の猶予期間に対応すべきポイント

2024年1月に備え電子取引へのスムーズな移行


 

電子帳簿保存法の「電子データ保存の義務化」とは?

 電子帳簿保存法の「電子データ保存の義務化」とはどのようなものなのでしょう。ここでは、電子帳簿保存法の概要に簡単に触れたうえで、2022年1月に施行された、電子データ保存の義務化について確認していきます。

電子帳簿保存法とは?

 電子帳簿保存法とは、正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。これまでは紙での保存が義務付けられていた国税関係の帳簿や書類を、一定の条件を満たせば電子データとして保存できるようにする法律です。

電子データ保存の義務化とは?

 電子帳簿保存法には、以下の通り3つの区分があります。

  • 電子帳簿等保存
  • スキャナ保存
  • 電子取引

今回はこのうち「電子取引」でのデータ保存義務化に関する点が大きく改正されました。

 従来は、電子取引された情報でもプリントアウトして紙で保存することが認められていました。しかし、今回の改正により法律上では、電子取引データは電子データで保存することが義務化されました。

また、保存に際し、

  • システム概要を記した書類の備え付け
  • 見読可能装置の備え付け
  • 検索機能の確保

のほか、

  • タイムスタンプが付与されたデータの受領
  • 速やかなタイムスタンプの付与
  • データ訂正や削除を行った際、その記録が残るシステムもしくは訂正や削除ができないシステムの導入
  • 訂正や削除の防止に関する事務処理規程を策定し、運用、備え付けを実行

のいずれかの措置を講ずる必要があります。

電子データ保存の義務化に関わる「電子取引制度」

電子取引制度とは、電磁的方式で取引を行った際、その取引情報を電磁的記録(HDDやDVDなど)で保存しなければならない制度です。

ここでいう取引情報とは、取引に関して受領もしくは交付する

  • 注文書
  • 契約書
  • 送り状
  • 領収書
  • 見積書
  • その他これらに準ずる書類

に通常記載される事項を指します。

なお、電磁的方式とは、「EDI(※)取引」「インターネット等による取引」「電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルを含む)」「インターネット上のサイトで授受する取引」のことです。具体的には、次のようなものが電子取引の主な例です。

※EDIとは、Electronic Data Interchangeの略称で、日本語では電子データ交換と訳されます。

(1) 電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領

(2) インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)またはホームページ上に表示される請求書や領収書等の画面印刷(いわゆるハードコピー)を利用

(3) 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用

(4) クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用

(5) 特定の取引に係るEDIシステムを利用

(6) ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用

(7) 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

参照:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】|国税庁

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/01.htm#a001

なぜ、電子データ保存の義務化に2年間の猶予期間が設けられたのか?

本来、2022年1月1日から施行されるはずであった改正電子帳簿保存法における電子データ保存義務化に、なぜ2年間の猶予期間が設けられたのでしょうか。

電子データ保存義務化に2年間の猶予期間が設けられた経緯

今回の改正で猶予期間が設けられた最大の要因には、いまだに多くの企業が電子データではなく紙で経理処理を行っている点があげられます。2021年12月の時点で、システムの導入や改修が2022年1月1日の改正電子帳簿保存法施行までには間に合わない企業がほとんどで、現状すぐに施行したとしても対応できる企業が少ないことから2年間の猶予期間が設けられました。

電子データ保存の義務化の猶予期間に対応すべき3つのポイント

2年間の猶予期間が設けられたとはいえ、これは事実上の準備期間といった位置付けになっており、2年後さらにこの期間が延長される保証はどこにもありません。そのため、2023年12月末までには、電子データ保存義務化に向けしっかりと準備をしておく必要があります。具体的なポイントは以下の通りです。

① 現状の電子取引状況の確認

前項であげた電子取引制度の対象となる取引のうち、何が電子化できていて何が紙のままで行われているかを明確にします。

ただ、取引形態の変更は契約の相手方となる取引先の理解もとりつけなくてはいけません。新たに電子化の対象となる取引が多ければ多いほど調整業務は煩雑になり、一時的とはいえ業務負担が増える可能性がある点にも留意する必要があります。

② 紙を電子に替えていく

自社の状況に応じて、紙で取引を行っているものを、スキャンして「電子データとして管理する」作業、あるいは、取引そのものを「電子取引に替えていく」といった作業があります。

なお、従来どおり、紙で受け取ったものを紙で保存管理することは認められています。一方で、法改正に対応していくことができれば、紙で受け取ったものも対応した状態で電子化を進めた方が効率的なうえ、紙と電子の共存によって管理が煩雑になってしまうリスクも解消します。

しかし、現在、紙で管理しているものを単純に電子化するだけでは、要件を満たさず、電帳法に対応できません。必ず電子データ上で検索要件を満たしたうえで保存する必要があります。

これまで紙で管理していたものを電子データに替えていく作業は、かなりの手間を要する作業です。そのため、限られた時間のなかでスムーズな電子化をするには、システムの導入や既存システムの改修が欠かせません。そこでおすすめしたいのが、「まるごと電子化 電帳法対応パッケージ(With EBM)」です。

まるごと電子化 電帳法対応パッケージ(With EBM)」は、最低限の法改正に対応しつつ、電子データによる管理の一本化で業務の大幅な効率化を実現することが可能です。

③ ワークフローの見直しを行う

従来の紙での取引を電子取引にすることでかえって業務が非効率になってしまわないよう、業務フローや承認フローの見直しを行います。ただ、既存のワークフローを変更するとなると、現場で作業を行う担当者などからのヒアリングや、決裁者との調整なども必要となってきます。中には、電子取引になじめないと反対する人もいるかもしれません。

こうした社内調整や新フローに向けた人員配置などを検討する期間も、あらかじめ見積もっておく必要があります。

2024年1月に備え電子取引へのスムーズな移行

今回の2年間の猶予期間のなかで、しっかりと電子帳簿保存法への対応を完了させる必要があります。猶予があるとはいえ、できるだけ早い段階で電子取引への移行を進めないと、2年後の施行に間に合わないということにもなりかねません。

ポイントは、短時間でスムーズに対応できるシステムやサービスの導入です。検討するべきは、システムの導入だけではなく、業務効率の改善まで支援する外部サービスの選択です。

NTT印刷の「まるごと電子化 電帳法対応パッケージ(With EBM)」であれば、システム提供に加え、スキャンBPOという形で、紙証憑の電子化からお客さまの業務効率化への支援も同時に行います。改正電子帳簿保存法に対応をするうえで何から手をつければよいかとお悩みの際は、ぜひご相談ください。

まるごと電子化 電帳法対応パッケージ(With EBM)

 

参考サイト:

 

業務効率化・働き方改革のお役立ち資料

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